L'archivio di un'istituzione scolastica deve periodicamente essere sottoposto ad una selezione razionale, che va prevista fin dal momento della creazione dei documenti, e va disciplinata nel piano di conservazione (art. 68, c.1 DPR 445/2000), a sua volta integrato con il sistema di classificazione. I termini di conservazione si calcolano dalla data di chiusura della trattazione dell'affare, e non dalla data dei singoli documenti. Non si applica all'Ente pubblico il dovere di conservazione delle scritture contabili e amministrative per il generico termine di 10 anni, imposto all'imprenditore commerciale dall'art. 2220 del codice civile.
Ci sono dei documenti che vanno conservati illimitatamente, altri che possono essere proposti per lo scarto dopo una certa scadenza e i documenti non soggetti all’obbligo di conservazione.
La tenuta di un archivio e le operazioni di scarto sono sottoposte a regole rigide, che se non rispettate possono comportare sanzioni che possono addirittura prevedere l'arresto da sei mesi ad un anno.
Degli obblighi in materia di archivi, delle modalità di conservazione dei documenti e dello scarto si parla nell'articolo di Gabriella Bellafiore pubblicate sul numero 32 di Sinergie di Scuola, cui sono allegati anche 10 documenti utili per districarsi tra le molteplici norme vigenti.
