L'assistente amministrativo: competenze e responsabilità

L’Assistente Amministrativo delle Istituzioni Scolastiche è una figura professionale, appartenente al personale ATA, che opera all’interno dell’Ufficio di Segreteria in stretta collaborazione con il Direttore SGA.

Il Profilo professionale dell’Assistente Amministrativo delle Istituzioni Scolastiche presente nel CCNL Comparto Scuola del 29/11/2007, attualmente vigente, è il seguente:

Area B
Amministrativo
- nelle istituzioni scolastiche ed educative dotate di magazzino può essere addetto, con responsabilità diretta, alla custodia, alla verifica, alla registrazione delle entrate e delle uscite del materiale e delle derrate in giacenza. Esegue attività lavorativa richiedente specifica preparazione professionale e capacità di esecuzione delle procedure anche con l’utilizzazione di strumenti di tipo informatico, pure per finalità di catalogazione. Ha competenza diretta della tenuta dell’archivio e del protocollo.

L’elencazione di queste poche competenze non contempla però, per tutte le modifiche legislative e fiscali intervenute in più di 10 anni, il reale impegno attuale dell’Assistente Amministrativo inserito nelle varie articolazioni dell’Ufficio di Segreteria.

Gestione del magazzino

Il profilo del contratto parla della competenza nella gestione del magazzino, che non è presente in tutte le scuole, e che riveste importanza soprattutto in quelle che effettuano le esercitazioni pratiche in laboratorio (Istituti Tecnici e Professionali). In questi Istituti gli Assistenti Amministrativi mettono a disposizione dei Docenti e Assistenti Tecnici i materiali occorrenti per effettuare attività pratiche e laboratoriali con responsabilità di custodia e verifica dei materiali in entrata e uscita, gestendo con software dedicati il relativo flusso che a fine anno sarà contenuto in un registro di magazzino le cui risultanze saranno necessarie per la compilazione di un modello importante da allegare al Conto Consuntivo della Scuola (il modello K).

Tenuta dell’archivio e del protocollo: Legge sulla privacy e CAD

L’elencazione delle competenze prevede poi quella sulla tenuta dell’archivio e del protocollo. Queste sono competenze molto delicate, che negli ultimi anni sono state anch’esse interessate da normative specifiche e altamente innovative che hanno coinvolto gli Assistenti Amministrativi incaricati di queste mansioni, spesso senza una formazione di livello adeguata.

La Legge sulla privacy, il Codice dell’Amministrazione Digitale hanno rivoluzionato le modalità di tenuta del protocollo e archivio delle scuole e queste modifiche hanno cambiato anche l’organizzazione e la comunicazione degli Assistenti Amministrativi dell’Ufficio di Segreteria. Posta elettronica, Posta certificata, Segreteria digitale, Conservazione dei documenti sono tutte modalità che hanno sicuramente portato innovazione e miglioramento nella scuola, ma che sono costate molto in termini di studio, preparazione, pratica operativa e adesione al cambiamento in un team già oberato di lavoro e ai minimi termini come organico.

Le leggi sulla privacy e sull’accesso agli atti hanno complicato notevolmente la tenuta e la gestione di ogni singolo documento a scuola, che deve obbligatoriamente seguire una procedura legalmente normata. Per non parlare della cautela con cui certi documenti sensibili devono essere trattati e degli eventuali risvolti, anche di responsabilità, se tali norme non vengono rispettate rigorosamente.

Sempre maggiore autonomia lavorativa

L’ultima mansione individuata dal Contratto, che dovrebbe racchiudere poi gran parte dell’attività espletata nell’Ufficio di Segreteria, è la seguente: «l’Assistente Amministrativo esegue attività lavorativa richiedente specifica preparazione professionale e capacità di esecuzione delle procedure anche con strumenti di tipo informatico, pure per finalità di catalogazione».

Il lavoro dell’Assistente Amministrativo è radicalmente mutato negli ultimi anni. Da mero esecutore di semplici pratiche e di operazioni basilari l’Assistente Amministrativo è oggi a tutti gli effetti un funzionario della Pubblica Amministrazione.

Nelle segreterie delle nostre scuole ogni giorno vengono elaborate ricostruzioni di carriera, vengono eseguite statistiche, pratiche relative a contratti, vengono mantenuti i rapporti con gli enti previdenziali, con la DPT provinciale, con l’Ufficio Scolastico Territoriale, con i Comuni e con tutti gli altri “attori” politici e territoriali.

