Sul sito della Ragioneria generale dello Stato, nella sezione circolari, è stata pubblicata la circolare n. 21 del 26/06/2014 avente ad oggetto “Piattaforma per la certificazione dei crediti. Modalità di trasmissione dei dati. Regole tecniche per la comunicazione dei dati riferiti a fatture (o richieste equivalenti di pagamento). Art. 27 decreto legge 24 aprile 2014, n. 66, convertito con modificazioni dalla legge 23 giugno 2014, n. 89”.
La circolare fornisce elementi informativi necessari per l’attuazione degli adempimenti previsti dall’art. 7-bis del D.L. 35/2013, introdotto dall’art. 27 del D.L. 66/2014 convertito con modificazioni dalla L. 89/2014, con particolare riferimento all’evoluzione del Sistema PCC come strumento di monitoraggio e gestione dei debiti commerciali.
L’utilizzo delle nuove funzionalità della piattaforma per la certificazione dei crediti (PCC), che sono disponibili a partire dal 1° luglio 2014, permetterà a regime:
- ai creditori di verificare on line lo stato dei propri crediti verso ciascun debitore;
- alle pubbliche amministrazioni di controllare in tempo reale lo stato dei propri debiti distinti per scadenza e per creditore (anche in caso di cessione, successione ereditaria, operazioni societarie, ecc.), supportando l’obbligo di cui all’articolo 42 del D.L. 66/2014 di tenuta del registro unico delle fatture;
- ai competenti organi governativi di conoscere in tempo reale l’ammontare complessivo dei debiti delle Pubbliche amministrazioni e la loro evoluzione.
Il sistema PCC acquisirà automaticamente dal sistema di interscambio, le informazioni relative alle fatture emesse in formato elettronico.
Queste sono le fasi del ciclo di vita dei debiti commerciali, cui corrisponodno specifici adempimenti:
- invio della fattura da parte del creditore;
- ricezione della fattura da parte della pubblica amministrazione;
- contabilizzazione della fattura da parte della pubblica amministrazione, con indicazione dell’importo liquidato, sospeso e/o non liquidabile;
- comunicazione dei debiti scaduti da parte della pubblica amministrazione entro il giorno 15 del mese successivo alla scadenza;
- eventuale certificazione dei crediti da parte della pubblica amministrazione su istanza del creditore, ex articolo 9, commi 3-bis e 3-ter, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2 (di seguito D.L. 185/2008), e articolo 12, comma 11-quinquies, del decreto-legge 2 marzo 2012, n. 16, convertito, con modificazioni, dalla legge 26 aprile 2012, n. 44;
- eventuali operazioni di anticipazione e/o di cessione dei crediti certificati con intermediari finanziari abilitati;
- eventuale compensazione dei crediti certificati con somme dovute agli agenti della riscossione a seguito di iscrizione a ruolo, ex articolo 28-quater del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 602, ovvero con somme dovute in base a istituti definitori della pretesa tributaria o istituti deflativi del contenzioso tributario, ex articolo 28-quinquies del citato DPR 602/1973;
- pagamento della fattura da parte della pubblica amministrazione.
Le fasi di cui ai punti 1, 2, 3, 4 e 8 sono evidentemente necessarie, mentre le fasi di cui agli altri punti sono solo eventuali, poiché dipendono dal verificarsi di determinate circostanze.
Ricezione e contabilizzazione delle fatture da parte della PA
Le pubbliche amministrazioni devono immettere sul sistema PCC la data e altre informazioni relative al ricevimento delle fatture (fase di ricezione), nonché alcuni dati riferiti alla registrazione delle stesse sui rispettivi sistemi contabili, indicando gli importi liquidati, quelli sospesi e quelli non liquidabili (fase di contabilizzazione). In sede di contabilizzazione le pubbliche amministrazioni dovranno inserire una serie di informazioni che qualificano la natura e la classificazione della spesa.
Considerato che ora la fatturazione è effettuata in modalità elettronica, i dati di ciascuna fattura e le informazioni relative all’invio e alla ricezione sono acquisiti dal sistema PCC automaticamente, tramite scambio dati con il sistema gestore delle fatture elettroniche (sistema di interscambio) e, perciò, senza necessità di ulteriori adempimenti oltre a quelli previsti dal D.M. 55/2013.
A tal fine, è necessario che ciascuna pubblica amministrazione provveda ad indicare l’esatta corrispondenza tra gli uffici censiti sulla piattaforma per la certificazione dei crediti con l’anagrafica pubblicata sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Questa operazione deve essere svolta utilizzando la funzione di associazione degli Uffici PCC agli Uffici IPA disponibile sul sistema PCC.
Comunicazione dei debiti scaduti
Entro il giorno 15 di ciascun mese, le p.a. devono comunicare le fatture per le quali sia stato superato il termine di scadenza senza che ne sia stato disposto il pagamento (fase di comunicazione dei debiti scaduti).
La piattaforma per la certificazione dei crediti provvede a segnalare automaticamente le fatture in scadenza, rilevando il termine previsto per il pagamento dai dati presenti nelle fatture stesse o, in mancanza, calcolandolo in base ai tempi previsti dal decreto legislativo 9 ottobre 2002, n. 231, di attuazione della direttiva 2000/35/CE, relativa alla lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali.
Tuttavia, allo scopo di scongiurare automatismi che potrebbero comportare errori, le pubbliche amministrazioni sono comunque tenute a confermare che i debiti siano effettivamente scaduti.
La comunicazione mensile è prevista a partire dal mese di luglio 2014, perciò la prima scadenza di tale adempimento deve intendersi il 15 agosto 2014.
Comunicazione dell’avvenuto pagamento
Altro obbligo è la comunicazione tempestiva sul sistema PCC (ossia, contestualmente all’emissione del mandato) circa la disposizione di pagamento della fattura (fase di pagamento), al fine di evitare che un credito già pagato possa essere impropriamente utilizzato ai fini della certificazione del credito per il conseguente smobilizzo attraverso operazioni di anticipazione, cessione e/o compensazione.
Sanzioni per il mancato adempimento degli obblighi di comunicazione
Il mancato rispetto degli adempimenti da essi previsti, è rilevante ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale del dirigente responsabile e comporta responsabilità dirigenziale e disciplinare.
Amministrazioni che utilizzano il Sicoge
Per le amministrazioni dello Stato che usano il sistema per la gestione integrata della contabilità economica e finanziaria (SICOGE), le informazioni riferite alle fasi di contabilizzazione e pagamento sono acquisite dal sistema PCC automaticamente tramite scambio telematico di dati tra i due sistemi.
Al riguardo, considerato poi che, a norma del D.M. 55/2013, le amministrazioni dello Stato ricevono le fatture in formato elettronico a decorrere dal 6 giugno 2014, il sistema PCC acquisisce automaticamente anche i dati contenuti nelle fatture e le informazioni riferite alle fasi di invio e ricezione.
Pertanto, gli operatori delle amministrazioni dello Stato che utilizzano il SICOGE non devono immettere sul sistema PCC le informazioni riferite alle fasi di ricezione, contabilizzazione e pagamento, in quanto acquisite in modo automatico, rispettivamente, dal sistema di interscambio e dal SICOGE.
