Il MI, con nota 26810 del 9/11/2020, fornisce indicazioni ai revisori dei conti, utili anche però per le istituzioni scolastiche, in merito ai controlli di regolarità amministrativp-contabile.
La nota ricorda che gli articoli 51 e 52 del D.I. 129/2018 prevedono espressamente la possibilità per i revisori di assolvere le proprie funzioni mediante l’uso di strumenti informatici, anche per la trasmissione e ricezione di atti e documenti e per gli scambi di comunicazioni. Al fine di favorire il confronto fra revisori e scuole, può anche essere utile organizzare video-conferenze tramite appositi applicativi dedicati e gratuiti.
Quanto sopra anche tenendo conto del fatto che il DPCM 3 novembre prevede che, nelle aree del territorio nazionale caratterizzate da uno scenario di massima gravità e da un livello di rischio alto (zone rosse): “i datori di lavoro pubblici limitano la presenza del personale nei luoghi di lavoro per assicurare esclusivamente le attività che ritengono indifferibili e che richiedono necessariamente tale presenza, anche in ragione della gestione dell'emergenza; il personale non in presenza presta la propria attività lavorativa in modalità agile”.
E inoltre che “Nelle pubbliche amministrazioni, tenuto conto dell'evolversi della situazione epidemiologica, ciascun dirigente: a) organizza il proprio ufficio assicurando, su base giornaliera, settimanale o plurisettimanale, lo svolgimento del lavoro agile nella percentuale più elevata possibile, e comunque in misura non inferiore a quella prevista dalla legge, del personale preposto alle attività che possono essere svolte secondo tale modalità,
compatibilmente con le potenzialità organizzative e l’effettività del servizio erogato”.
Sulla base di quanto sopra, pertanto, il MI dispone che:
- sono sospese le visite dei revisori presso le istituzioni scolastiche, in quanto non si individuano attività indifferibili da rendere in presenza;
- le verifiche ed i controlli di competenza dei revisori, la trasmissione e la ricezione della relativa documentazione dovranno avvenire mediante l'uso di strumenti informatici;
- la pianificazione delle visite annuali dovrà essere riprogrammata in funzione delle indicazioni fornite nella presente nota e tenuto conto altresì delle specifiche esigenze organizzative delle istituzioni scolastiche.
Per garantire la tracciabilità dei controlli effettuati, tutte le attività svolte dai revisori dei conti, anche tramite video-conferenza, devono essere indicate nel verbale che si andrà a redigere. La modalità di svolgimento della riunione dei revisori dei conti dovrà essere riportata nelle premesse del verbale redatto in questo periodo di emergenza, con l’indicazione che “il verbale è redatto all’atto della situazione di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da Covid-19 e, pertanto, a seguito di controllo a distanza mediante l’uso di strumenti informatici”.
Per ciò che concerne la formalizzazione dei verbali sull’applicativo Athena, entrambi i revisori sono abilitati alla compilazione degli stessi, ma la medesima può essere effettuata da un solo revisore alla volta. Pertanto, prima di formalizzare tali verbali sull’applicativo con la relativa protocollazione, che dà avvio ai controlli previsti da parte della Ragioneria territoriale dello Stato competente, le bozze dei verbali dovranno essere previamente condivise da entrambi i revisori.
A titolo esemplificativo, al termine delle attività svolte in video-conferenza, finita la stesura del verbale, il revisore che ha inserito i dati chiude il collegamento per consentire all’altro revisore di leggere l’ultima bozza salvata. Una volta condiviso il verbale (che in caso di disaccordo tra i due revisori indicherà le relative motivazioni) uno dei due revisori procederà alla protocollazione ed invierà il verbale protocollato all’istituzione scolastica e, per conoscenza, all’altro revisore, con l’indicazione che la firma sul verbale sarà effettuata in presenza, nella prima riunione utile.