Pur non venendo mai a mancare il supporto del Dirigente scolastico e del Direttore SGA, l’Assistente Amministrativo opera in realtà con un notevole grado di autonomia e di indipendenza professionale.

L’Assistente Amministrativo, che deve nella sua attività rincorrere stringenti scadenze, ogni giorno si trova alle prese con procedure che cambiano di continuo, con sistemi sempre in aggiornamento e deve operare non solo senza formazione ma spesso anche senza alcuna informazione.

Come sono cambiati i compiti degli Assistenti

In sintesi quindi si evidenzia come siano cambiati, a partire dal 1° settembre 2000, i compiti degli Assistenti Amministrativi, cioè da quando alla luce del D.P.R. n. 275/1999 (regolamento sull’autonomia) e altre normative, le istituzioni scolastiche svolgono funzioni precedentemente assegnate all’Amministrazione Centrale (Ministero) e periferica (U.S.R. e ambiti territoriali).

L’art. 14 del D.P.R. 275/1999 nello specifico prevede che le Segreterie Scolastiche provvedono:

• a tutti gli adempimenti relativi alla carriera scolastica degli alunni; iscrizioni, frequenza, certificazioni, documentazione, valutazione, riconoscimento degli studi anche all’estero, partecipazione a progetti territoriali;
• all’amministrazione e gestione del patrimonio e delle risorse;
• allo stato giuridico ed economico del personale: congedi e assenze del personale, provvedimenti relativi al trattamento economico e di carriera, cessazione dal servizio, provvedimenti pensionistici;
• alla gestione finanziaria delle risorse;
• alla stipula di contratti e convenzioni con tutti gli adempimenti legati alle recenti normative in materia di Codice dei contratti, spending review, semplificazione amministrativa ecc.

La razionalizzazione della rete scolastica ha reso le scuole numericamente molto più consistenti e responsabili di atti prima di competenza dell’Amministrazione Centrale e Periferica senza migliorare né il numero né la conoscenza del personale in servizio; anzi l’accorpamento di varie scuole ha determinato la riduzione del numero di Assistenti Amministrativi in servizio in ogni segreteria.

L’organizzazione dell’Ufficio di Segreteria

L’art. 53 c. 1 del CCNL del 29/11/2007 assegna al Direttore SGA la competenza a formulare un piano delle attività del personale ATA che deve essere adottato dal Dirigente scolastico. La puntuale attuazione del piano è comunque affidata al Direttore SGA. Questo strumento è essenziale per l’organizzazione dei servizi in generale ed in particolare per quelli di segreteria.

Il Direttore SGA, per predisporre l’organizzazione del lavoro, dovrà avere ben chiare le funzioni istituzionali dell’ufficio che presiede e delle esigenze prospettate nel PTOF (Piano triennale dell’offerta formativa).

Le aree di intervento degli Assistenti Amministrativi nell’Ufficio di Segreteria dell’istituzione scolastica si possono così sintetizzare come da organigramma.

Competenze delle varie aree

Area personale:

• Adempimenti legati alla stipula dei contratti di lavoro e all’assunzione in servizio del personale docente e ATA con contratto a tempo indeterminato e determinato (annuale e temporaneo);
• Periodo di prova del personale scolastico: adempimenti previsti dalla vigente normativa;
• Richiesta dei documenti di rito al personale scolastico neo assunto (autocertificazioni ecc);.
• Rilascio di certificati e attestazioni di servizio, alla luce delle recenti disposizioni;
• Autorizzazioni all’esercizio della libera professione;
• Decreti di congedo, aspettativa, astensione facoltativa e obbligatoria;
• Gestione e rilevazione delle assenze, permessi e ritardi;
• Richiesta delle visite fiscali per il personale assente per motivi di salute;
• Trasmissione delle istanze per riscatto dei periodi lavorativi ai fini pensionistici e della buonuscita;
• Inquadramenti retributivi;
• Riconoscimento dei servizi pre-ruolo e ricongiunzione dei servizi prestati;
• Procedimenti disciplinari;
• Procedimenti pensionistici (collocamento a riposo, dimissioni e proroga della permanenza in servizio);
• Adempimenti per trasferimenti, assegnazioni e utilizzazioni provvisorie del personale;
• Pratiche per la concessione dei prestiti INPS ex gestione INPDAP e cessione del quinto dello stipendio;
• Rilevazione dell’anagrafe delle prestazioni dei dipendenti della Pubblica Amministrazione alla luce delle recenti disposizioni;
• Adempimenti relativi alla gestione amministrativa degli insegnanti di religione;
• Tenuta dei fascicoli personali;
• Tenuta del registro delle assenze e dello stato personale dei dipendenti;
• trasmissione contratti di lavoro ecc.

