Il DSGA e la gestione del personale ATA in avvio di anno scolastico

La trattazione della gestione del personale ATA in avvio di anno scolastico non può prescindere da una solida conoscenza dello “stato dell’arte”, che comprende una consapevolezza e uno studio dei fattori di produzione disponibili, dei documenti di programmazione scolastica, dei documenti contabili e amministrativi, indispensabile per procedere ad una consapevole, efficace ed efficiente programmazione, organizzazione e coordinamento delle diverse attività amministrative, tecniche e ausiliarie.

Tale complessa disamina, al fine di una migliore comprensione e di una completa trattazione, viene di seguito svolta ipotizzando l’insediamento di un nuovo DSGA in un Istituto scolastico.

Esame dello stato dell’arte

Il DSGA dovrà acquisire una conoscenza dello stato dell’arte, nel senso di conoscenza dei fattori produttivi a sua disposizione, tra i quali si evidenziano quelli delle risorse umane, degli spazi, materiali e attrezzature disponibili, nonché dall’esame della documentazione e delle pratiche amministrative-contabili.

Risorse Umane

È necessario conoscere l’esatta composizione e situazione del personale ATA; pertanto si renderà necessario acquisire presso l’Ufficio Personale (o altra denominazione specifica data dalle singole Istituzioni scolastiche) tutta una serie di dati, tra i quali si evidenziano:

1. organico assegnato dal MI-USR di personale ATA per l’a.s. 2021/2022 (verificare su SIDI > Gestione anno scolastico > Organico ATA);
2. personale ATA di ruolodistinto per profilo ATA, dando evidenza del personale:
   • che ha acquisito la titolarità nella scuola al 1° settembre 2021 (adempimenti: assunzione in servizio e comunicazione alla scuola di provenienza dell’avvenuta assunzione in servizio, richiesta fascicolo personale alla scuola di provenienza);
   • in assegnazione provvisoria in entrata (titolare in altra scuola);
   • titolare nella scuola, ma in assegnazione provvisoria in uscita (per verificare eventuali supplenze annuali ancora da nominare da parte del MI-Ambito provinciale);
   • in regime di part-time (con specifica se orizzontale, verticale, misto);
3. personale ATA non di ruolodistinto per profilo ATA dando evidenza del personale:
   • destinatario di supplenze annuali conferite con decorrenza 1° settembre 2021 (es. su AA facente funzioni di DSGA);
   • >supplente annuale ancora da nominare su posti vacanti o per completamento di part-time;
4. personale con inidoneità e/o limitazioni delle mansioni (verificare a fascicolo personale la presenza di verbali emessi dalle Commissioni di verifica e di certificati di idoneità alla mansione emessi dal Medico competente della scuola), personale destinatario di permessi ex Legge 104/1992 (personali o per assistenza ad altre persone);
5. personale di ruolo in possesso di posizione economica distinguendo la 1a posizione economica (AA, AT, CS) dalla 2a posizione economica (AA, AT) – verificare da SIDI > Gestione giuridica > Fascicolo personale scuola > Stato matricolare;
6. eventuali richieste inviate al MI-USR per ulteriori posti di personale ATA (posti in deroga e/o posti Covid);
7. personale che presumibilmente raggiungerà i requisiti pensionistici al 31 agosto 2022;
8. personale assente ed eventuale personale soggetto a decurtazione economica con possibile superamento del periodo di comporto;
9. personale immesso in ruolodal 1° settembre 2021 per il quale si ricordano i principali adempimenti e documenti da acquisire:
   • assunzione in servizio;
   • presentazione della “dichiarazione dei servizi” prestati in precedenza (presso scuole, amministrazioni dello Stato, enti pubblici) con valenza di dichiarazione sostitutiva dei certificati dei servizi; presentazione della domanda di valutazione, computo o riscatto, ricongiunzione dei servizi non di ruolo ai fini della pensione, presentazione della domanda di riscatto dei servizi non di ruolo ai fini della buonuscita o del TFR; periodo di prova e conferma in ruolo (4 mesi per DSGA, AA e AT; 2 mesi per CS);
   • presentazione domanda di riconoscimento dei servizi ai fini della carriera dei servizi pre-ruolo (ricostruzione di carriera soggetta a termine di prescrizione di 10 anni, a fini economici 5 anni) che per il personale ATA decorre dalla data di assunzione (a differenza del personale docente che decorre dall’anno scolastico successivo a quello del periodo di prova). Si ricorda che la presentazione entro 30 giorni dei documenti di rito dal 1° gennaio 2012 è stata sostituita dalle dichiarazioni sottoscritte dall’interessato all’atto della presentazione della domanda di partecipazione per i concorsi di reclutamento o nelle domande di iscrizione nelle graduatorie permanenti o di istituto in quanto rese secondo le disposizioni dettate dal D.P.R. 445/2000;
10. esistenza al 1° settembre 2021 di personale con crediti di ferie (afferenti all’a.s. 2020/2021) da far fruire al personale ATA al massimo entro il 30 aprile 2022 e con crediti orari (orario eccedente prestato nell’a.s. 2020/2021) da far fruire al massimo entro il 30 novembre 2021.

