I beni e l'inventario delle istituzioni scolastiche

Con l’acquisizione della personalità giuridica e l’autonomia (Legge 59/1997) le scuole sono divenute tutte proprietarie dei beni acquisiti e obbligate a rispettare quanto disposto dal D.I. 44/2001, Regolamento di contabilità attualmente ancora in vigore, e dalle successive circolari emanate dal Miur per cercare di renderne più chiari dei passaggi appena accennati dagli artt. da 23 a 29 e 52. Le Circolari sono:

• la C.M. prot. 8910 del 1/12/2011 che ha dettato le procedure per il rinnovo inventariale del 2012 dopo 10 anni dall’uscita del Regolamento;
• la C.M. prot. 2233 del 2/04/2012 che si è occupata soprattutto del passaggio di consegne tra DSGA uscente e entrante e della eliminazione dei beni dall’inventario.

La recente Legge 107/2015 aveva dettato anche i tempi di uscita (180 giorni) di un nuovo Regolamento di contabilità che avrebbe dovuto regolare tutta la materia, modificando il D.I. 44/2001 e introducendo le novità portate dalle suddette circolari. Purtroppo a tutt’oggi, pur essendo a conoscenza di una bozza già firmata dai Ministri preposti e del parere positivo del CNPI del Nuovo Regolamento, questo non è ancora uscito in Gazzetta; quindi, solo in calce a questo contributo potremo prendere in esame il testo per commentare le innovazioni introdotte sulla gestione del patrimonio delle II.SS.

Inventario dei beni

L’inventario è, secondo il Codice Civile, «l’atto con il quale si accerta l’entità e la consistenza di un patrimonio; esso si attua fornendo un elenco dei singoli beni che compongono il patrimonio con la relativa descrizione ed il relativo valore».

La circolare del MIUR prot. 8910 del 1/12/2011 a questo proposito interviene disponendo che, ai sensi degli artt. 24 e 29 del Regolamento di contabilità, i beni posseduti dalle istituzioni scolastiche devono essere descritti nei seguenti 5 inventari:

• beni mobili;
• beni immobili;
• beni di valore storico-artistico;
• libri e materiale bibliografico (figurano anche come categoria inventariale, come vedremo successivamente, per mantenere la configurazione precedente alle attuali disposizioni);
• valori mobiliari.

Per la determinazione dei beni da inventariare la circolare non scioglie i dubbi interpretativi posti dal Regolamento in quanto ribadisce che «i beni sono iscritti negli inventari a prescindere dal loro valore sempreché non siano classificabili quali oggetti fragili e di facile consumo».

Pertanto le istituzioni scolastiche, in ordine ai beni da inventariare, dovranno considerare soprattutto la durata del bene, prescindendo dal valore economico, anche perché la C.M. 2233/2012 lo stabilisce genericamente in € 10,00.

Di seguito si riportano le 5 categorie con la individuazione dei beni collegati.

• categoria I: beni mobili costituenti la dotazione degli uffici (mobili, arredi e complementi di arredi), beni mobili per locali ad uso specifico, quali laboratori, officine ecc.;
• categoria II: libri e materiale bibliografico;
• categoria III: materiale scientifico, di laboratorio, attrezzature tecniche e didattiche ecc.;
• categoria IV: beni immateriali (brevetti, marchi, software proprietario ecc.);
• categoria V: mezzi di trasporto (automezzi, natanti ecc.).

Per ogni bene andrà indicato:

• il numero di inventario e la data di iscrizione;
• la specie e il numero del documento che dà diritto al carico o allo scarico (fattura, autorizzazione all’alienazione ecc.);
• la provenienza o la destinazione del bene;
• la descrizione del bene in maniera da essere facilmente individuabile;
• il valore di carico o di scarico che va riportato nelle colonne generali di carico e di scarico e nella colonna corrispondente alla categoria del bene;
• eventuali ricavi da alienazioni;
• eventuali osservazioni e annotazioni.

La gestione patrimoniale dei beni diventa di particolare rilevanza nel programma annuale. Infatti, il nuovo programma prevede rilevazioni di tipo economico a supporto della necessità di un controllo di gestione, per il quale la rilevanza patrimoniale dei beni costituisce un dato determinante.

Un altro importante elemento evidenziato nella circolare è la possibilità, per avere un miglior riscontro della vita di un bene nella Scuola, di utilizzare oltre alle registrazioni inventariali altre tipologie di scritture sussidiarie o ausiliarie.

Alcune di queste sono effettivamente necessarie quando si fa riferimento alla tenuta di libri di bordo di automezzi, natanti e macchinari agricoli appartenenti alle Amministrazioni dello Stato e anche alla Scuola.