Area alunni:

• Iscrizione studenti/supporto alle famiglie alla luce recenti disposizioni normative;
• nulla osta per il trasferimento degli alunni;
• Adempimenti previsti per gli esami di Stato o integrativi;
• supporto pagelle on-line;
• Certificati e attestazioni varie, secondo la recente normativa;
• Diplomi di licenza, qualifica e maturità;
• Adempimenti previsti per l’esonero delle tasse scolastiche e la concessione di buoni libro o borse di studio;
• Adempimenti previsti in caso di infortuni alunni;
• Rilevazione delle assenze degli studenti e supporto ai docenti per il registro informatico;
• Tenuta dei fascicoli e predisposizione dei registri di classe, alla luce recenti disposizioni normative;
• Rilevazioni e statistiche, cosi come richieste da ogni organo superiore,
• Viaggi d’istruzione;
• Organici;
• Rapporto con le famiglie.

Area protocollo/affari generali:

• Tenuta del registro del protocollo;
• Archiviazione degli atti e dei documenti;
• Tenuta dell’archivio e catalogazione informatica;
• Gestione Segreteria Digitale e quanto previsto dal Codice Amministrazione Digitale.

Area magazzino:

• Custodia, verifica e registrazione delle entrate e delle uscite del materiale e delle derrate in giacenza in magazzino;
• Tenuta della contabilità di magazzino;
• Tenuta dei registri di magazzino e del facile consumo;
• Predisposizione pratiche acquisti e relativi adempimenti di legge, alla luce delle nuove disposizioni di legge in riferimento a Consip e mercato elettronico della P.A.;
• Relazioni con Comune e Provincia per gestione immobile e utenze.

Area Patrimonio:

• Gestione dei beni patrimoniali;
• Tenuta degli inventari dei beni immobili, di valore storico-artistico, dei libri e materiale bibliografico e dei beni mobili;
• Discarico inventariale;
• Adempimenti inerenti il passaggio di consegne tra consegnatari dei beni;
• Vendita beni da scaricare.

Area contabile:

• Liquidazione delle competenze mensili, dei compensi accessori per le ore eccedenti l’orario di servizio spettanti ai docenti di ruolo e non di ruolo (cedolino unico);
• Liquidazione delle indennità varie da corrispondere al personale (cedolino unico);
• Liquidazione degli incarichi affidati agli esperti esterni e pagamento delle fatture ai fornitori;
• Liquidazione delle retribuzioni mensili al personale supplente (cedolino unico);
• Liquidazione compensi per ferie non godute (attuazione nuove disposizioni);
• Adempimenti fiscali, erariali e previdenziali;
• Stesura delle denunce dei contributi INPS mensili e annuali;
• Stesura delle certificazioni fiscali (modello CUD);
• Riepilogo delle ritenute fiscali operate e versate (modello 770, modello IRAP);
• Comunicazione alla Ragioneria territoriale dello Stato per eventuali conguagli fiscali del personale scolastico (oneri versati dalle scuole-cedolino unico).

Area Finanziaria:

• Elaborazione e predisposizione del programma annuale;
• Elaborazione, predisposizione e conservazione del conto consuntivo agli atti della scuola, corredato degli allegati e della delibera di approvazione;
• Emissione e conservazione dei mandati di pagamento e delle reversali d’incasso;
• Adempimenti inerenti l’attività negoziale dell’istituzione scolastica;
• Adempimenti connessi ai progetti previsti dal POF;
• Adempimenti connessi ai corsi/progetti comunitari (IFTS, PON, FSE, FESR);
• Variazioni di bilancio;
• Adempimenti connessi alla verifica di cassa;
• Tenuta del partitario delle entrate e delle spese;
• Tenuta del registro dei residui attivi e passivi;
• Tenuta del giornale di cassa;
• Tenuta del registro del conto corrente postale;
• Tenuta del registro delle minute spese;
• Tenuta del registro dei contratti stipulati dall’istituzione scolastica;
• Tenuta della documentazione inerente l’attività contrattuale e rilascio delle copie relative;
• Tenuta delle scritture contabili relative alle attività per conto terzi;
• Rilascio dei certificati di regolare prestazione per la fornitura di servizi periodici risultanti da appositi contratti;
• Tenuta dei verbali dei revisori dei conti e adempimenti relativi.

