Abbiamo effettuato la ricognizione inventariale nella scuola, dopodiché è necessario compilare i modelli PV, secondo le linee guida.
È necessario riportare ogni bene trovato, anche quelli non inventariabili (tipo sedie, cattedre e libri con valore inferiore a 200 euro) per dare una visione realistica?
Inoltre, sui modelli è richiesto di indicare il valore aggiornato dei beni: questo valore si determina alla chiusura e riapertura dell’anno?
Le Linee guida che sono allegate, assieme alla modulistica, alla C.M. 4083 del 23/02/2021, costituiscono la principale normativa di riferimento per effettuare la ricognizione inventariale.
Può inoltre essere utile consultare la Circolare MEF n. 20 del 29/09/2021, che sarà nota anche al revisore ME, e la check-list allegata alla circolare MEF n. 26 del 18/09/2008.
Da tale check-list prendiamo spunto per alcuni passaggi preliminari alla revisione, indispensabili per verificarne il punto di partenza e i suoi presupposti imprescindibili, che sono:
- verificare la correttezza dell’ultimo verbale di passaggio consegne, dal quale deve risultare l’avvenuta effettuazione della ricognizione inventariale (il verbale deve essere firmato dal DSGA uscente, da quello subentrante, dal DS e dal Presidente del C.d.I.);
- accertare la corrispondenza dei valori iscritti negli inventari con quelli riportati nel conto del patrimonio dell’ultimo Conto consuntivo approvato (2020).
Da qui si parte per le operazioni di ricognizione, da cui deve risultare che ci sia (oppure no) tutto il materiale già iscritto negli inventari il cui valore totale è riportato nel Modello K del Conto consuntivo 2020 (oppure nel passaggio di consegne tra DSGA, se questo è avvenuto a settembre 2021).
A questo materiale va:
- aggiunto il materiale inventariabile acquistato nel 2021;
- tolto il materiale eventualmente scaricato dall’inventario durante il 2021;
- aggiunto l’eventuale materiale inventariabile non iscritto in inventario e non acquistato (vale a dire le sopravvenienze), avendo cura di stabilire che non si tratti di materiale di proprietà di altri soggetti (es. l’Ente locale) e che abbia, a giudizio della Commissione, un valore superiore a 200 euro.
Non si aggiunge all’inventario esistente il materiale rinvenuto che non ha le caratteristiche per essere inventariato (es. il cui valore non supera i 200 euro). A giudizio della Commissione, può essere iscritto nel registro dei beni durevoli, secondo le previsioni del regolamento interno dell’Istituto in materia di inventario (vedere eventualmente il Format 16 dell’Allegato B alla circolare 4083/2021).
È vivamente consigliabile rinvenire tutto il materiale già presente in inventario, poiché qualsiasi mancanza può essere imputata solo a furto o a cause di forza maggiore o – evenienza piuttosto antipatica – alla responsabilità di qualcuno che ne risponde in solido: le Linee guida infatti a pag. 23-33 sono chiare:
In caso di mancato rinvenimento di beni regolarmente iscritti in inventario, appurata la natura e il quantitativo degli stessi nonché le cause della deficienza, sarà obbligo del Dirigente procedere ai sensi dell’art. 33 del D.I. 129/2018 (adozione del provvedimento di discarico, con l’indicazione dell’obbligo di reintegro a carico di eventuali responsabili, recante in allegato, a seconda delle circostanze, copia della denuncia all’autorità di pubblica sicurezza per furto, documentazione circa eventi calamitosi ecc.).
Si procede poi ad eventuali sistemazioni contabili (per errori materiali) e infine alla rivalutazione dei beni, secondo le percentuali di ammortamento riportate in tabella 1 (vedi punto 4.1.6. Aggiornamento dei valori nelle Linee guida).
N.B. Qualora, per effetto dell’ammortamento, alcuni beni risultino avere un valore inferiore a 200 euro (addirittura 0 euro) vanno comunque mantenuti in inventario, se funzionanti e funzionali: a questo proposito le Linee guida (pag. 24, terz’ultimo capoverso) precisano infatti: «Nel caso in cui il valore di un bene risulti azzerato, perlopiù per effetto del suo completo ammortamento, lo stesso deve rimanere iscritto in inventario non costituendo tale azzeramento di per sé, motivo di discarico inventariale».
Una volta concluse le operazioni di ricognizione, le sistemazioni contabili e l’aggiornamento dei valori, potranno essere compilati i vari modelli previsti:
Modello PV/base, che deve essere sottoscritto da tutti i componenti della Commissione; va inoltre corredato, in relazione a ciascun inventario, dai seguenti modelli:
modello PV/1: recante l’elenco dei beni mobili, libri e materiale bibliografico, beni di valore storico artistico, veicoli e natanti, esistenti alla data di ricognizione e rinvenuti in sede di ricognizione, ivi inclusi quelli non ancora assunti in carico (All. 3);
modello PV/2: concernente l’elenco dei beni mobili, libri e materiale bibliografico, beni di valore storico artistico, veicoli e natanti, non rinvenuti o mancanti alla data di ricognizione (All. 4);
modello PV/3: riguardante l’elenco dei beni mobili, libri e materiale bibliografico, beni di valore storico artistico, veicoli e natanti, ritenuti non più utilizzabili o posti fuori uso per cause tecniche (All. 5);
modello PV/4: riguardante la descrizione delle operazioni svolte e degli esiti delle stesse relativamente ai beni immobili e valori mobiliari (All. 6) [modello che in genere non interessa le scuole].
Per ciascuna categoria avremo quindi le scritture come rappresentato in tabella 2.
Il nuovo inventario sarà compilato sulla base del Mod. PV/1 (All. 3), nel senso che tale modello riconcilia i dati presenti nelle scritture patrimoniali con quelli da iscriversi nei nuovi inventari. Un esempio per i beni mobili è rappresentato in tabella 3.
Si segnala l’importanza delle indicazioni di cui ai punti 4.1.9. Eliminazione dei beni dall’inventario e 4.1.10.Procedimento per il discarico inventariale: oltre a quanto già detto per i beni non rinvenuti o mancanti (Mod. PV/2), per i beni ritenuti non più utilizzabili (elencati al Mod PV/3) va avviato il procedimento di discarico, tenendo presente che essi devono ovviamente restare iscritti in inventario sino al completo perfezionamento del discarico e, quindi, se l’operazione non è stata conclusa entro il 31 dicembre 2021, risulteranno inclusi anche nel nuovo inventario.