Altre sono assolutamente di prerogativa autonoma delle Scuole come ad esempio il registro delle licenze software in uso, che non devono assolutamente essere inventariate né registrate tra i beni di facile consumo ma delle quali sarebbe molto utile avere contezza dei seguenti dati: software di riferimento, numero di licenza e durata, data di acquisto e prezzo corrisposto.

In relazione alle altre tipologie di inventario si precisa che per i beni immobili, nell’apposito registro devono essere annotati, tra gli altri, tutti i dati catastali, il valore e l’eventuale rendita annua, l’eventuale esistenza di diritti a favore di terzi, la destinazione d’uso e l’utilizzo attuale.

Relativamente ai beni di valore storico-artistico, viene evidenziata la necessità di una corretta conservazione dei documenti che attestino l’avvenuta stima del valore nonché ogni altro elemento necessario al fine di una puntuale identificazione delle caratteristiche del bene in ordine alla sua specifica qualificazione.

Per quanto attiene all’inventario dei libri e del materiale bibliografico (come già accennato, registro dei beni della categoria II), dovranno essere seguite modalità di tenuta analoghe a quelle previste per gli altri beni mobili.

I valori mobiliari, invece, sono registrati specificando la tipologia, il valore, l’emittente e la scadenza del titolo.

Beni non inventariabili

Non sono soggetti ad inventario gli oggetti fragili e di facile consumo ed i beni di modico valore.

Si riportano di seguito, a titolo di esempio, alcune tipologie di beni soggetti a tale disciplina, mutuate dall’art. 444 delle Istruzioni Generali sui Servizi del Provveditorato Generale dello Stato e dalla Circolare MIUR 8910 del 1/12/2011:

• impianti elettrici per illuminazione, qualunque sia il prezzo, eccettuati i lampadari, i diffusori, i lumi da tavola;
• interruttori, commutatori, prese di corrente, portalampade, bracci a muro per lampadine elettriche, qualunque sia il prezzo;
• buste di archivio, zerbini, cestini di vimini per carta straccia, cuscini per poltrona, purché il prezzo unitario sia di modico valore;
• cariche di scorta per estintori, qualunque sia il prezzo;
• oggetti di vetro, di terracotta e di porcellana qualunque sia il prezzo, fatta eccezione per gli oggetti di pregio e di valore artistico e per gli specchi e servizi completi di vasellame e di cristalleria;
• timbri di gomma e cuscinetti, qualunque sia il prezzo;
• tendine piccole per finestre e balconi, qualunque sia il prezzo;
• impianti di campanelli elettrici, qualunque sia il prezzo, eccettuati i quadri indicatori e le suonerie.

Non sono da inventariare, perché considerati di normale deperimento, materiale tecnico, scientifico e didattico destinato all’insegnamento e quindi soggetto ad usura quali libri della biblioteca degli alunni, carte geografiche, lastre fotografiche, diapositive, dischi, filmini, utensili e attrezzi dei laboratori, oggetti per l’educazione fisica come funicelle, clavette, appoggi, palloni, modelli e altri oggetti per l’educazione artistica, giocattoli e altro materiale in uso presso le Scuole primarie e quelle dell’infanzia.

Non devono essere inventariati, inoltre, i bollettini ufficiali, le riviste e altre pubblicazioni periodiche di qualsiasi genere, i libri destinati alle biblioteche di classe e quelli utilizzati come strumento di supporto per gli uffici di segreteria.

Tali pubblicazioni devono però essere conservate in base a quanto disposto con regolamento di Istituto.

Gli oggetti e i materiali non inventariati debbono essere tenuti in evidenza in un apposito registro di carico e scarico.

Nella parte riservata al carico si evidenzierà, nello spazio delle “note”, la ditta fornitrice, il documento giustificativo della spesa e il numero del mandato di pagamento. Nella parte riservata allo scarico si indicherà, sempre nello spazio delle “note”, la persona o il reparto assegnatario.

Dato che gli oggetti di facile consumo da registrare possono essere molteplici, si consiglia di riservare una o più pagine ad ogni oggetto e, quindi, di procedere alla registrazione per ognuno di essi.

Sulle fatture relative agli acquisti del materiale di consumo e oggetti fragili, dovrà essere apposta la seguente dichiarazione: “I materiali di cui alla presente fattura sono stati annotati nel registro di facile consumo al n. __________ in data ____________”.

Si precisa che comunque tale registro non rientra nell’elenco dei registri obbligatori di cui all’art. 29 del D.I. 44/2001. Tuttavia si ritiene di grande utilità soprattutto per la verifica dei materiali usati dalla scuola e per il funzionamento sia generale che didattico.