La costituzione dei gruppi di lavoro

L’aspetto fondamentale della nuova organizzazione del lavoro nei vari settori, a seconda dell’impegno richiesto, è il superamento dell’individualismo; il gruppo, che comprende operatori con le stesse qualifiche (è questo il caso dell’ufficio di segreteria), è il presupposto per il successo organizzativo. Il gruppo deve essere guidato in modo corretto, e quindi grande importanza è data al coordinamento. Diventa allora indispensabile che il Direttore SGA conosca le dinamiche di gruppo in generale e quelle del gruppo di lavoro in particolare.

È determinante inoltre che il Direttore SGA individui come incarichi specifici i coordinamenti per le varie aree dell’ufficio e li assegni a individui in grado di operare positivamente con competenza ed efficacia.

Nell’individuazione di questo personale è necessario che il Direttore SGA privilegi chi per capacità e competenza possa essere riconosciuto in quel ruolo dagli altri operatori.

In sintesi all’interno di un gruppo di lavoro devono svilupparsi le seguenti azioni:

1. realizzazione di un’organizzazione che facilita il raggiungimento degli obiettivi;
2. evidenziazione della flessibilità che risponde adeguatamente a situazioni diverse;
3. sviluppo di un’energia che “coagula” la creatività di ciascun membro facilitando la soluzione di problemi.

Grande strategia rivestono nella condivisione delle attività del gruppo le riunioni di lavoro, che devono avere una programmazione precisa sia nei tempi che nelle modalità di gestione.

La formazione

Il ruolo della formazione digitale nell’ambito della Legge 107/2015 (La Buona scuola), è centrale; infatti essa ha introdotto percorsi formativi obbligatori per tutto il personale della scuola, dai docenti allo staff amministrativo, dai dirigenti ai direttori dei servizi. Il Piano Nazionale Scuola Digitale (PNSD) nelle sue 35 azioni declina i vari ambiti di formazione che ciascuna componente del variegato universo educativo della scuola italiana deve percorrere, definendo temi, e finalità, con azioni ad hoc per ciascun gruppo di destinatari.

Per il personale amministrativo si tratta di un percorso di 36 ore di formazione (tabella 1) finalizzato alla conoscenza del PNSD, dedicando un approfondimento particolare alle azioni Digitalizzazione amministrativa della scuola, Registro elettronico, Strategia “Dati della scuola”.

La formazione è determinante per la crescita professionale degli operatori inseriti nel contesto scolastico.

La Legge 107/2015, oltre al PNSD, prevede per gli Assistenti Amministrativi corsi di formazione organizzati dalle Scuole Polo di Ambito per la formazione presenti in ogni Regione legati agli argomenti riportati in tabella 2.

La formazione per il primo anno 2016/2017 si è conclusa con ottimi risultati di partecipazione e gradimento dei corsisti. Sarà importante prevedere tali interventi annualmente per raggiungere con la formazione tutti gli operatori inseriti nell’Ufficio di Segreteria.

La sostituzione del Direttore SGA

Le norme contenute nel CCNL 2006-2009 in merito a tale esigenza sono:

• l’art. 47, il quale prevede che: «I compiti del personale ATA sono costituiti: a) dalle attività e mansioni espressamente previste dall’area di appartenenza; b) da incarichi specifici che nei limiti delle disponibilità e nell’ambito dei profili professionali, comportano l’assunzione di responsabilità ulteriori, e dallo svolgimento di compiti di particolare responsabilità, rischio o disagio, necessari per la realizzazione del piano dell’offerta formativa, come descritto dal piano delle attività»;
• l’art. 50, comma 4, come modificato dalla sequenza contrattuale del 25/07/2008: «il titolare della posizione è tenuto alla sostituzione del Dsga per l’area amministrativa»;
• l’art. 56, comma 4: «Il Dsga è sostituito, nei casi di assenza, dal coordinatore amministrativo che, a sua volta è sostituito secondo le vigenti disposizioni in materia di supplenze. Fino alla concreta e completa attivazione del profilo di coordinatore amministrativo, il Dsga è sostituito dall’assistente amministrativo con incarico conferito ai sensi dell’art. 47» e comma 5: «In caso di assenza del Dsga dall’inizio dell’anno scolastico, su posto vacante e disponibile, il relativo incarico a tempo determinato verrà conferito sulla base delle graduatorie permanenti».

In sintesi, gli articoli del Contratto nazionale prevedono i presupposti che ricorrono in caso di assenza del Direttore SGA, il quale può essere sostituito dal Coordinatore amministrativo (profilo mai attivato), dall’assistente amministrativo, in base alle posizioni economiche ricoperte e con conferimento d’incarico specifico (dietro disponibilità).

