Le novità arrivano a spicchi frammentati, eppure ci sono.
La dematerializzazione è un processo che investirà la scuola in maniera forte. Dobbiamo abituarci ad abbandonare la carta e i toner!
La fatturazione elettronica che ci obbligherà, dal 6 giugno, a dichiarare irricevibili le fatture di carta è (per ora) l’ultimo tassello che si aggiunge al processo.
È necessario dunque rivedere l’organizzazione della segreteria. La dematerializzazione, infatti, impatta pesantemente nel nostro modo di lavorare: PEC, OIL, firma digitale, fatture elettroniche costituisco una filiera amministrativa che prevede la registrazione digitale dei documenti. Il mantenimento in un archivio digitale di questi documenti è l’unica modalità che garantisce il valore legale verso terzi dei documenti stessi.
Occorre quindi prevedere un’adeguata formazione del personale verso questi nuovi strumenti, e dotarsi della tecnologia necessaria per mantenere nel tempo i documenti stessi. I problemi che stanno affrontando i “guru” del digitale è proprio come fare per mantenere la leggibilità nel tempo. Se non faremo questo, gli anni novanta e l’inizio del nuovo secolo costituiranno un “buco” documentale. Fra cento o duecento anni le future generazioni rischieranno di non poter leggere la storia attuale.
Si sta lavorando, grazie al cloud, a sistemi automatici di aggiornamento documentale che seguono lo sviluppo del software utilizzato per produrre e mantenere i documenti.
Siamo in presenza di una vera innovazione alla quale le segreterie dovranno rispondere aggiornando conseguentemente la propria organizzazione. Tale aggiornamento riguarda tutte le funzioni all’interno della segreteria. Ma non solo: fax, stampanti, fotocopiatrici diventeranno presto “pezzi da museo”, avendo col tempo perso il loro ruolo. I documenti infatti saranno sempre più letti e gestiti a video. Tale processo inizia dal produttore del documento, coinvolge tutti gli interessati a conoscerlo e termina con il deposito dello stesso in un archivio digitale cui si potrà accedere via internet in qualunque tempo e senza restrizioni geografiche.
È una sfida per la segreteria, ne abbiamo vinte altre, vinceremo anche questa.