Nelle scuole dotate di magazzino la movimentazione di tali materiali può essere desunta anche dalle schede di carico e scarico.

Tutti i beni e i materiali non inventariati sono comunque soggetti ad attività di controllo e vigilanza: pertanto tutte le Istituzioni Scolastiche con apposito regolamento disciplineranno le modalità di gestione del materiale di facile consumo. Anche per le biblioteche di classe rientranti tra i beni non soggetti ad inventariazione si dovranno prevedere apposite regole per monitorare l’uso, la conservazione, l’acquisizione, il reintegro e la dismissione dei beni delle stesse.

Il valore dei beni inventariati

L’elenco degli eventi che determinano l’iscrizione dei beni ad inventario è il seguente:

• acquisto di un bene;
• donazione di un bene a favore di un Istituto Scolastico;
• produzione di un bene;
• rinvenimento, all’interno della procedura di ricognizione di un bene non inventariato;
• passaggio di beni tra Istituzioni Scolastiche e/o tra Istituzioni Scolastiche e altre Amministrazioni pubbliche.

Il valore inventariale dei beni attribuito all’atto dell’iscrizione e per le varie categorie elencate deve essere così determinato:

• prezzo di fattura, IVA compresa, per gli oggetti acquistati;
• valore di stima per gli oggetti pervenuti in dono;
• prezzo di copertina per i libri;
• prezzo di costo per gli oggetti prodotti nei laboratori e officine della scuola.

Nel caso di beni di valore storico e artistico per la procedura di stima deve essere interessata la commissione preposta in seno alla competente Soprintendenza.

Per i beni prodotti a scuola il valore sarà pari alla somma del costo delle componenti esclusa la manodopera; per le opere di ingegno andrà stimato invece tramite fonti certificate il valore di mercato. Qualora tale criterio non fosse applicabile, il valore è stimato a partire dalle ore uomo impiegate.

I titoli e gli altri valori mobiliari pubblici e privati vengono iscritti al prezzo di borsa del giorno precedente la compilazione dell’inventario se il prezzo è inferiore al valore nominale o al valore nominale se il prezzo è superiore. Va indicata anche la rendita e la data di scadenza.

Ogni variazione in aumento o in diminuzione dei beni è annotato in ordine cronologico nell’inventario di riferimento.

Ai sensi dell’art. 24, comma 6 del D.I. 44/2001, qualsiasi variazione, in aumento o in diminuzione, dei beni soggetti ad inventario è annotata, in ordine cronologico, nell’inventario di riferimento.

Variazioni in aumento:

• acquisto di nuovi beni;
• beni ricevuti in donazione, eredità, legati – Si ricorda che ai sensi dell’art. 55 del D.I. 44/2001, le Istituzioni Scolastiche possono accettare donazioni, eredità o legati anche assoggettate a disposizioni modali, a condizione che le finalità indicate dal donante, dal legatario o dal de cuius non contrastino con le finalità istituzionali. Inoltre, è da rilevare che tutte le liberalità acquisite, entrando a far parte del patrimonio scolastico, sono sottoposte alle norme sulle scritture contabili e inventariali;
• beni prodotti direttamente dai laboratori e officine annesse alle Scuole;
• sopravvenienze positive (beni rinvenuti) o trasferiti da altre Istituzioni Scolastiche e/o Pubbliche Amministrazioni.

Variazioni in diminuzione:

• eliminazione dei beni dall’inventario.

Il consegnatario dei beni

L’art. 24, comma 7 del D.I. 44/2001, stabilisce che il Direttore dei servizi generali e amministrativi assume la responsabilità di consegnatario dei beni oggetto del patrimonio della scuola.

La responsabilità relativa è quella contabile che insorge quando ci si prende cura di beni e valori dell’Amministrazione Pubblica.

In relazione alla competenza di consegnatario dei beni il DSGA dovrà occuparsi della distribuzione e conservazione di tutta la dotazione di materiale di facile consumo per gli uffici e i vari laboratori; distribuzione, conservazione e manutenzione delle attrezzature e arredi degli uffici, laboratori e aule speciali; controllo sui servizi e forniture perché sia regolare la loro esecuzione e avvenga secondo quanto stabilito.

Il consegnatario vigilerà sulle scritture inventariali tenendo conto di quanto stabilito dal Regolamento di contabilità, e sarà necessario sia per le operazioni di inventariazione che di verifica e rinnovo degli stessi inventari che di ogni locale della scuola (aule speciali, uffici e laboratori) sia redatta una scheda con la dislocazione di arredi e attrezzature.