Spazi, materiali e attrezzature disponibili

La conoscenza degli spazi e la presa d’atto dei materiali e attrezzature esistenti rappresentano elementi fondamenti per la successiva organizzazione delle mansioni e dei compiti del personale ATA, oltre che per proporre eventuali futuri acquisti. Sarà opportuno quindi prendere visione della struttura dell’edificio scolastico e delle sue pertinenze, compresi eventuali plessi distaccati e palestre.

In ogni edificio si procederà:

1. ad esaminare aule, laboratori, spazi comuni, uffici, bagni, magazzini, per avere un’esatta idea dell’ampiezza degli spazi che sarà utile alla successiva predisposizione di un’equa suddivisione tra il personale dei carichi di lavoro, assegnando i relativi compiti di vigilanza e pulizia;
2. ad esaminare la presenza e lo stato di conservazione di beni mobili quali ad esempio tavoli, sedie, lavagne, presenza di cestini per la raccolta differenziata, servizi igienici, attrezzature informatiche o specifiche di laboratorio, scrivanie e armadi, ricavando informazioni utili alla valutazione per successive proposte al Dirigente scolastico di interventi di manutenzione, nuovi acquisti, discarichi di beni inservibili e/o deteriorati;
3. ad esaminare lo stato degli archivi documentali al fine di un’esatta valutazione per successive proposte al Dirigente scolastico di operazioni finalizzate allo scarto di archivi;
4. ad esaminare i materiali e le attrezzature presenti, sia didattiche che funzionali (esempio la presenza di dispositivi di protezione collettiva e individuale destinati al personale ATA, macchine lavasciuga), al fine di avere contezza di eventuali necessità di acquisti e di formazione specifica per il personale.

Si sottolinea l’importanza dell’acquisizione di tutti i sopracitati elementi anche in considerazione del ruolo che il DSGA riveste in qualità di consegnatario dei beni mobili dell’Istituzione scolastica e di preposto nei confronti del personale ATA in tema di sicurezza sul lavoro.

Documentazione e delle pratiche amministrative-contabili

Innanzitutto occorrerà disporre di informazioni circa l’organigramma del personale relativo al precedente anno scolastico al fine di verificare la struttura degli uffici (unità operative) e valutare eventuali modifiche da apportare in considerazione anche di una differente assegnazione per l’a.s. 2021/2022 del numero di unità di personale per ogni profilo.

Presupponendo che l’articolazione della maggior parte degli Uffici di segreteria vede la presenza di almeno 3 unità organizzative, che qui denomineremo per brevità Didattica alunni, Personale scolastico, Amministrazione e contabilità, sarà opportuno verificare le relative pratiche da evadere per aver contezza dello stato di attuazione degli adempimenti amministrativi e contabili.

