Il MIUR ha recentemente diffuso la nota 10719 del 21/03/2017 con la quale il Garante per la protezione dei dati personali ha fornito indicazioni circa la corretta elaborazione del cd. “documento del 15 maggio”, con riferimento in particolare all’indebita diffusione dei dati personali degli studenti.
Si tratta del documento che i consigli di classe sono chiamati ad elaborare, entro appunto il 15 maggio di ogni anno, per consentire alla commissione degli esami di Stato del II ciclo di predisporre la terza prova a carattere pluridisciplinare.
Il documento esplicita i contenuti, i metodi, i mezzi, gli spazi ed i tempi del percorso formativo, nonché i criteri, gli strumenti di valutazione adottati e gli obiettivi raggiunti.
Ciascun consiglio può, inoltre, aggiungere ogni altro elemento ritenuto significativo ai fini della svolgimento degli esami.
Il documento deve poi essere immediatamente affisso all’albo dell’istituto e consegnato in copia a ciascun candidato. Chiunque abbia interesse può estrarne copia.
Secondo quanto riporta il Garante, nella prassi, anche sulla base di specifici modelli predisposti da alcune scuole, taluni anche reperibili in rete, il documento viene redatto riportando dati personali riferiti agli studenti.
Dall’elenco nominativo degli studenti appartenenti alle ultime classi, ad ulteriori informazioni anagrafiche o relative al rendimento scolastico, numerosi documenti vengono redatti con annesse numerose informazioni personali riferite agli studenti.
Per effetto, poi, dell’art. 32, comma 1 della Legge 18/06/2009 n. 69, sovente i documenti così redatti vengono pubblicati, invece che all’albo dell’istituto, sui sito internet istituzionale della scuola, nonché indicizzati nelle rete.
Tale prassi piuttosto comune non risulta conforme alla disciplina in materia di protezione dei dati personali. Innanzitutto perché non vengono rispettati i principi di necessità e proporzionalità. Infatti, i dati personali dovrebbero essere trattati solo se la finalità del trattamento non è ragionevolmente conseguibile con altri mezzi. Quando necessari per il perseguimento di specifiche finalità, i dati trattati devono, in ogni caso, essere solo quelli effettivamente pertinenti e non eccedenti per il perseguimento di tali scopi.
Risulta, quindi illecito il trattamento di dati eccedenti rispetto alla finalità, intendendosi per tali quelli in assenza dei quali il titolare del trattamento riesce comunque a conseguire utilmente gli obiettivi prefissati.
In tale quadro, il Codice dispone specifiche regole per la diffusione di dati personali (diversi da quelli sensibili e giudiziari), da parte di soggetti pubblici e privati.
Nel rispetto dei richiamati principi di necessità e proporzionalità, i soggetti pubblici possono diffondere dati personali solo se tale operazione di trattamento risulta ammessa da una norma di legge o di regolamento.
Fatte queste premesse, il Garante ha precisato che a fronte di specifici obblighi normativi che impongono la diffusione di atti o documenti amministrativi, le p.a., prima di mettere a disposizione sui propri siti web istituzionali atti e documenti amministrativi contenenti dati personali, devono verificare che sia espressamente previsto l’obbligo di pubblicare anche dati personali, ovvero valutare, caso per caso, se tale diffusione sia effettivamente necessaria rispetto alle finalità sottese alla diffusione del documento.
Pertanto, secondo l’Autorità, non è necessario fornire alla commissione esaminatrice dati personali riferiti agli studenti in un documento finalizzato ad orientare tale commissione nella redazione del testo della terza prova che sia il più adeguato possibile agli studenti esaminandi.
Il senso del documento è infatti quello di mettere in evidenza il percorso didattico e formativo di ciascuna classe, prescindendo dalle peculiarità dei singoli elementi che la compongono.
«Lo stesso dato normativo, nonché le successive indicazioni ministeriali al riguardo, non lasciano margini a un’interpretazione estensiva circa il contenuto del documento tale da comprendere anche riferimenti ai singoli studenti, risultando quindi priva del necessaria fondamento normativo la diffusione di un documento così redatto».
