In attesa della Guida completa di prossima pubblicazione, in cui saranno trattate nel dettaglio le singole operazioni da eseguire, riportiamo di seguito una sintesi degli obblighi relativi a fatturazione elettronica e Piattaforma per la Certificazione dei Crediti (PCC).
Le istituzioni scolastiche, in quanto amministrazioni pubbliche, sono coinvolte ampiamente nell’attuazione delle disposizioni contenute nel D.L. 66/2014, che hanno lo scopo di garantire un monitoraggio permanente dei debiti delle pubbliche amministrazioni e dei relativi tempi di pagamento, al fine di assicurare un celere pagamento dei debiti arretrati e al contempo evitare che si creino nuovi accumuli di debito.
Un ruolo importante in tale attività di monitoraggio è attribuito alla Piattaforma per la Certificazione dei Crediti (PCC). Ciò a seguito dell’applicazione dell’art. 27 del D.L. 66/2014, convertito con modificazioni dalla legge n. 89 del 23/06/2014, che ha introdotto appunto importanti novità, sia in merito alla modalità di utilizzo della PCC che al ruolo della stessa.
L’obiettivo evidente che si intende perseguire mediante l’utilizzo regolare della PCC da parte dei soggetti interessati è il tracciamento dell’intero ciclo di vita dei debiti per somministrazioni, forniture e appalti e per obbligazioni relative a prestazioni professionali per i quali sia stata emessa fattura (o richiesta equivalente di pagamento) a decorrere dal 1° luglio 2014, sia in formato cartaceo che elettronico.
Nei confronti delle istituzioni scolastiche, per effetto dell’applicazione del D.M 55/2013, a decorrere dal 6 giugno 2014, è prescritto l’obbligo della fatturazione elettronica. Al riguardo il MIUR ha impartito indicazioni con la nota prot n. 3359 del 17/04/2014. Con la medesima nota è stato comunicato il codice univoco dell’ufficio attribuito dall’Indice delle Pubbliche Amministrazioni ad ogni istituzione scolastica.
Con la successiva nota prot. n. 1631 del 19/06/2014 il MIUR ha colto l’occasione per ricordare alle istituzioni scolastiche che il D.L. 185/2008, convertito nella Legge n. 2/2009, ha introdotto l’obbligo per la Pubblica Amministrazione di istituire una versione “virtuale” della sede legale. L’art. 16-bis comma 6 prevede, infatti, che al tradizionale indirizzo civico della sede legale sia affiancato un indirizzo elettronico, costituito dall’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), presso cui potranno essere recapitati, per via informatica, tutti gli atti e i documenti a valore legale.
In relazione a ciò tutte le istituzioni scolastiche hanno aggiornato i propri siti web in modo tale da riportare tra le informazioni necessarie anche il codice univoco per la fatturazione elettronica.
Avvio dell’obbligo di fatturazione elettronica
In contemporanea all’avvio dell’obbligo di fatturazione elettronica il MIUR ha reso disponibile, nell’ambito dei servizi afferenti alla gestione finanziario-contabile, l’applicazione FatturazionelettronicaPA, il cui rilascio in esercizio è avvenuto al termine delle attività di predisposizione del colloquio fra il sistema Sidi e il Sistema di Interscambio, svolte dalla Direzione Generale studi statistica e sistemi informativi del MIUR. L’applicazione ha la stessa veste grafica delle più recenti applicazioni predisposte dal MIUR, quindi decisamente più accattivante delle tradizionali applicazioni che ricordano il gioco delle scatole cinesi, ma ancora sicuramente da migliorare.
Ad esempio, al momento l’applicazione non colloquia con l’area Bilancio Sidi, limitandosi a comunicare al Sistema di Interscambio i dati relativi all’accettazione o al rifiuto della fattura elettronica, tralasciando altri importanti dati che devono essere indicati nel registro unico delle fatture.
Piattaforma per la Certificazione dei Crediti
Dal 1° luglio 2014 nuove funzionalità della PCC permettono ai creditori delle pubbliche amministrazioni di verificare on-line la propria situazione creditoria, alle pubbliche amministrazioni di controllare con la stessa modalità, la propria situazione debitoria e nel contempo di far fronte all’obbligo di cui all’art. 42 del D.L. 66/2014 di tenuta del registro unico delle fatture.
Dallo scorso 20 ottobre, inoltre, le pubbliche amministrazioni registrate sulla PCC possono avvalersi delle funzionalità presenti sulla piattaforma per assicurare la tenuta del registro unico delle fatture ai sensi dell’art. 42 del D.L. 66/2014. Il registro unico delle fatture può essere esportato in formato excel (xls) e salvato su PC. Il percorso per procedere con la visualizzazione del registro è il seguente: Fatture > Registro fatture.