Ufficio Didattica alunni

È necessario verificare:

• l’articolazione degli indirizzi di studio dell’Istituto, il numero delle classi, degli alunni, di alunni con disabilità certificata;
• l’eventuale giacenza dei diplomi di Stato (accertare la presenza e la tenuta dei registri diplomi e registri di carico e scarico) da consegnare e/o da compilare, nulla-osta da emanare, passaggio delle singole classi all’anno scolastico 2021/2022 da effettuare;
• le classi e la loro dislocazione all’interno dell’edificio scolastico, con particolare riferimento alle classi con alunni disabili: questa operazione è fondamentale per attuare una puntuale ed efficace assegnazione del personale ATA con compiti di vigilanza e assistenza, con particolare riferimento al personale già destinatario di posizioni economiche e per l’eventuale valutazione e successiva proposta al Dirigente scolastico di assegnazione di incarichi specifici.

Ufficio Personale scolastico

Oltre ai dati del personale ATA di cui sopra, si dovranno aggiungere i dati relativi anche al personale docente in organico nell’Istituzione scolastica e verificare la presenza di pratiche da evadere quali ad esempio: ricostruzioni e progressioni di carriera anche a seguito di sentenze emesse a seguito di contenziosi, verifiche di veridicità, autorizzazioni per il pagamento di stipendi dei mesi estivi (ad esempio contratti a tempo determinato, indennità di maternità).

Occorrerà inoltre accertarsi se la cessazione dal servizio al 31 agosto 2021 di unità di personale docente e ATA rende necessario procedere alla surroga di componenti negli organi collegiali.

Ufficio Amministrazione e contabilità

Queste in sintesi le principali attività da svolgere:

• esaminare i libri contabili e i documenti relativi al Programma annuale 2021, alla verifica del Programma annuale effettuata entro il 30 giugno 2021, al Conto consuntivo 2020, ai verbali dei Revisori dei conti, della Giunta esecutiva e del Consiglio di Istituto;
• appurare la consistenza dei registri Inventari e magazzino;
• verificare la giacenza di fondi nei piani gestionali e la necessità di operare pagamenti relativi all’a.s. 2020/2021 (compensi accessori al personale docente e ATA afferenti al Fondo dell’Istituzione scolastica, funzioni strumentali, incarichi specifici, indennità di direzione, attività complementari di educazione fisica, ore eccedenti, bonus premiale);
• controllare gli estratti conto della Banca di Tesoreria, Banca d’Italia, conto corrente postale (è consigliabile procedere ad una verifica di cassa con i dati contabili al 1° settembre 2021);
• accertare la presenza di fatture elettroniche e loro scadenze, eventuale imposta IVA da versare entro il 16 settembre 2021;
• procedere ad effettuare gli adempimenti relativi all’attribuzione della firma digitale per il DSGA al fine di poter operare sia su piattaforma SIDI, che su pacchetti software eventualmente in dotazione dell’Istituzione scolastica, oltre alle varie password per l’utilizzo di piattaforme quali INPS, Agenzia entrate, istituto bancario, poste. Particolare importanza rivestono le suddette verifiche al fine di un puntuale controllo dei documenti amministrativi e contabili afferenti ai vari Uffici anche in considerazione della necessità di provvedere, entro 60 giorni dall’assunzione in servizio come DSGA, al passaggio di consegne con il DSGA uscente.

Programmazione, organizzazione e coordinamento delle diverse attività

In seguito all’acquisizione delle informazioni sopra elencate, si delinea la struttura dell’Istituzione scolastica nella quale ci si trova ad operare. Al fine di programmare, organizzare e coordinare i servizi del personale ATA occorrerà acquisire informazioni utili dai documenti – di programmazione e non solo – dell’Istituzione scolastica e in particolare potranno essere acquisiti dai seguenti documenti:

