Entro il 15 marzo il Direttore SGA, secondo le regole previste dal D.I. 129/2018, nuovo Regolamento di Contabilità delle Istituzioni Scolastiche, dovrà predisporre il Conto consuntivo dell’esercizio finanziario relativo al Programma annuale dell’anno 2019, il primo stilato con le nuove regole e soprattutto secondo il piano delle destinazioni predisposto dal MIUR per le Istituzioni scolastiche per accogliere le norme attualmente in vigore.
Il Programma annuale infatti ha visto aumentate notevolmente le tipologie di entrate, soprattutto quelle relative ai contributi da privati, e inserite altre nuove come alienazione di beni materiali e immateriali, sponsor e utilizzo locali, voci che permettono all’Istituzione scolastica, all’utenza e anche all’Amministrazione Centrale, che ne cura il monitoraggio, una puntuale disamina della provenienza ed entità dei fondi propri che attraverso varie attività e progetti pervengono alla Scuola.
Nella sezione uscite, il Programma annuale accoglie altre modifiche legate a nuovi inserimenti nel settore attività e di tutti i progetti, attuati dalle Scuole e componenti il PTOF, in 5 grandi raggruppamenti.
Per un’analisi puntuale delle novità di cui dovrà occuparsi il Rendiconto dell’anno 2019, rimandiamo al Mod. A del Programma annuale, speculare al Mod. H del Conto consuntivo.
Per quanto riguarda le tempistiche della predisposizione del Conto consuntivo, l’art. 23 del D.I. 129/2018 fa espressi riferimenti non solo alle scadenze, ora perentorie, ma anche agli attori coinvolti nell’operazione, forse più importante, per una Istituzione scolastica.
Infatti, con il rendiconto di quanto veramente effettuato rispetto a quanto programmato è possibile verificare lo stato di organizzazione, determinazione, collaborazione, efficienza, in una sola parola di “salute”, di una Istituzione scolastica.
Predisposizione e approvazione
Come già detto, il conto consuntivo è predisposto dal DSGA entro il 15 marzo dell’esercizio finanziario successivo a quello cui si riferisce. In questa disposizione non si differenzia dal precedente Regolamento D.I. 44/2001.
Quello che cambia notevolmente sono invece i tempi di approvazione, che risultano molto più ridotti rispetto ai precedenti.
Infatti, il Conto consuntivo è sottoposto dal Dirigente scolastico, entro la stessa data del 15 marzo, all’esame dei revisori dei conti che esprimono il proprio parere, con apposita relazione, entro il successivo 15 aprile. Il Conto consuntivo, corredato della relazione dei revisori dei conti, è quindi trasmesso al Consiglio d’istituto, che lo approva entro il 30 aprile dell’esercizio successivo a quello cui si riferisce.
Il conto consuntivo può essere approvato dal Consiglio di Istituto, anche in difformità del parere espresso dai revisori dei conti. In questa eventualità il Dirigente scolastico entro il 10 giugno trasmette, ai fini dell’eventuale adozione dei provvedimenti di competenza, il conto consuntivo all’USR, unitamente:
- agli allegati al conto consuntivo;
- al Programma annuale e le relative variazioni e delibere;
- ad una dettagliata relazione che dia conto dei motivi per i quali il Conto consuntivo sia stato approvato in difformità del parere dei revisori.
Se, invece, il Conto consuntivo non è stato approvato dal Consiglio d’Istituto entro il 30 aprile:
- il Dirigente scolastico ne dà immediatamente comunicazione ai revisori dei conti e all’USR;
- l’USR, entro 10 giorni dalla comunicazione del Dirigente scolastico, nomina un commissario ad acta, il quale provvede all’approvazione entro 15 giorni dalla nomina.
La Circolare MIUR n. 74 del 5/01/2019, che dà puntuali spiegazioni e indirizzi sul contenuto del D.I. 129/2018, suggerisce, in questa prima fase di predisposizione dei documenti finanziari e contabili delle Istituzioni scolastiche, di individuare il commissario ad acta nello stesso Dirigente scolastico della Scuola interessata.
