Procedure operative per le supplenze temporanee

Come spesso avviene, l’introduzione delle tecnologie presenta innegabili aspetti positivi di standardizzazione e velocizzazione delle procedure, ma comporta anche alcuni piccoli disagi se la rotta che si percorre non è per tutti la stessa e soprattutto se la velocità del percorso non è mantenuta in modo uniforme.

Nelle procedure informatiche di accertamento delle disponibilità e convocazione dei supplenti, vi sono alcune condizioni necessarie che devono verificarsi affinché il sistema funzioni a dovere, e purtroppo non sono sempre garantite, come ad esempio:

1. immediata comunicazione al sistema informativo del MIUR (portale SIDI) da parte delle scuole dei contratti che sono stati stipulati, delle effettive assunzioni in servizio dei supplenti, delle eventuali sanzioni (decadenze) erogate in conseguenza a comportamenti previsti dal regolamento;
2. possibilità continuativa degli aspiranti supplenti di accedere al proprio indirizzo di posta elettronica e/o di essere contattabili via telefono;
3. funzionamento regolare del sistema informativo;
4. preferibilmente, conoscenza anticipata delle assenze del personale.

Come avviene la sostituzione

Quando una scuola prende atto delle necessità di sostituire un docente/ATA assente, deve innanzi tutto accertarsi che:

1. vi siano insegnanti/ATA disponibili a sostituire il collega assente, eventualmente anche in orario aggiuntivo, con oneri a carico del fondo di istituto. In tal caso, è opportuno predisporre una comunicazione di servizio in cui si esplicitano tempi e modalità della sostituzione (vedi modello);
2. si debba attivare la procedura di reclutamento dell’insegnante/ATA supplente, in base alle disposizioni regolamentari e ministeriali in materia (in primis, Regolamento sulle supplenze docenti D.M. 131 del 13/06/2007 e ATA D.M. 430 del 13/12/2000, oltre al D. M. n. 62 del 13/07/2011 – Rinnovo graduatorie di Circolo/Istituto).

Nel caso b il procedimento da seguire è il seguente: visualizzare la graduatoria da cui attingere e convocare un certo numero di aspiranti a supplenze (fino a 10) inviando email accompagnate da sms sul telefono cellulare (sistema Vivi Facile). La procedura consente alla scuola di impostare data e ora entro le quali devono pervenire le risposte dei supplenti, in una delle forme indicate dalla scuola stessa (telefono, fax, email). Vanno innanzi tutto verificate eventuali situazioni di convocabilità o meno dei supplenti e/o di eventuali sanzioni in cui siano incorsi, secondo i seguenti criteri:

1. il supplente privo di rapporto di lavoro va sempre interpellato;
2. il supplente con contratto di lavoro con orario completo fino al termine delle lezioni non va interpellato;
3. il supplente con contratto di lavoro di durata temporanea con orario completo va interpellato nel caso in cui gli si offra (prima del 30 aprile) una supplenza fino al termine delle lezioni;
4. il supplente con contratto con orario ridotto ha diritto al completamento di orario e quindi va interpellato, considerando limiti e condizioni previsti dall’art. 4 del Regolamento (max 3 sedi scolastiche e max 2 comuni, tenendo presente il criterio della facile raggiungibilità). Il diritto al completamento si deve garantire (per insegnamenti o profili della stessa tipologia) anche frazionando l’orario della supplenza offerta, purché si salvaguardi l’unicità dell’insegnamento nella classe e nelle attività di sostegno. Non ha diritto al completamento d’orario con supplenze temporanee conferite utilizzando le graduatorie di istituto l’aspirante che ha volontariamente optato per un contratto con orario ridotto (in presenza di posti con orario intero) all’atto delle nomine annuali;
5. è consentito lasciare una supplenza temporanea per accettarne un’altra fino all’avente diritto sui posti di sostegno;
6. è sempre consentito lasciare una supplenza conferita fino all’avente diritto per accettarne una conferita a titolo definitivo;
7. è sempre consentito lasciare una supplenza conferita utilizzando le graduatorie di istituto per accettarne un’altra conferita dall’utilizzo delle graduatorie permanenti;
8. la rinuncia alla supplenza è sanzionabile solo per chi è totalmente inoccupato al momento della convocazione.