L’art. 27 del D.I. 44/2001 stabilisce che «La custodia del materiale didattico, tecnico e scientifico dei gabinetti, dei laboratori e delle officine è affidata, dal direttore, su indicazione vincolante del dirigente, ai rispettivi docenti, mediante elenchi descrittivi compilati in doppio esemplare, sottoscritti dal direttore e dal docente interessato, che risponde della conservazione del materiale affidatogli. L’operazione dovrà risultare da apposito verbale».

I docenti individuati assumono la funzione di docenti affidatari, e poiché tale incarico rientra nelle loro competenze non possono sottrarsi dall’esecuzione di tale funzione.

Il comma 2 prosegue: «Qualora più docenti debbano valersi delle stesse collezioni o dei vari laboratori, la direzione è attribuita ad un docente indicato dal dirigente. Il predetto docente, quando cessa dall’incarico, provvede alla riconsegna, al direttore, del materiale didattico, tecnico e scientifico avuto in custodia».

Il docente affidatario individuato dovrà provvedere alla riconsegna del materiale al Direttore anche se cesserà dall’incarico per trasferimento, per quiescenza o per qualsiasi altra causa diversa dall’avvicendamento naturale dell’incarico. La riconsegna dovrà avvenire tramite verbale.

I compiti del docente affidatario prevedono l’analisi della consistenza di macchine, attrezzature e arredi del laboratorio o aula speciale assegnati, segnalando:

1. il funzionamento anomalo di macchine e attrezzature e l’eventuale obsolescenza delle stesse per il tempestivo ripristino;
2. la necessità di reintegrare scorte di materiale di facile consumo per le relative esercitazioni;
3. l’eccessivo consumo di materiale rispetto alla previsione iniziale e l’individuazione della causa.

La Circolare prot. n. 2233 del 2/04/2012 prende in considerazione la difficoltà per la figura del Consegnatario dei beni, di esercitare la funzione soprattutto nelle Scuole che hanno più sedi come gli Istituti Comprensivi e gli Istituti di Istruzione Superiore, dando la possibilità al Dirigente scolastico di individuare figure sussidiarie al DSGA, cosiddetti consegnatari ausiliari, per la gestione e la vigilanza dei soli beni mobili in uno o più plessi vicinori.

In questa situazione il consegnatario ausiliario potrà tenere le scritture sussidiarie che riterrà più opportune aggiuntive ai registri obbligatori previsti e tenuti dal Direttore.

Tuttavia anche in presenza di consegnatari ausiliari la responsabilità di consegnatario dei beni rimane in capo al DSGA, in quanto le figure suddette di consegnatari ausiliari sono esclusivamente incarichi facoltativi mirati a risolvere alcune problematiche organizzative.

La nomina dei consegnatari ausiliari, in riferimento all’art. 27 del D.I. 44/2001 viene affidata al DSGA su indicazione vincolante del Dirigente scolastico.

Il rinnovo degli inventari

Le operazioni di rinnovo degli inventari prevedono delle procedure preliminari, che le scuole devono effettuare, ben delineate nella circolare MIUR del 1/12/2011 e precisamente:

• nomina della Commissione per il rinnovo degli inventari;
• ricognizione materiale dei beni e formalizzazione delle operazioni compiute, nonché eventuale proposta di cessione dei beni non più funzionali all’attività istituzionale;
• necessarie sistemazioni contabili;
• aggiornamento dei valori;
• redazione dei nuovi inventari con la completa rinumerazione continuativa dei beni dal numero 1 (uno) all’infinito.

Di seguito si riporta una parte del testo della C.M. prot. 2233 del 2/04/2012 emanata dal MIUR che così afferma: «Si rappresenta, altresì, sempre relativamente ai beni mobili soggetti al criterio dell’ammortamento, che – stante la natura “dinamica” del medesimo criterio – il relativo calcolo va eseguito annualmente, alla fine dell’esercizio finanziario in modo di mantenere aggiornati i valori rappresentati nella consistenza patrimoniale di cui al prospetto dell’attivo del contro del patrimonio – modello K».

Pertanto si evince che alla chiusura dell’inventario al 31 dicembre il valore dei beni dovrà subire il calcolo dell’ammortamento in base a quanto stabilito dalla suddetta circolare e dalla circolare precedente prot. 8910 del 1/12/2011.

La ricognizione dei beni

L’art. 24 comma 9 del D.I. 44/2001 stabilisce che: «Almeno ogni cinque anni si provvede alla ricognizione dei beni ed almeno ogni dieci anni al rinnovo degli inventari e alla rivalutazione dei beni».