I documenti del Conto consuntivo
Il Conto consuntivo è l’insieme di documenti predisposti ed elaborati al fine di rappresentare i risultati della gestione dell’Istituzione scolastica sia sotto il profilo della legittimità (gestione coerente con le norme dell’ordinamento giuridico) sia sotto quella dell’economicità (grado di raggiungimento di efficacia ed efficienza nell’uso delle risorse).
In base a quanto disposto dall’art.22 del D.I. 129/2018, il conto consuntivo è composto da due documenti principali e da 7 documenti ad esso allegati.
Documenti principali
- Conto finanziario (Modello H);
- Conto del patrimonio (Modello K).
Il conto finanziario (Modello H) è il prospetto che riepiloga i dati contabili delle entrate e delle spese, rilevando così lo stato di attuazione del Programma annuale della Scuola nel relativo esercizio finanziario in conto competenze.
Le entrate rilevate sono quelle accertate, riscosse e rimaste da riscuotere; le spese quelle impegnate, pagate e rimaste da pagare.
Le entrate rimaste da riscuotere e le spese rimaste da pagare rappresentano rispettivamente i residui attivi e i residui passivi.
Confrontando il totale delle entrate accertate con il totale delle spese impegnate si ottiene l’avanzo, il pareggio o il disavanzo di competenza a seconda che l’importo delle entrate sia maggiore, uguale o minore di quello delle spese.
Questo dato è di basilare importanza anche per la stesura del Programma annuale.
L’avanzo o il disavanzo di competenza viene ad essere calcolato con i soli dati tratti dal Modello H del conto finanziario, ed evidenzia la misura dei criteri di gestione dei fondi assegnati ad ogni singola Istituzione.
L’avanzo di amministrazione può essere vincolato o non vincolato a seconda della provenienza dei fondi di cui si alimenta.
L’avanzo di amministrazione è la prima posta di cui si compone il Programma annuale, mentre il disavanzo di Amministrazione, dovuto soprattutto alla radiazione di ipotetici residui attivi, deve essere assorbito nel corso dell’anno finanziario.
Il conto del patrimonio (Modello K) è un documento contabile che serve ad evidenziare la consistenza degli elementi attivi e passivi del patrimonio (le immobilizzazioni, le disponibilità e i debiti) all’inizio dell’esercizio e le variazioni verificatesi nel corso dell’anno finanziario, per determinare la consistenza finale di ciascun elemento patrimoniale e di quella complessiva.
Il conto del patrimonio indica:
- la consistenza degli elementi patrimoniali attivi e passivi all’inizio e al termine dell’esercizio e le relative variazioni;
- il totale complessivo dei crediti e dei debiti risultanti alla fine dell’esercizio.
Pertanto, il conto patrimoniale dimostra, attraverso l’illustrazione dei risultati della gestione, la correlazione tra gestione finanziaria e gestione patrimoniale e le variazioni che la prima ha apportato sulla consistenza del patrimonio e quindi sui nuovi beni inventariati rispetto a quelli eliminati.
Il Prospetto K contiene gli elementi attivi del patrimonio e quelli passivi. Gli elementi attivi sono costituiti dal fondo di cassa, dai titoli e valori, dagli immobili, dal mobilio e arredi, dal materiale bibliografico, scientifico e didattico, dagli impianti e macchinari, dalle attrezzature e dai residui attivi. Gli elementi passivi sono costituiti dai residui passivi. Detto prospetto evidenzia una consistenza iniziale, una variazione in aumento o in diminuzione, una consistenza finale a fine esercizio.
I risultati del conto del patrimonio vengono rilevati nel Modello N, che rappresenta il riepilogo delle spese per tipologia di spesa. Detto modello è una disarticolazione del Modello E riepilogativo delle spese.