In tutti gli altri casi in cui si verifichi una anche parziale sovrapposizione di una supplenza già in atto con quella che si intende conferire, l’interessato non deve essere interpellato, in quanto l’accettazione della nuova supplenza comporterebbe l’abbandono di quella già in atto, con le conseguenze previste dall’art. 8 lett. b punto 3 del Regolamento (perdita della possibilità di accettare altre supplenze in tutte le scuole della provincia per tutto l’anno scolastico). 

Si accede quindi al portale SIDI > I tuoi servizi > Reclutamento Personale Scuola > Convocazioni > Seleziona contesto > Istituto di riferimento > Filtro candidati.

Il filtro consente di scegliere, tra l’altro: Anno di riferimento, Graduatoria, Tipo Posto,  Fascia (dalla 1 alla 3), Posizione, Numero posizioni da visualizzare, Priorità su supplenze fino a 10 giorni, Ricerca.

Una volta visualizzato l’elenco e individuati i candidati da convocare, si selezionano le righe corrispondenti e si seleziona il tasto Convoca.

Il sistema visualizzerà i dati della scuola che convoca, della sua mail, l’elenco dei destinatari, il testo del messaggio che si trasmette.

Se il servizio sms non è attivo, gli aspiranti a supplenze compresi nell’elenco saranno contattati solo via mail. In ogni caso, il sistema dà notizia dell’esito delle convocazioni:

A questo punto, non rimane che attendere l’esito della proposta, che potrà essere accettata o rifiutata.

Gli inconvenienti

Secondo il D.M. 62 del 13/07/2012, art. 10 comma 3: «L’utilizzazione di tale procedura da parte delle scuole preliminarmente ad ogni attività di interpello degli aspiranti è tassativa, ai fini di ogni possibile risparmio di attività superflue nei riguardi di aspiranti non in condizione di accettare la supplenza stessa per il periodo necessario».

Sappiamo che non basta adottare una norma perché questa sia immediatamente e completamente applicabile: a volte infatti possono verificarsi inconvenienti dovuti a intralcio delle linee telefoniche o malfunzionamento del sistema, che causano incertezze e ritardi nell’individuazione dell’avente titolo. In questo caso (FAQ Vivi Facile n. 3) «l’unica soluzione possibile per assicurare tempestività nel caso in cui siano presenti errori nell’invio dei messaggi, SMS o e-mail, è la convocazione tradizionale, che rimane affiancata alla nuova modalità operativa».

Tradizionalmente dunque le scuole si avvarranno della cara, vecchia, tempestiva e sicura telefonata (leggasi fonogramma), da annotare scrupolosamente su apposito registro, che può essere predisposto secondo un semplice schema (vedi allegato).

È appena il caso di evidenziare l’importanza di una fedele e formale registrazione delle telefonate nel registro dei fonogrammi, al fine di evitare incertezze nella assegnazione delle supplenze e possibili contestazioni al riguardo. 

La durata delle supplenze

Pur tenendo presente che l’utilizzo della procedura Vivi Facile è previsto per ogni tipologia di supplenza, le modalità di convocazione, come chiarito dal D.M. n. 62 del 13/07/2011, si differenziano in relazione alla durata della supplenza:

1. supplenze fino a 10 giorni nella scuola dell’infanzia e nella primaria: convocazione prioritaria agli aspiranti che hanno dichiarato la loro disponibilità ad accettare supplenze di tale durata. In questo caso, posto che – generalmente – si tratta di assenze non prevedibili che richiedono spesso l’immediata sostituzione del titolare assente, si utilizza il telefono/fonogramma, sistema di convocazione che utilizza il recapito di telefono cellulare e/o fisso. In caso di mancata risposta del supplente al fonogramma, si procede con lo scorrimento della graduatoria. Se nessuno ha accettato la supplenza durante la fascia di reperibilità, dalle ore 9.00 alle ore 10.00 possono essere riviste eventuali situazioni rimaste in sospeso (nessuna risposta da parte dell’interpellato) e la supplenza può essere attribuita al primo aspirante disponibile. Nel caso in cui l’assenza si prolunghi per un ulteriore periodo non superiore a 10 giorni, rimane confermato l’insegnante già in servizio; in caso contrario (assenza superiore a 10 giorni) si procede a individuare un altro supplente mediante normale scorrimento della graduatoria;
2. supplenze da 11 a 29 giorni: si scorre normalmente la graduatoria; può esserci un preavviso telefonico, ma la procedura da seguire è quella dell’interpello Vivi Facile;
3. supplenze pari o superiori a 30 giorni: la proposta di assunzione deve essere trasmessa con un preavviso di almeno 24 ore (ridotte rispetto ai due giorni previsti dal D.M. 131/2007) rispetto al termine utile per la risposta e con ulteriore termine di almeno 24 ore per la presa di servizio. Pur essendo prevista anche in questo caso la convocazione di Vivi Facile, in caso di impossibilità ad accedere alla piattaforma si fa riferimento alle modalità precedenti: «Per le supplenze che si preannunciano di durata non inferiore a trenta giorni la proposta di assunzione deve essere effettuata, comunque, per telegramma o per SMS con avviso di ricezione o tramite e-mail, con avviso di ricezione, all’indirizzo di posta elettronica» (D.M. 131 del 13/06/2007 – art. 11 comma 4).

