Gestione del patrimonio e figure di supporto al DSGA

La gestione del patrimonio è una funzione molto importante nella scuola che, dall’introduzione dell’Autonomia con la Legge 59/1997 e dei relativi decreti attuativi, è titolare dei beni acquisiti e della loro gestione.

Il Dirigente scolastico è competente alla definizione dei provvedimenti relativi all’individuazione delle figure necessarie, all’eliminazione dei beni degli inventari, mentre il Direttore SGA è il consegnatario dei beni della scuola.

L’art. 30 del D.I. 129/2018, nuovo Regolamento di contabilità delle Istituzioni Scolastiche, si occupa delle funzioni di consegnatario, sostituto consegnatario e sub consegnatario.

Il consegnatario

Nella Scuola il consegnatario è il Direttore SGA, che deve provvedere anche a:

1. consegnare e gestire i beni dell’Istituzione Scolastica mantenendo nel miglior modo possibile il patrimonio della scuola;
2. distribuire gli oggetti di cancelleria, stampati e altro materiale nei vari uffici, aule speciali e laboratori anche delegando personale competente di sua fiducia;
3. curare la manutenzione dei beni mobili e degli arredi d’ufficio collaborando con Assistenti Tecnici e Collaboratori Scolastici;
4. verificare il livello delle scorte necessarie per il regolare funzionamento degli uffici collaborando strettamente, là dove esiste, con l’ufficio magazzino;
5. vigilare sul regolare e corretto uso dei beni affidati agli utilizzatori finali che fruiscono del bene o conservano il materiale;
6. vigilare, verificare e riscontrare il regolare adempimento delle prestazioni e delle prescrizioni contenute nei patti negoziali sottoscritti con gli affidatari di forniture di beni e servizi.

Il consegnatario deve, in particolare, curare che vengano correttamente e tempestivamente svolte le seguenti operazioni:

1. la tenuta dei registri inventariali;
2. l’applicazione delle etichette inventariali su ciascun bene mobile;
3. la compilazione delle schede indicanti i beni custoditi in ciascun vano e la relativa esposizione all’interno del vano stesso;
4. la ricognizione ogni cinque anni e la rivalutazione dei beni inventariati con cadenza decennale;
5. i provvedimenti di manutenzione o riparazione o sostituzione di beni deteriorati, danneggiati o perduti, da richiedersi agli uffici competenti;
6. la denuncia di eventi dannosi o volontari e relativa segnalazione ai competenti uffici.

Il Direttore SGA, quando cessa dalla sua funzione, provvede ad effettuare il passaggio di consegne con il Direttore SGA subentrante. Tale competenza viene assolta attraverso l’emissione di un provvedimento scritto alla presenza del Dirigente scolastico, del Presidente del Consiglio di Istituto e naturalmente del Direttore SGA subentrante, entro 60 giorni dalla sua presa di servizio.

Sostituto consegnatario

Il Dirigente scolastico provvede alla nomina di uno o più impiegati, nella maggior parte dei casi Assistenti Amministrativi, incaricati della sostituzione del consegnatario in caso di assenza o impedimento temporaneo.

Sub consegnatari

Nei casi di particolare complessità e di dislocazione dell’Istituzione Scolastica su più plessi, il Dirigente scolastico può nominare uno o più sub consegnatari che rispondono della consistenza e della conservazione dei beni ad essi affidati e comunicano al consegnatario le variazioni intervenute durante l’esercizio finanziario mediante un prospetto appositamente predisposto.

In genere i sub consegnatari sono i docenti referenti di plesso o responsabili di settore.

Il Regolamento prende in considerazione, nei commi 3 e 4 dell’art. 30, la situazione di scuole molto complesse, con tanti laboratori, reparti di lavorazione, officine e di quelle dislocate su tanti plessi. In questi casi potrebbe essere utile, per il consegnatario, avere dei sub consegnatari che più direttamente possono vigilare sui beni dislocati e riportare, al consegnatario stesso, le variazioni intervenute per varie cause durante l’anno con eventuali proposte di discarico inventariale per i beni distrutti o divenuti inservibili e di manutenzione per quelli deteriorati.

Tale individuazione dovrà essere fatta con provvedimento scritto dal Dirigente scolastico d’accordo con il Direttore SGA per i normali profili di fiducia che l’azione presenta.

I sostituti del consegnatario ed i sub consegnatari non possono delegare tali funzioni, rimanendo ferma la propria responsabilità in ogni caso.

Affidatari

L’art. 35 del Regolamento prevede un’importante novità in relazione alla custodia del materiale didattico, tecnico e scientifico dei laboratori, officine e aule speciali.