Con la ricognizione inventariale si rileva l’esatta presenza dei beni nella scuola, e cioè viene verificata la reale consistenza patrimoniale in relazione alle scritture inventariali.

Il regolamento di contabilità stabilendo che tale ricognizione deve essere effettuata almeno ogni cinque anni non vieta che sia effettuata anche più spesso, infatti questa va comunque effettuata:

• ad ogni passaggio di consegna (art. 24, comma 9 del D.I. 44/2001);
• su iniziativa del consegnatario quando lo ritenga necessario e in base a quanto disposto dalla Circolare MEF n. 26 del 18/09/2008);
• su richiesta degli organi di controllo.

Eliminazione dei beni dall’inventario

La Circolare MIUR prot. n. 2233 del 2/04/2012 opera un approfondimento utilissimo alle Scuole in relazione alle varie modalità di eliminazione dei beni dall’inventario.

Infatti, sempre tenendo presente l’art. 52 del D.I. 44/2001, le varie tipologie di beni, di cui è possibile l’eliminazione, vengono prese in considerazione relativamente alla documentazione necessaria a sostegno del decreto di eliminazione del Dirigente scolastico.

Nel medesimo provvedimento poi, in caso di mancanze o danneggiamenti, deve essere indicato l’obbligo di reintegro a carico degli eventuali responsabili ovvero l’avvenuto accertamento dell’inesistenza di cause di responsabilità amministrativa, dandone adeguata motivazione. È cura del Dirigente scolastico promuovere l’accertamento, formulare le consequenziali conclusioni e adottare le necessarie iniziative (dichiarazione sull’assenza di responsabilità amministrative e contabili; provvedimento di messa in mora dei responsabili finalizzato al reintegro patrimoniale; denuncia alla competente Procura Regionale della Corte dei Conti; ecc.).

Nelle tabelle 1 e 2 si ripropone lo schema della circolare.

Commissione tecnica e vendita di materiale fuori uso

L’art. 52, comma 1 del D.I. 44/2001 stabilisce: «I materiali di risulta, i beni fuori uso, quelli obsoleti e quelli non più utilizzati sono ceduti dall’istituzione previa determinazione del loro valore, calcolato sulla base del valore di inventario, dedotti gli ammortamenti, ovvero sulla base del valore dell’usato per beni simili, individuato da apposita commissione interna».

Detta Commissione Tecnica – la cui composizione e il cui funzionamento dovrebbero opportunamente essere disciplinati da un regolamento interno della Istituzione scolastica – deve essere nominata dal Dirigente che ne designa i componenti, almeno tre (e comunque sempre in numero dispari), preferibilmente con competenze o cognizioni tecniche, nell’ambito del personale docente e ATA. Per intuibili ragioni di trasparenza e neutralità non dovrebbero far parte della stessa né il Dirigente scolastico, né il Direttore.

La Commissione ha il compito di verificare lo stato dei beni, attestando, in uno specifico verbale, che sono inservibili all’uso ovvero non più funzionali all’attività istituzionale. Deve inoltre determinare il relativo valore dei beni oggetto di valutazione.

La Commissione, poiché agisce collegialmente, non può funzionare con meno di tre membri e le decisioni sono prese a maggioranza relativa; essa nella sua prima riunione stabilisce i criteri e le modalità del proprio funzionamento.

La Commissione deve concludere i propri lavori con un verbale a firma di tutti i componenti.

Le operazioni di verbalizzazione sono effettuate direttamente dalla Commissione che provvede alla nomina nel proprio interno di un componente con funzioni di segretario.

L’art. 52 del Regolamento di contabilità prevede la possibilità per l’Istituzione Scolastica di stipulare contratti di vendita dei beni fuori uso, dei beni obsoleti e di quelli non più utilizzabili. Per la conclusione di questi contratti di vendita sono necessari i seguenti adempimenti:

• costituzione della Commissione interna;
• procedura di discarico dei beni fuori uso e non più utilizzabili;
• pubblicazione dell’avviso d’asta per i beni osboleti utilizzabili per altri scopi;
• comunicato agli alunni e al personale della scuola;
• stipula del contratto a trattativa privata con il migliore offerente;
• cessione a titolo gratuito dei beni.

I materiali di risulta, i beni fuori uso, quelli obsoleti e quelli non più utilizzabili, sono ceduti dall’Istituzione Scolastica, previa determinazione del loro valore calcolato sulla base del valore di inventario, ovvero sulla base del valore dell’usato per beni simili. Dette operazioni vengono effettuate dalla Commissione Tecnica.