In aggiunta alle norme contrattuali è intervenuta anche la nota 9067 dell’8/10/2010, la quale ha precisato che non sussiste uno specifico obbligo di sostituzione in capo alla 2a posizione economica su posto vacante per l’intero anno scolastico, ma solo per sostituzione temporanea.

In base all’art. 47, comma 3 CCNL: «L’attribuzione degli incarichi, di cui al comma 1 lettera b) è effettuata dal Dirigente scolastico, secondo le modalità, i criteri e i compensi definiti dalla contrattazione di istituto nell’ambito del piano delle attività». È, dunque, la contrattazione d’Istituto che stabilisce i criteri per l’assegnazione dell’incarico di sostituzione, in base alle posizioni giuridiche di cui si è beneficiari.

L’incarico di sostituzione del DSGA su posto disponibile (per malattia, ferie) deve essere attribuito all’Assistente Amministrativo titolare di 2a posizione economica, trattandosi di sostituzione temporanea (vedere nota MIUR, di cui sopra). In assenza di beneficiari di 2a posizione economica all’interno dell’Istituzione scolastica, tale incarico può essere conferito all’Assistente Amministrativo titolare di 1a posizione economica, che ne fa richiesta, ovvero all’aspirante disponibile in base all’art. 47 del CCNL.

Qualora vi fossero più aspiranti aventi titolo all’interno della medesima Istituzione scolastica, disponibili al conferimento della sostituzione (sia su posti disponibili che su posti vacanti e/o disponibili) e con gli stessi requisiti di partenza (ad esempio, 2a posizione economica, oppure solo aspiranti senza posizione economica) è sempre nella competenza della contrattazione d’Istituto stabilire i criteri per l’assegnazione dell’incarico, integrando e/o aggiungendo quanto già stabilito, in via generale, dalla contrattazione nazionale (CCNI) e regionale decentrata (CCNR).

Fermo restando l’autonomia delle parti negoziali, tali criteri debbono rispondere a requisiti di trasparenza, imparzialità e ragionevolezza. A titolo di esempio, potrebbero essere indicati in modo graduato: l’esperienza di sostituzione maturata nella stessa scuola (vale a dire la continuità del servizio) e quella su altre scuole; il titolo specifico previsto dal profilo (laurea specifica); il superamento del concorso di mobilità professionale sul profilo DSGA; eventuali corsi di formazione ecc.

Necessaria la modifica del profilo professionale dell’Assistente Amministrativo

Come abbiamo detto all’inizio di questa piccola trattazione sulla figura dell’Assistente Amministrativo, la declinazione del suo profilo professionale è altamente riduttiva e andrebbe assolutamente modificata.

In primo luogo andrebbe attivata la figura del Coordinatore amministrativo nella quale far transitare l’attuale Assistente Amministrativo. Tale modifica è necessaria considerato che ormai il lavoro svolto all’interno della segreteria scolastica, nelle varie aree, alla luce delle molteplici nuove incombenze poste a carico dell’Assistente Amministrativo, è una attività complessa e che implica una grande autonomia gestionale.

Bisognerebbe riconoscere all’Assistente Amministrativo responsabilità diretta e autonomia operativa nella definizione e nell’esecuzione delle pratiche elaborate nelle varie aree di competenza, con la sottoscrizione delle stesse e con rapporti diretti con l’utenza.

Inoltre, va riconosciuta per questa figura l’attività tutoriale e di formazione nei confronti del personale neo assunto e di quello che presenta conoscenze e preparazione inferiori rispetto a quelle necessarie per il lavoro nella segreteria scolastica.

Il titolo di studio richiesto attualmente è il diploma di Scuola Secondaria Superiore. Tuttavia bisognerebbe aggiungere qualche ulteriore caratteristica che l’Assistente Amministrativo dovrebbe possedere, competenze e soft skills necessarie per un lavoro di responsabilità. Ad esempio:

• precisione e ordine;
• dimestichezza con il computer, programmi di scrittura e catalogazione, e accessori tecnologici;
• attenzione alla formazione continua, essere pronti a dover conoscere tutte le ultime normative e le procedure burocratiche;
• capacità di comunicazione e di lavorare in gruppo.

Si confida nel prossimo rinnovo contrattuale per la revisione dei profili professionali del personale ATA per cercare di allineare, dopo 10 anni di silenzio, le tante nuove competenze e responsabilità assunte da questi operatori alla declinazione del proprio profilo professionale.