Infatti, il precedente Regolamento affidava tale custodia, a cura del Direttore SGA su indicazione vincolante del Dirigente, soltanto ai docenti; quello attualmente in vigore consente di allargare la competenza anche agli Assistenti Tecnici assegnati ai vari laboratori nelle Istituzioni Scolastiche Secondarie di secondo grado.

Gli Assistenti Tecnici, poiché conoscono in modo approfondito le attrezzature dei vari laboratori e le loro caratteristiche in quanto competenti anche alla manutenzione dei vari apparati, possono essere figure determinanti per questa importante attività delle Scuole.

L’affidamento ai docenti e assistenti tecnici, individuati dal Dirigente scolastico, avviene a cura del Direttore SGA con apposito verbale al quale sono allegati gli elenchi descrittivi dell’oggetto dell’affidamento in duplice copia.

Una copia di questi documenti, sottoscritti entrambi dal Direttore SGA e dall’interessato, è custodita dal Direttore SGA.

La responsabilità dell’affidatario è quella di vigilare sulle attrezzature e i materiali dei vari laboratori assegnati e annotare tutto quanto interviene durante l’affido.

Al termine, l’affidatario stilerà una relazione in cui individuerà le attrezzature che necessitano di essere sostituite perché obsolete, quelle destinatarie di interventi di manutenzione più specifica e tecnicamente più sofisticata e una sua proposta su eventuali nuovi acquisti e ammodernamenti del laboratorio.

La responsabilità dell’affidatario cessa, al termine dell’anno, con la riconsegna degli elenchi descrittivi e della sopracitata relazione. Perdura se l’individuazione è stata fatta per un tempo maggiore.

Se più docenti e tecnici sono assegnati allo stesso laboratorio, il Dirigente scolastico individuerà quello che lo occupa per un tempo maggiore di ore e che ha competenze ed esperienze tecniche certificate.

Il personale individuato assume la funzione di affidatario e poiché tale incarico rientra nella propria competenza, non può sottrarsi dall’esecuzione di tale funzione.

Compiti degli affidatari

Gli affidatari individuati dovranno provvedere alla riconsegna del materiale al Direttore anche se quest’ultimo cesserà dall’incarico per trasferimento, per quiescenza o per qualsiasi altra causa diversa dall’avvicendamento naturale dell’incarico. La riconsegna dovrà avvenire tramite verbale.

I compiti dell’affidatario prevedono l’analisi della consistenza di macchine, attrezzature e arredi del laboratorio, officina, reparto di lavorazione o aula speciale assegnati, segnalando:

• il funzionamento anomalo di macchine e attrezzature e l’eventuale obsolescenza delle stesse per il tempestivo ripristino ed eventuali problematiche degli arredi;
• la necessità di reintegrare scorte di materiale di facile consumo per le relative esercitazioni;
• l’eccessivo consumo di materiale rispetto alla previsione iniziale e l’individuazione della causa;
• conservazione in sicurezza dei beni ottenuti in custodia;
• recupero tempestivo dei ben spostati dalla destinazione indicata in inventario;
• richiesta di modifica delle scritture inventariali a seguito di cambio di collocazione fisica dei beni.

L’affidatario dovrà inoltre:

• elaborare la procedura corretta per l’utilizzo di macchine e attrezzature speciali;
• tenere l’agenda di laboratorio, anche su supporto informatico, in cui annotare le richieste di utilizzo dei laboratori ecc. da parte dei docenti nelle diverse giornate, necessaria sia per una maggiore funzionalità sia per risalire ad eventuali responsabili di danni o furti;
• segnalare con cartelli, recinzioni o avvisi la necessità di non utilizzare alcuni spazi, arredi e attrezzature perché temporaneamente fuori uso o sottoposti a manutenzione (tali segnalazioni dovranno essere comunicate al responsabile per i servizi di prevenzione e protezione);
• segnalare gli interventi di manutenzione e verificare la loro effettuazione;
• collaborare con le commissioni preposte in occasione della ricognizione e del rinnovo inventariale.

Responsabilità

Per il DSGA e le figure che lo sostituiscono possono configurarsi responsabilità di tipo amministrativo e contabile.

Per l’individuazione della responsabilità amministrativa devono verificarsi le seguenti situazioni:

1. esistenza di un danno valutabile economicamente;
2. il dolo o la colpa da parte del pubblico impiegato autore del danno;
3. il nesso di causalità tra il danno e il comportamento doloso o colposo;
4. l’esercizio di una funzione di pubblico impiegato.