La Commissione consegna al Dirigente scolastico l’elenco dei beni da cedere con relativa assegnazione del valore da porre a base d’asta. Questi provvede all’emanazione di un avviso d’asta da pubblicare all’albo della scuola e da comunicare agli alunni.

La pubblicazione deve avvenire almeno 15 giorni prima della data stabilita per l’aggiudicazione della gara.

L’avviso d’asta deve contenere il giorno e l’ora in cui avverrà l’aggiudicazione, il prezzo posto a base della gara, nonché le modalità di presentazione delle offerte.

Il prezzo da porre a base d’asta è quello del valore del bene risultante dall’inventario o il valore dell’usato di beni simili e comunque da quello stabilito dalla Commissione.

Le offerte devono essere segrete e devono pervenire all’Istituzione Scolastica in busta chiusa entro la data stabilita.

Nel giorno stabilito per l’asta, sulla base delle offerte pervenute si procede all’aggiudicazione al concorrente che ha offerto il prezzo migliore, superiore o almeno uguale a quello indicato nell’avviso d’asta. L’asta si conclude con la stesura del verbale di aggiudicazione.

Nel caso in cui la gara sia andata deserta (nell’avviso d’asta si potrà comunque prevedere l’aggiudicazione anche in presenza di una sola offerta) si procederà con le modalità seguenti:

• vendita mediante trattativa privata, se esiste qualche acquirente;
• in mancanza di acquirenti i beni possono essere ceduti a titolo gratuito. La cessione gratuita può essere fatta sia a favore di privati, sia di enti;
• nell’impossibilità di rimettere a chicchessia i beni si procederà alla eliminazione dei materiali che potrà avvenire con i sistemi vigenti della raccolta rifiuti. Si dovrà tenere conto dalle varie tipologie di beni da eliminare compatibilmente alle norme esistenti per i rifiuti elettrici ed elettronici.

Il Dirigente scolastico autorizza, con provvedimento formale, il consegnatario a provvedere alla cancellazione e libera consegnatario e affidatari dalle responsabilità di custodia e gestione connesse. Lo scarico inventariale deve essere proposto dal consegnatario. Al provvedimento dirigenziale deve essere allegato il verbale della commissione o copia della denuncia presentata all’Autorità di pubblica sicurezza in caso di furto con la dichiarazione dell’accertamento delle eventuali responsabilità emerse nella conservazione dei beni.

Il passaggio di consegne

L’art. 24, comma 8 del D.I. 44/2001 stabilisce che quando il Direttore SGA cessa dal suo ufficio, il passaggio di consegne deve avvenire mediante ricognizione generale dei beni in contraddittorio con il consegnatario subentrante, in presenza del Dirigente scolastico e del Presidente del Consiglio di Istituto.

Le operazioni che in tale circostanza si compiono sono:

• la chiusura del registro inventario: si effettua la consegna materiale dei beni inventariati e si appone sull’Inventario la dichiarazione di regolarità firmata dai consegnatari uscente e subentrante;
• si consegnano gli eventuali titoli (Buoni del Tesoro, obbligazioni ecc.) di proprietà dell’Istituto;
• si procede alla chiusura della contabilità di magazzino, alla consegna delle giacenze apponendo la dichiarazione di regolarità sul registro;
• si effettua la ricognizione delle somme in contanti eventualmente in possesso del Direttore SGA uscente.

Effettuata la ricognizione, si provvede alla stesura del “processo verbale” che riporta sinteticamente il numero dei beni, distinti per tipologia, le quantità e i valori complessivi dei beni inventariati esistenti alla data del passaggio di consegne, al netto di discarichi. Detto verbale va compilato in più esemplari e le risultanze dovranno concordare con i dati delle scritture contabili provvisoriamente chiuse. Il documento deve essere sottoscritto da parte di tutti gli interessati e consegnato a ciascuno dei presenti all’operazione, i quali hanno, inoltre, la facoltà di mettere in calce al verbale tutte le osservazioni ritenute necessarie.

Qualora in sede di passaggio delle consegne, o in qualsiasi altro momento, dovessero verificarsi discordanze tra la situazione di fatto e quella di diritto, dovranno apportarsi le dovute giustificazioni. Se in sede di ricognizione inventariale dovessero rinvenirsi dei beni erroneamente non registrati, sarà necessario procedere immediatamente alla loro assunzione in carico, nella categoria di appartenenza, annotando ogni utile notizia.