La proposta di assunzione trasmessa a più aspiranti «può essere positivamente riscontrata, oltre che con la presenza dell’aspirante nel giorno e ora indicati nella convocazione, anche con l’accettazione telegrafica o via fax che pervenga entro i medesimi termini; in quest’ultimo caso l’aspirante, ove la scuola gli comunichi telefonicamente che risulta destinatario della supplenza, deve tassativamente assumere servizio entro 24 ore da quest’ultima comunicazione» (ibidem, comma 6). 

I controlli

Al momento della costituzione del primo rapporto di lavoro (nel periodo di durata delle graduatorie) la scuola interessata procede al controllo delle dichiarazioni rese e alla verifica del punteggio attribuito, facendo esplicita richiesta alla scuola che ha gestito la domanda dell’aspirante. Il Dirigente scolastico effettua il controllo e rilascia al supplente apposita certificazione dell’avvenuta verifica e conferma (o meno) il punteggio spettante; il supplente, a sua volta, consegnerà copia di tale certificazione a tutte le scuole con le quali lavorerà (vedi allegato).

Qualora si verifichi, invece, una mancata corrispondenza tra quanto dichiarato dal supplente nella domanda di inclusione in graduatoria e quanto accertato in sede di controllo («consultando direttamente gli archivi dell’amministrazione certificante ovvero richiedendo alla medesima, anche attraverso strumenti informatici o telematici, conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da questa custoditi» – art. 71 c. 2 DPR 445/2000) il Dirigente scolastico cui era stata indirizzata la domanda ridetermina il punteggio e la posizione assegnati al supplente e ne dà immediata comunicazione al sistema informativo.

Qualora il supplente avesse già sottoscritto contratti precedenti illegittimamente (in base ad un punteggio non spettante), il servizio prestato di fatto è tutelato nel suo contenuto economico e previdenziale, ma non può essere valutato ai fini giuridici (per l’attribuzione di punteggio) anche in funzione di ulteriori sviluppi di carriera (vedi Consiglio di Stato, sentenza n. 7604/2009: Servizio prestato in base a titolo illegittimo – rapporto di fatto – irrilevanza giuridica).

Ai sensi del D.M. 62 del 13/7/2011 art. 8 comma 4, il supplente che ha reso dichiarazioni non corrispondenti a verità è escluso dalle graduatorie, per tutto il periodo della loro vigenza e incorre in precise responsabilità penali.

È appena il caso di sottolineare l’importanza di procedere ai controlli in modo sistematico e tempestivo, al fine di evitare che vengano resi servizi non validi ai fini giuridici, che non sempre risultano poi di immediata visibilità e riscontro, atteso che i contratti stipulati mediante il sistema informativo Miur non possono essere modificati a posteriori distinguendo il loro valore giuridico da quello economico e certificano automaticamente il servizio del supplente. Quando si costituisce il primo rapporto di lavoro si verifica anche la situazione del casellario giudiziale (vedi modello di richiesta). 

Il contratto di supplenza

Con l’attuazione del progetto di dematerializzazione, a seguito del “Protocollo di colloquio informatico” sottoscritto tra Miur e Mef, i contratti sono stipulati, registrati e messi in pagamento esclusivamente in formato digitale, mentre gli originali cartacei restano solo in possesso dei contraenti, il supplente e il Dirigente scolastico (per l’inserimento nel fascicolo personale dell’interessato).

