Gli archivi delle Istituzioni scolastiche

Quale è la procedura per richiedere alla Sovrintendenza Beni Culturali la creazione/modifica di un archivio di documenti scolastici sia amministrativi che didattici?

Anche in ottica di privacy, un archivio di documenti cartacei può essere organizzato con una scaffalatura aperta (con porta locale chiusa a chiave) oppure vige l’obbligo di tenere gli atti chiusi in armadietti con serratura?

Ogni scuola è provvista di almeno un archivio che contiene la memoria storica dell’Istituto ed è destinataria dei medesimi obblighi validi per tutti gli enti pubblici, ai sensi degli artt. 40, comma 1 e 21, comma 5 del Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali. Da ciò discende che:

1. l’ottimale gestione dell’archivio garantisce l’istituzione, il personale in servizio, gli allievi;
2. gli archivi delle Istituzioni scolastiche sono soggetti alla vigilanza della Sovrintendenza archivistica;
3. la Sovrintendenza svolge anche funzioni di consulenza tecnica.

Il D.P.R. 445/2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) dà indicazione sulla registrazione e classificazione di protocollo, nonché sulle modalità per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi (art. 61, comma 1).

Ogni scuola deve essere in grado di produrre ordinatamente il proprio archivio corrente e di ordinare e conservare correttamente gli archivi comunque posseduti.

Succede spesso che negli archivi delle scuole siano a volte contenuti veri e propri tesori; in particolar modo sotto forma di documenti storici e dotazioni librarie.

Le Istituzioni scolastiche in possesso di archivi storici (ossia di documenti di date anteriori agli ultimi quarant’anni oppure più recenti, se pertinenti ad archivi di scuole non più esistenti) sono tenuti a redigerne una descrizione per garantire l’integrale conservazione e favorire l’utilizzo di tali fonti sia a fini giuridico-amministrativi sia a fini storici.

Nel caso la scuola non sia in grado di garantire l’idonea conservazione del proprio archivio storico, potrà chiedere all’Archivio di Stato competente per territorio (sito in ogni capoluogo di provincia) di accogliere detto archivio in deposito (art. 48, comma 2 del T.U. 490/1999). Gli atti dell’archivio storico, se presente, normalmente non si possono proporre per lo scarto, salvo diverse specifiche indicazioni della Sovrintendenza Archivistica.

Scuole soppresse o accorpate

Per quanto attiene gli archivi relativi a scuole soppresse o accorpate vanno distinte due fattispecie:

1. i documenti che rimangono nella necessità amministrativa della scuola accorpante (fascicoli degli allievi, del personale in servizio ecc.) vanno mantenuti nell’archivio di deposito della scuola accorpante mantenendo comunque distinta la provenienza;
2. la restante documentazione va consegnata all’Archivio di Stato competente (art. 4 del T.U. 490/1999). Grande cautela va posta nella procedura di scarto d’archivio in quanto nessun documento d’archivio può essere scartato (distrutto) senza autorizzazione della Sovrintendenza Archivistica (art. 21, comma 5 del T.U. 490/1999).

Documenti scartabili

I documenti da scartare non devono avere nessuna utilità di tipo giuridico o storico.

I documenti che si possono scartare senza formalità, in quanto non documenti d’archivio, sono:

• gazzette e bollettini ufficiali;
• materiale documentale preparatorio di documenti mantenuti in archivio in forma ufficiale;
• materiale documentale mantenuto in archivio in forma digitale certificata;
• modulistica in bianco;
• materiali pubblicitari;
• periodici e altre pubblicazioni.

I documenti che si possono scartare con alcune formalità sono:

• tutti i documenti presentati dagli alunni e candidati per l’iscrizione ai vari tipi di scuola e per l’ammissione agli esami (con esclusione della documentazione in unico originale) – devono però essere trascorsi sei anni dalla cessazione dell’appartenenza all’Istituto o dell’iscrizione agli esami;
• gli elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche di qualsiasi esame, compresi i compiti in classe, dopo che è trascorso un anno da quello in cui si sono svolti gli esami. Sono esclusi gli elaborati relativi all’esame di maturità. È necessario conservare, come campione, tutti gli elaborati e i compiti di una annata ogni dieci. Per omogeneità di campione si precisa che le annate da conservare sono: 1957/1958, 1967/1968, 1977/1978, 1987/1988, 1997/1998...;
• i registri delle assenze degli alunni, conservando anche in questo caso un’annata ogni dieci come sopra;
• le domande di supplenza del personale docente e non docente a graduatoria scaduta;
• il materiale per le elezioni degli organi collegiali esclusi i verbali al successivo rinnovo.