• Piano triennale dell’Offerta Formativa (PTOF) per il triennio 2019/2020 – 2020/2021 – 2021/2022, dal quale potranno ricavarsi utili informazioni circa la vision e la mission dell’Istituzione scolastica, individuate sempre in coerenza con gli obiettivi generali ed educativi dei differenti tipi e indirizzi di studio determinati a livello nazionale, nonché in merito alle attività di natura curriculare ed extracurriculare che si declinano in attività e progetti di potenziamento dell’offerta formativa, alla programmazione della formazione diretta al personale docente e ATA, oltre agli assetti organizzativi. Occorrerà verificare eventuali integrazioni e/o modificazioni che il Consiglio di Istituto, su indicazioni del Collegio docenti, può deliberare entro il mese di ottobre 2021;
• Programma annuale dell’esercizio 2021 che si occupa della traduzione in termini finanziari di quanto contenuto nel PTOF. Sarà necessario accertare la necessità di apportare variazioni e/o radiazioni di bilancio alle cifre già inserite al fine di aggiornare i dati contenuti iscritti a bilancio secondo il criterio di competenza oltre a verificare la cassa effettiva dall’esame delle risultanze contabili bancarie e postali;
• Contratto Integrativo di Istituto che indica criteri e importi da attribuire al personale docente e ATA nell’espletamento delle attività aggiuntive. Il DSGA, pur non facendo parte delle parti che sottoscrivono tale Contratto, ha un ruolo importante in quanto dovrà fornire i dati circa le economie derivanti dall’utilizzo dei fondi relativi al Miglioramento dell’Offerta Formativa (MOF) dell’a.s. 2019/2020, circa le medesime somme assegnate per l’a.s. 2021/2022 (entro il mese di settembre 2021), eventuali somme inserite nel Programma annuale destinate a remunerare compensi accessori. Inoltre il DSGA è sovente invitato a partecipare agli incontri che si svolgono per la definizione del Contratto con funzione di tipo consultivo.

Le direttive di massima al DSGA e il Piano ATA

Il Dirigente scolastico all’inizio di ogni anno scolastico emana un documento indicante le direttive di massima al DSGA, al fine di indicare a quest’ultimo le finalità da raggiungere per una proficua realizzazione di quanto indicato nel Piano Triennale dell’Offerta Formativa.

A questo punto il DSGA, acquisiti tutti gli elementi conoscitivi derivanti dalla piena conoscenza delle risorse – umane e strumentali – a disposizione, dall’esame dei documenti amministrativi e contabili, dalla consapevolezza degli adempimenti da garantire e obiettivi da raggiungere in relazione alle specifiche mansioni di ogni profilo, e in ragione del tempo-lavoro di ogni unità di personale, potrà procedere alla stesura di una proposta di Piano ATA (comprese le attività di aggiornamento e formazione del personale) in ossequio alle previsioni dell’art. 53 del CCNL Scuola 2007, che illustri l’organizzazione e i compiti delle attività di competenza del personale ATA per l’a.s. 2021/2022.

Per la stesura della suddetta proposta, la normativa di settore (artt. 22 e 41 del CCNL Istruzione e ricerca del 19/04/2018) indica la necessità che il DSGA acquisisca elementi conoscitivi dal personale ATA in un specifico incontro. Al fine della massima trasparenza e con l’obiettivo di consentire al personale ATA di esprimere le proprie esigenze organizzative e le proprie inclinazioni, nonché esprimere le proprie necessità formative, si suggerisce l’adozione di apposite schede di raccolta dati e la stesura di un verbale.

Al termine del suddetto processo, il Dirigente scolastico adotterà, con eventuali modifiche, il Piano ATA per l’a.s. 2021/2022; al DSGA spetta il compito di darvi attuazione.

Fondamentale in tale processo è la capacità di tenere costruttive relazioni interpersonali e un confronto continuo tra Dirigente scolastico e DSGA, al fine di condividere la scelta delle più opportune strategie organizzative e garantire così il proficuo e puntuale raggiungimento degli obiettivi declinati nei documenti programmatici dell’Istituzione scolastica.