La responsabilità contabile è quella responsabilità patrimoniale nella quale incorrono tutti gli agenti contabili, sia di fatto che di diritto, che hanno maneggio di denaro, di oggetti o di materie di proprietà dello Stato e che sono conseguentemente tenuti alla presentazione del “conto giudiziale”.

Per i casi di responsabilità amministrativa e contabile i dipendenti sono soggetti alla giurisdizione della Corte dei Conti.

Quindi la condanna dell’Amministrazione, cui consegua l’esborso di denaro per risarcire il danno che il giudice reputi avere subito il dipendente o un terzo, comporta l’attivazione del giudizio di responsabilità amministrativa innanzi alla Corte dei Conti.

Per quanto concerne l’elemento soggettivo della colpa grave essa consiste in una negligenza, imprudenza, imperizia particolarmente intensa. In giurisprudenza è stato chiarito che dal momento che la locuzione “colpa grave” è una sorta di norma in bianco, tale requisito va analizzato facendo riferimento a quei casi di errori inescusabili, oppure nei casi di omissioni o ritardi ingiustificati, verificatisi in presenza di strutture amministrative dotate di personale e mezzi in maniera soddisfacente (Corte Conti Lombardia, 3/07/2008 n. 453).

Inammissibile trascuratezza e negligenza dei propri doveri, coniugata alla prevedibilità delle conseguenze dannose del comportamento in relazione alle modalità del fatto, all’atteggiamento soggettivo dell’autore nonché al rapporto tra tale atteggiamento e l’evento dannoso possono configurare colpa grave (Corte Conti reg. Trentino Alto Adige sez. giurisd. – Sent. 19/02/2009, n. 6; Corte Conti sez. II – Sent. 3/11/2008, n. 350).

In sostanza, sono connotati da colpa grave quei comportamenti che si materializzano nell’inosservanza del minimo di diligenza richiesto nel caso concreto ovvero in una marcata imperizia o in una irrazionale imprudenza (Corte Conti sez. II – Sent. 3/11/2008, n. 350).

Come già detto, l’art. 30 comma 1 del D.I. 129/2018 stabilisce che il DSGA assume la responsabilità di consegnatario dei beni oggetto del patrimonio della scuola. Il consegnatario è il dipendente pubblico al quale sono assegnati i compiti di conservazione, gestione, manutenzione dei beni mobili per le esigenze di funzionamento degli uffici, nonché gli adempimenti connessi con la conservazione e la distribuzione dei materiali di consumo. I consegnatari sono responsabili dei beni loro affidati; trattasi della responsabilità contabile che insorge quando si maneggiano valori o beni dell’Amministrazione.

Sull’agente consegnatario grava non soltanto l’obbligazione di restituzione dei beni oggetto di consegna ma molteplici doveri derivanti da previsioni normative e da regole volte a garantire la retta utilizzazione dei mezzi appartenenti alla P.A.

Riportiamo alcuni esempi tratti dalla giurisprudenza relativi alla responsabilità del consegnatario:

• il consegnatario contabile che abbia omesso di custodire con le dovute cautele le chiavi del magazzino risponde, a titolo di colpa grave, dei furti verificatisi, senza effrazione, ad opera di ignoti (Corte dei Conti, sez. I, 17/10/2001, n. 300/A);
• è affermata la responsabilità, in parti uguali, per colpa grave del DSGA (per insufficiente cautela nella conservazione della chiave dell’armadio blindato e per mancato versamento delle somme ivi custodite) e del DS (per aver omesso di adottare un sistema legale e prudente nella gestione dei fondi) per il danno subito dall’Amministrazione di appartenenza a seguito del furto di denaro ad opera di ignoti (Corte dei Conti, Appello 28/01/2005, n. 56);
• il segretario di una scuola che abbia custodito somme notevoli, di spettanza dell’Istituto, in una cassaforte, lasciando le relative chiavi in un cassetto aperto, è responsabile, in caso di furto, di danno erariale per leggerezza e colpa grave (Corte dei Conti, I sez., 28/03/1994, n. 73).

Le responsabilità dell’affidatario, per la durata dell’incarico, sono quelle della gestione oculata delle attrezzature e della loro conservazione con le modalità stabilite nel regolamento di Istituto sulla gestione dei beni e del patrimonio, ai sensi dell’art. 29 del D.I. 129/2018.

Modulistica

Le procedure che si riferiscono all’individuazione e all’attività dell’affidatario prevedono la seguente redazione di atti:

1. provvedimento di individuazione dell’affidatario;
2. provvedimento di affidamento in custodia dei beni all’affidatario;
3. provvedimento di riconsegna dei beni avuti in affido.

I fac-simili in questione sono pubblicati sul nostro sito.