Documenti non scartabili

I documenti che non si possono scartare sono:

• registri di protocollo;
• registri di iscrizioni degli alunni;
• registri di classe e registri dei verbali dei Consigli di classe;
• registri verbali del lavoro annuale, mensile, dei profili degli alunni redatti dai Consigli di classe;
• verbali esami di promozione e idoneità;
• elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche prodotti per gli esami di Stato;
• registri inventariali;
• registri di protocollo (o registri della posta in arrivo e in partenza);
• registri dei verbali delle deliberazioni degli organi collegiali;
• verbali dei passaggi di consegne.

Procedura di scarto

La procedura di scarto è abbastanza complessa, e prevede quanto segue.

L’individuazione del materiale da scartare è subordinata al nulla osta della Sovrintendenza Archivistica regionale. La selezione del materiale da eliminare dovrà essere eseguita con la massima prudenza e oculatezza in modo da mantenere i riferimenti oggettivi di riscontro.

Per esempio nel caso in cui non risultino più presenti in archivio i giornali di cassa, si terranno i partitari e, in caso di assenza di questi, i mandati e le reversali. Il Dirigente dell’Istituzione scolastica trasmette l’elenco in due copie delle tipologie archivistiche che si ritiene non abbiano più utilità amministrativa. Gli elenchi devono essere compilati su carta intestata a firma del Dirigente scolastico e devono contenere per ogni tipologia proposta per lo scarto la data iniziale e terminale del periodo per il quale si effettua lo scarto, la quantità (in numero e peso) di buste, scatole, pacchi ecc. La Sovrintendenza Archivistica restituisce una copia dell’elenco, vistato con approvazione totale o parziale.

In base al D.P.R. 854/1975 la Sovrintendenza, una volta valutato l’elenco, deve trasmetterlo all’Ispettorato Centrale per i Servizi archivistici del Ministero degli Interni per il controllo sulla eventuale presenza di atti relativi alla politica estera e/o interna o a situazioni puramente private di persone. Pervenuta la lettera di risposta dall’Ispettorato la Sovrintendenza Archivistica restituisce un esemplare della proposta di scarto munito di nulla osta. L’Istituzione scolastica provvede a cedere i documenti da scartare alla C.R.I. o, in caso di indisponibilità, ad altre organizzazioni di volontariato (ex art. 8 del D.P.R. 37 del 8/01/2001), che ne garantiscano la distruzione. Nel caso non si trovi una Associazione idonea e consenziente, la scuola può procedere direttamente all’eliminazione del materiale incassandone gli eventuali proventi e trasmettendo alla Sovrintendenza, a conclusione della procedura di scarto, regolare attestazione dell’avvenuta distruzione delle carte.

Risposte ai quesiti

In risposta al primo quesito, si ritiene che non debba essere chiesta alla Sovrintendenza Beni Culturali l’autorizzazione alla tenuta dell’archivio della scuola, ma debba sempre essere chiesta l’autorizzazione allo scarto d’archivio, seguendo la procedura sopra descritta.

Per quanto riguarda il secondo quesito si dovranno sempre tenere presenti:

• la qualità del luogo di conservazione dell’archivio e, laddove necessario, la gestione dell’accesso in forma controllata e che tale procedura andrebbe integrata con altra relativa alla gestione delle chiavi e dei badge per l’accesso ai locali contenenti l’archivio;
• la responsabilità sotto la quale viene conservato l’archivio (funzione, area, ufficio);
• le misure messe in atto onde evitare il danneggiamento o la perdita dei documenti dovuti al rischio di eventi quali allagamento, umidità, incendio, presenza di roditori ecc.

Per i documenti soggetti a requisiti di privacy, la conservazione va fatta in armadi provvisti di chiavi, mentre per gli altri documenti può bastare anche una scaffalatura aperta. In ogni caso l’ambiente deve sempre essere chiuso a chiave e deve essere definita la procedura di apertura, chiusura e di conservazione delle chiavi.