Le operazioni di cui si parla dovranno avvenire e concludersi entro termini molto brevi. II D.I. 44/2001 non prevede “tempi” entro cui provvedere ad effettuare il passaggio di consegne, né l’inserimento di “riserve” nella presa in carico dei beni mobili, ma prevede la “ricognizione dei beni”. Diversamente il consegnatario che accetta senza verifiche i beni consegnatigli non può eccepire la mancanza dei beni stessi, la cui esistenza, invece, risulti dagli inventari, assumendosi pertanto la responsabilità delle deficienze che si dovessero riscontrare ove non possa dimostrare che la perdita dei materiali è ricollegabile ad eventi eccezionali e anomali.

La Circolare MIUR prot. 2233 del 2/04/2012 chiarisce anche le modalità di passaggio di consegne fra il DSGA uscente e subentrante.

Si ribadisce quanto espresso nel D.I. 44/2001 ma si definiscono tempi e modalità sia nel normale avvicendamento che nei casi in cui molteplici difficoltà impediscano il regolare svolgimento delle operazioni.

Il termine per il passaggio viene indicata in 30 giorni dal momento in cui il DSGA subentrante prende servizio.

Il Dirigente scolastico individuerà una data, d’intesa con i Direttori SGA, per procedere al passaggio di consegne emettendo un provvedimento formale.

Se non sarà possibile effettuare tale operazione il Dirigente scolastico, entro tre mesi dall’assunzione di servizio del DSGA subentrante, provvederà ad inviare una lettera raccomandata con avviso di ricevimento per mettere in mora il Direttore uscente – ai sensi e per gli effetti degli artt. 1219 e 2943 del codice civile – invitandolo a prendere parte, nella data e orari prefissati, alle operazioni di passaggio di consegne in contraddittorio con il Direttore subentrante. Si dovrà precisare che, in difetto, si procederà, dando atto dell’assenza, egualmente a redigere il verbale previsto dall’art. 24 del Regolamento con la partecipazione del medesimo Dirigente scolastico e con l’assistenza del Presidente del Consiglio d’Istituto (o di Circolo). Quest’ultimo, potrà anche delegare al riguardo un componente del medesimo Consiglio.

Ovviamente, la lettera di messa in mora dovrà essere partecipata, preferibilmente tramite consegna diretta, agli altri soggetti coinvolti (Direttore subentrante e Presidente del Consiglio d’Istituto).

La bozza del nuovo regolamento

La bozza del nuovo Regolamento di contabilità introduce delle novità importanti sulla gestione dei beni e inventari delle Scuole in relazione a quanto approfondito finora. Di seguito si riassumono quelle ritenute più significative:

Art. 29 – Regolamento per la gestione dei Beni
3. Ciascuna istituzione scolastica approva, con delibera del Consiglio d’istituto, il proprio regolamento per la gestione del patrimonio e degli inventari, nel rispetto di quanto previsto dal presente regolamento e dalle altre norme generali vigenti in materia. Il predetto regolamento contiene, altresì, disposizioni per la gestione dei beni non soggetti all’iscrizione negli inventari ai sensi dell’articolo 31, comma 5 secondo linee guida del Ministero dell’istruzione, dell’università e della ricerca ed è trasmesso all’Ufficio scolastico regionale territorialmente competente.

Si ritiene che autoregolamentare la gestione dei propri beni, nel rispetto della normativa vigente, per ogni scuola sia un aspetto molto importante e significativo di esercizio dell’autonomia.

Art. 30 – Il Consegnatario dei Beni
1. Le funzioni di consegnatario sono svolte dal direttore dei servizi generali e amministrativi che, ferme restando le responsabilità del Dirigente scolastico in materia, provvede a:
a) conservare e gestire i beni dell’istituzione scolastica;
b) distribuire gli oggetti di cancelleria, gli stampati e altro materiale di facile consumo;
c) curare la manutenzione dei beni mobili e degli arredi di ufficio;
d) curare il livello delle scorte operative necessarie ad assicurare il regolare funzionamento degli uffici;
e) vigilare sul regolare e corretto uso dei beni affidati agli utilizzatori finali, che fruiscono del bene o consumano il materiale;
f) vigilare, verificare e riscontrare il regolare adempimento delle prestazioni e delle prescrizioni contenute nei patti negoziali sottoscritti con gli affidatari delle forniture di beni e servizi.
2. Il Dirigente scolastico nomina, con proprio provvedimento, uno o più impiegati incaricati della sostituzione del consegnatario in caso di assenza o di impedimento temporaneo.
3. Nel caso di particolare complessità e di dislocazione dell’istituzione scolastica su più plessi, il Dirigente scolastico può nominare, con proprio provvedimento, uno o più sub-consegnatari, i quali rispondono della consistenza e della conservazione dei beni ad essi affidati e comunicano al consegnatario le variazioni intervenute durante l’esercizio finanziario mediante apposito prospetto.
4. È fatto divieto ai consegnatari ed ai sub-consegnatari di delegare, in tutto o in parte, le proprie funzioni ad altri soggetti, rimanendo ferma, in ogni caso, la personale responsabilità dei medesimi e dei loro sostituti.
5. Quando il direttore dei servizi generali e amministrativi cessa dal suo ufficio, il passaggio di consegne avviene mediante ricognizione materiale dei beni in contraddittorio con il consegnatario subentrante, in presenza del Dirigente scolastico e del presidente del Consiglio d’istituto. L’operazione deve risultare da apposito verbale ed è effettuata entro 60 giorni dalla cessazione dall’ufficio.