Documenti allegati
Ai documenti sopra descritti, che rappresentano il conto consuntivo, sono allegati i seguenti modelli:
- L’elenco dei residui attivi e passivi (Mod. L), con l’indicazione del credito o del debito e del loro ammontare.
- La situazione amministrativa (Mod. J) che dimostra il fondo di cassa all’inizio dell’esercizio, le somme riscosse e quelle pagate, tanto in conto competenza quanto in conto residui, e il fondo di cassa alla chiusura dell’esercizio, il totale complessivo delle somme rimaste da riscuotere (residui attivi) e di quelle rimaste da pagare (residui passivi) nonché l’avanzo o il disavanzo di amministrazione.
- Il prospetto delle spese per il personale e per i contratti d’opera (Mod. M), che evidenzia la consistenza numerica del personale e dei contratti d’opera, l’entità complessiva della spesa e la sua articolazione, in relazione agli istituti retributivi vigenti e ai corrispettivi dovuti.
- Il rendiconto delle singole attività e dei singoli progetti (Mod. I), che permette di conoscere la situazione contabile di ciascuno di essi al termine dell’esercizio finanziario. Esso consente il confronto tra le previsioni dell’esercizio di riferimento e il risultato raggiunto relativamente alla gestione. Il riepilogo delle entrate riporta i finanziamenti acquisiti per ogni singola attività o progetto; il riepilogo delle spese evidenzia le spese effettivamente realizzate.
- Il rendiconto dell’eventuale azienda agraria o speciale, che evidenzia i risultati della gestione dell’azienda in termini di utili e perdite e ad esso è allegata una specifica relazione illustrativa del Direttore dell’Azienda.
- Il rendiconto delle eventuali attività di vendita di beni e servizi a favore di terzi. Le attività per conto terzi sono oggetto di contabilità separata da quella dell’Istituzione scolastica. I relativi movimenti finanziari sono rilevati nella contabilità della medesima Istituzione scolastica, in specifiche voci di entrata e di spesa classificate «attività per conto terzi». I risultati conseguiti, in termini di entrate e spese, sono riportati nel rendiconto e nel Conto consuntivo dell’Istituto e specificamente illustrati nella relazione prevista dall’art. 23 del Regolamento.
- Il rendiconto dell’eventuale convitto annesso. Le attività convittuali sono oggetto di contabilità separata da quella dell’Istituzione scolastica. I relativi movimenti finanziari sono rilevati nella contabilità del medesimo Istituto, in specifiche voci di entrata e di spesa classificate «attività convittuali». I risultati conseguiti, in termini di entrate e spese, sono riportati nel rendiconto e nel Conto consuntivo e specificamente illustrati nella relazione illustrativa che lo compongono. Esso riporta un quadro sintetico degli importi relativi alle spese per l’anno di competenza. Il riepilogo in questione è evidenziato nel Modello N, che permette ai revisori dei conti in prima analisi e alle competenti Direzioni Regionali in seguito di trarre gli elementi per effettuare un’analisi approfondita sull’attività gestionale dell’Istituzione scolastica.
La relazione illustrativa
L’art. 23 del D.I. 129/2018 stabilisce che il Conto consuntivo deve essere corredato da una relazione illustrativa dell’andamento della gestione contabile, stilata dal Dirigente scolastico con la collaborazione del Direttore SGA per i profili amministrativo-contabili, nella quale sono indicati:
- l’andamento della gestione dell’Istituzione scolastica;
- i risultati conseguiti in relazione agli obiettivi programmati;
- le finalità e le voci di spesa cui sono stati destinati:
- i fondi acquisiti con il contributo volontario delle famiglie;
- i fondi derivanti da erogazioni liberali ottenuti utilizzando anche piattaforme collettive di finanziamento;
- i fondi derivanti da donazioni, legati ed eredità;
così come richiesto anche per la Relazione allegata al Programma annuale.
