Spesso le scuole richiedono ai fornitori copia del documento di riconoscimento del titolare o dell’amministratore dell’azienda ai fini del perfezionamento del contratto.
Se però la documentazione inviata alla scuola è provvista di firma digitale del legale rappresentante dell’operatore economico non è necessario richiedere la copia del documento di riconoscimento.
Vediamo il perché.
Precedenti riferimenti normativi
Il D.P.R. 445 del 28/12/2000 (TUDA -Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa) disponeva che la firma autografa su documenti inviati alla Pubblica Amministrazione fosse accompagnata da copia fotostatica di un documento di identità del firmatario. a garanzia dell’autenticità della firma medesima, tale da ricondurla con certezza al sottoscrittore.
Infatti, l’art. 38 prevedeva l’invio per via telematica (oltre che via telefax) di tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione, specificando, al comma 3, che
[...] le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall’interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore […]. La copia dell’istanza sottoscritta dall’interessato [= firma autografa] e la copia del documento di identità possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento.
Cosa è cambiato con il CAD
Successivamente, con l’entrata in vigore del D.Lgs. 82/2005 (CAD - Codice dell’Amministrazione Digitale) i documenti diventano validi a tutti gli effetti, fino a querela di falso, se sottoscritti con firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata, che per definizione sono riconducibili al loro autore e non richiedono pertanto altri mezzi di autenticazione.
L’art. 20, comma 1-bis così recita:
Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia prevista dall'art. 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall'AgID ai sensi dell'art. 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all'autore.
Inoltre, l’art. 65, comma 1 precisa che:
Le istanze e le dichiarazioni presentate per via telematica alle pubbliche amministrazioni e ai gestori dei servizi pubblici ai sensi dell'art. 38, commi 1 e 3 del D.P.R. 445 del 28/12/2000, sono valide:
a) se sottoscritte mediante una delle forme di cui all'art. 20;
b) ovvero, quando l'istante o il dichiarante è identificato attraverso il sistema pubblico di identità digitale (SPID), la carta di identità elettronica o la carta nazionale dei servizi;
b-bis) ovvero formate tramite il punto di accesso telematico per i dispositivi mobili di cui all'art. 64-bis;
c) ovvero sono sottoscritte e presentate unitamente alla copia del documento d'identità [...]
L’attività negoziale
Con riguardo all’attività negoziale, il D.Lgs. 163 del 12/04/2006 all’art. 77, comma 6, lett. b) prevedeva:
6. Ai dispositivi di trasmissione e ricezione elettronica delle offerte e ai dispositivi di ricezione elettronica delle domande di partecipazione si applicano le seguenti regole: [...]
b) le offerte presentate per via elettronica possono essere effettuate solo utilizzando la firma elettronica digitale come definita e disciplinata dal D.Lgs. 82 del 7/03/2005.
Dalla lettura di quanto previsto dal CAD e dal Codice dei Contratti, il Consiglio di Stato con sentenza n. 4676/2013, ha ribadito che la firma digitale non richiede altri mezzi di autenticazione, osservando che
[...] dal combinato disposto dell’art. 65, comma 1, lett. a) del "Codice dell’amministrazione digitale" e dell’art. 77, comma 6, lett. b) del "Codice dei contratti" deriva che l’apposizione della firma digitale, a cagione del particolare grado di sicurezza e di certezza nell’imputabilità soggettiva che la caratterizza, sia di per sé idoneo a soddisfare i requisiti dichiarativi di cui al comma 3 dell’art. 38 del D.P.R. 445/2000, anche in assenza dell’allegazione in atti di copia del documento di identità del dichiarante.
Il nuovo Codice dei contratti
Infine, l’attuale Codice dei contratti Pubblici (D.Lgs. 36/2023) assicura la digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti nel rispetto dei principi e delle disposizioni del Codice dell'amministrazione digitale.