Significativo in questo articolo aver specificato analiticamente i compiti del DSGA in qualità di consegnatario, aver previsto figure di supporto e sostituzione al DSGA e aver indicato in 60 giorni il termine massimo per il passaggio di consegne fra il DSGA cessante e quello subentrante.

Art. 31 – Beni non inventariabili
5. Non si iscrivono in inventario gli oggetti di facile consumo che, per l’uso continuo, sono destinati a deteriorarsi rapidamente ed i beni mobili di valore pari o inferiore a duecento euro, IVA compresa, salvo che non costituiscano elementi di una universalità di beni mobili avente valore superiore a duecento euro, IVA compresa.

Il nuovo regolamento stabilisce in € 200,00, IVA compresa, il valore dei beni da non inventariare. Sicuramente è stato fatto un passo in avanti rispetto alla circolare 2233 del 2/04/2012, ma questa era l’occasione per portare a € 500,00 tale valore e omogeneizzare la normativa delle Scuole e quella delle altre Amministrazioni soggette a controllo MEF.

Art. 35 – Personale affidatario dei beni
1. La custodia del materiale didattico, tecnico e scientifico dei gabinetti, dei laboratori e delle officine è affidata dal direttore dei servizi generali e amministrativi, su indicazione vincolante del Dirigente scolastico, ai docenti utilizzatori o ad insegnanti di laboratorio, ovvero alpersonale tecnico, che operano in osservanza di quanto stabilito in materia nel regolamento dell’istituzione scolastica di cui all’articolo 29.

L’affidamento dei beni a sub consegnatari è possibile farlo non soltanto a docenti ma anche a figure come l’Assistente Tecnico che negli Istituti di istruzione secondaria superiore sono presenti e molto più idonei a conoscere le caratteristiche e l’usura delle attrezzature di laboratorio.

Art. 37 – Proprietà industriale
1. Ferme restando le norme vigenti in materia di diritto morale d’autore, spettano all’istituzione scolastica i diritti di proprietà industriale, come disciplinati dalle disposizioni in materia, su marchi ed altri segni distintivi, indicazioni geografiche, denominazioni di origine, disegni e modelli, invenzioni, modelli di utilità, topografie dei prodotti a semiconduttori, informazioni aziendali riservate e nuove varietà vegetali prodotti nello svolgimento delle attività scolastiche, curricolari e non curricolari, rientranti nelle finalità formative istituzionali.
2. Il dirigente dell’istituzione scolastica provvede agli adempimenti prescritti dalla legge per l’acquisto del diritto di proprietà industriale dell’istituto, nonché per il suo esercizio, nel rispetto di quanto deliberato dal Consiglio d’istituto.
3. Lo sfruttamento economico dei diritti di proprietà industriale è deliberato dal Consiglio d’istituto. Qualora l’autore o uno dei coautori dell’opera abbiano invitato il Consiglio d’istituto a intraprendere iniziative finalizzate allo sfruttamento economico e questi ometta di provvedere entro i successivi novanta giorni, l’autore o il coautore che ha effettuato l’invito può autonomamente intraprendere tali attività.
4. All’istituzione scolastica spetta la metà dei proventi derivanti dallo sfruttamento economico del diritto di proprietà industriale. La parte restante compete all’autore o ai coautori.

Utile un nuovo articolo per definire le caratteristiche e le modalità di utilizzo e vendita della proprietà industriale.

Conclusioni

Concludendo la trattazione, si può dire che la materia è sicuramente, oltre che importante, molto interessante anche per tutti i profili di riferimento che si possono avere con altre gestioni come l’assicurazione dei beni, le modalità di smaltimento dei materiali, la gestione del magazzino, i profili di responsabilità delle varie figure che per motivi di spazio non è stato possibile approfondire con questo lavoro.

Inoltre, si auspica veramente l’uscita del nuovo regolamento di contabilità che potrà fornire utili apporti alla normativa vigente e alle attività di gestione della scuola e dei suoi operatori.