In particolare, sono trasmessi per via telematica alla Ragioneria Territoriale dello Stato per i controlli e alla Direzione Territoriale Economia e Finanze per il pagamento i seguenti contratti:

• supplenza breve e saltuaria (codice N01);
• servizio annuale (codice N02);
• servizio temporaneo fino al termine delle attività didattiche (codice N11);
• supplenza fino alla nomina dell’avente diritto Legge 449/1997 art. 40 (codice N14);
• supplenza per ore aggiuntive (codice N21);
• proroga del servizio dopo il 30 giugno (codice N22);
• supplenza per sostituzione di personale in congedo di maternità (codice N15);
• supplenza breve con contestuale astensione obbligatoria (codice N17).

Il procedimento avviene tramite il portale SIDI > Area riservata > I tuoi servizi al quale il personale di segreteria accede con propri userId e password. I passaggi successivi sono i seguenti:

• Fascicolo Personale Scuola > Gestione assunzioni a tempo determinato > Supplenze brevi e maternità > Acquisire supplenze;
• completare i campi con i dati anagrafici del dipendente e cliccare Ricerca;
• inserire Tipo di personale (docente infanzia, primaria, ATA ecc.);
• Tipo di servizio (codificato);
• Classe di concorso (per docenti scuola secondaria: O = Ordinaria, I = Interna);
• Codice meccanografico della sede di servizio;
• Tipo di posto (NN = Normale, EH = sostegno psicofisici);
• Data di inizio e Data di fine supplenza;
• Ore settimanali (es. 18/24/25/36);
• cliccare Gestire contratto e inserire numero di protocollo e data individuazione;
• cliccare Fine contratto.

A questo punto il Dirigente scolastico accede alla medesima procedura con le proprie credenziali, seleziona il contesto di riferimento (Istituto Scolastico), seleziona Gestione Flussi MEF, ricerca i contratti da validare e li Convalida utilizzando la propria firma digitale. è importante utilizzare correttamente le firme digitali, evitandone un uso improprio.

L’assistente amministrativo riaccede con le proprie credenziali utente, rifacendo nuovamente lo stesso percorso (Fascicolo Personale scuola > Assunzioni gestione corrente > Assunzioni a tempo determinato > Gestione flussi MEF > Trasmettere contratti) cerca i contratti da trasmettere, inserisce il flag e clicca il tasto Trasmetti.

Successivamente si procede alla stampa di due copie dei contratti (Ricerca per nominativo supplente > ricerca contratti > Stampa) e si verifica che la trasmissione on-line sia andata a buon fine (Interrogare stato avanzamento flussi), verificando e rettificando gli eventuali contratti “Sospesi”.

I contratti, come le graduatorie di istituto, vanno pubblicati all’Albo on-line dell’Istituzione scolastica, nell’area Amministrazione Trasparente, indicando tutti i dati necessari ad attestare la correttezza del procedimento (individuazione supplente e caratteristiche del contratto).

All’atto della stipula del contratto, e con modalità e tempi diversi da Regione a Regione, vanno inoltrate le comunicazioni obbligatorie ai Centri per l’Impiego competenti per territorio. Per agevolare qualsiasi genere di controllo sulla completezza del percorso effettuato, è consigliabile integrare il registro dei contratti con le specifiche dei procedimenti ad essi correlati (vedi facsimile).

Esempio

• Sezione Albo on-line: Contratti
• Numero e data protocollo: n. 2035 del 12 dicembre 2013
• Identificazione supplente: Ins. _________________, inserito nella graduatoria di istituto EE al posto n. _____ con punti ______
• Descrizione dell’atto: Contratto di lavoro a tempo determinato/supplenza breve
• Qualifica: Insegnante scuola Primaria
• Tipo di contratto: supplenza breve e saltuaria
• Durata del contratto: dal 12 dicembre al 18 dicembre 2013
• Ore settimanali: 24/24
• Sede: Istituto Comprensivo di _________________
• Informazioni sull’originale (firmato digitalmente da _________________, depositato presso _________________)
• Responsabile del Procedimento: Direttore S.G.A. _________________
• Pubblicato il: 12 dicembre 2013