La PCC acquisisce direttamente dal Sistema di Interscambio le informazioni relative alle fatture emesse in formato elettronico, che le istituzioni scolastiche provvedono ad accettare o rifiutare tramite le funzionalità Sidi appositamente predisposte.
Contabilizzazione delle fatture
La fase della contabilizzazione di cui al comma 2 dell’art. 7-bis del D.L. 35/2013, introdotto dall’art. 27 del D.L. 66/2014, prevede che siano immessi sulla PCC, oltre alla data e alle notizie relative al ricevimento delle fatture (operazione che avviene automaticamente per le fatture ricevute tramite Sistema di Interscambio), anche alcune informazioni riguardanti la registrazione delle stesse sui sistemi contabili delle pubbliche amministrazioni interessate. In particolare, deve essere indicato con riferimento alla singola fattura:
- l’importo liquidato;
- l’importo non liquidato (eventuale);
- l’importo sospeso(anche in questo caso, eventuale).
Comunicazione dei debiti scaduti
Il comma 4 dell’art. 7-bis del D.L. n. 35/2013, introdotto con il comma 1 dell’art. 27 del D.L. 66/2014, prevede che le pubbliche amministrazioni, entro il giorno 15 di ciascun mese, comunichino le fatture per le quali sia stato superato il termine di scadenza senza che ne sia stato disposto il pagamento.
La PCC segnala automaticamente, come già detto, le fatture in scadenza, rilevando il termine previsto per il pagamento dai dati presenti nelle fatture stesse, o in mancanza, calcolandolo in base ai tempi previsti dal D.Lgs. 9/10/2002, n. 231, di attuazione della direttiva 2000/35/CE, relativa alla lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali.
Per evitare automatismi che potrebbero generare errori, le pubbliche amministrazioni sono tenute a confermare che i debiti siano effettivamente scaduti. La comunicazione mensile prevista dallo scorso luglio è stata effettuata per la prima volta entro il 15 agosto 2014.
Comunicazione dell’avvenuto pagamento
Altro adempimento obbligatorio è quello che riguarda la tempestiva comunicazione alla PCC (da effettuarsi contestualmente all’emissione del mandato) di aver disposto il pagamento della fattura. L’obbligo di rilevazione dell’avvenuto pagamento è ribadito dal comma 5 dell’art. 7-bis del D.L. n. 35/2013, introdotto con il comma 1 dell’art. 27 del D.L. 66/2014. Scopo della rilevazione è di evitare che un credito già pagato possa essere impropriamente utilizzato ai fini della certificazione del credito per il conseguente smobilizzo attraverso operazioni di anticipazione, cessione e/o compensazione.
La nota 3359/2014 in sintesi
Tramite il Sidi le scuole:
- ricevono le fatture a loro indirizzate dai fornitori. Dalla data di ricezione decorrono i termini per il pagamento della fattura, pari a 30 giorni salvo patti contrari tra le parti;
- effettuano la conservazione sostitutiva dei fascicoli informatici così aperti.
Il DSGA deve provvedere a:
- riconoscere/rifiutare la fattura. Il rifiuto della fattura, viste le regole tecniche, può essere effettuato mediante il sistema SIDI entro 15 giorni dalla ricezione della medesima. Se adottato entro tale termine, utilizzando le apposite funzioni di SIDI, il rifiuto è trasmesso al fornitore dal sistema medesimo. Decorsi 15 giorni dalla ricezione della fattura, l’eventuale rifiuto non potrà più essere predisposto avvalendosi del sistema SIDI e dovrà essere trasmesso per le vie ordinarie (PEC od altro) al destinatario;
- adottare, come di consueto, assieme al Dirigente gli atti di spesa, avvalendosi delle usuali funzioni di SIDI o degli altri pacchetti eventualmente in utilizzo, ad estinzione totale/parziale del debito corrispondente alla fattura.
L’Indice della PA ha attribuito alle singole istituzioni scolastiche un codice univoco, che dovrà essere utilizzato quale riferimento in ogni comunicazione coi fornitori. Le scuole hanno l’onere di comunicare questo codice, in associazione all’elenco dei contratti vigenti, ai propri fornitori, che lo useranno per indirizzare correttamente le fatture.
Il Miur raccomanda anche di richiedere ai fornitori di inserire, all’interno delle fatture elettroniche, il CIG della relativa procedura di acquisto, al fine di rendere più facilmente identificabile ogni fattura.