Occorre inoltre fare un’analisi di ogni singolo progetto, specificando le finalità conseguite, le risorse umane e strumentali ad esso destinate.
Nella relazione devono essere evidenziati anche elementi che tratteggino la coerenza con ciò che è stato preventivato nel Programma annuale, che trova riscontro nelle risultanze finali.
Nelle scuole in cui funzionano Aziende Agrarie e Convitti e/o si effettuano lavorazioni in conto terzi verrà stilata un’attenta relazione sui risultati di gestione.
L’analisi dei contenuti richiesti dal Regolamento alle relazioni illustrative sia del Programma annuale che del Conto consuntivo denota l’insistenza nel voler conoscere ampiamente, da parte del Miur, la provenienza e l’utilizzo di finanziamenti propri delle scuole pervenuti da famiglie, associazioni, privati, enti e soprattutto dell’utilizzo di piattaforme di finanziamento collettivo.
Queste sono piattaforme che aiutano le scuole nella comunicazione e recepimento di finanziamenti collettivi di progetti di varia natura, interessanti non solo la scuola ma l’intera comunità. Per esempio, possono essere finanziati progetti per istituire laboratori informatici, musicali, teatrali per attività artistiche, che non saranno utilizzati solo dalla scuola ma anche da altre componenti del territorio. I finanziatori possono essere tutti i privati cittadini che aderendo al progetto donano anche poco denaro in cambio di una piccola ricompensa stabilita nella stessa campagna della piattaforma (ad esempio un video sull’inaugurazione del laboratorio finanziato o una piccola pubblicazione sul progetto ecc.).
Armonizzazione dei flussi informativi
L’art. 24 del D.I. 129/2018 così dispone:
1. Le istituzioni scolastiche adottano le misure organizzative necessarie per la rilevazione e l’analisi dei costi e dei rendimenti dell’attività amministrativa, collegando le risorse umane, finanziarie e strumentali impiegate con i risultati conseguiti e le connesse responsabilità dirigenziali.
2. Le rilevazioni e le risultanze delle attività sopra indicate sono utilizzate dall’istituzione scolastica interessata e dall’ufficio scolastico regionale, anche ai fini della valutazione dell’istituzione scolastica e del Dirigente scolastico.
Queste disposizioni permettono la verifica economica dell’attività dell’amministrazione da parte degli organi del controllo interno e rendono possibile la valutazione dei risultati conseguiti dal Dirigente con una costante attività di monitoraggio dell’azione amministrativa.
L’art. 24, relativo all’armonizzazione dei flussi informativi, prevede, in aggiunta a quanto già previsto nel D.I. 44/2001, la possibilità di utilizzare tali dati anche per la valutazione dell’istituzione scolastica e del Dirigente scolastico.
La rendicontazione sociale
L’introduzione dell’Autonomia Scolastica con la Legge 59/1997 e i successivi regolamenti attuativi hanno avviato processi di richiesta alle scuole di accountability per poter accertare l’effettivo contributo alla creazione di valore pubblico.
Il termine accountability sintetizza: responsabilità, rispetto delle regole e trasparenza perseguibili con le riforme messe in atto nella pubblica amministrazione.
In questo senso, l’accountability segna un cambiamento radicale delle responsabilità del personale, passando dalla conformità a procedure amministrative (input), alla responsabilità di gestione dei processi (output), arrivando a puntare l’attenzione sulla capacità di incidere effettivamente sulla soddisfazione dei bisogni e, in senso più generale, attraverso un cambiamento di ordine economico, sociale e culturale, nell’intera comunità di appartenenza.
A seguito dell’entrata in vigore del D.P.R. 28/03/2013 n. 80 e del relativo Regolamento sul Sistema Nazionale di Valutazione in materia di Istruzione e Formazione, le Istituzioni scolastiche sono state chiamate, a partire dall’a.s. 2014/2015, a sviluppare un’attività di analisi e di valutazione interna partendo da dati e informazioni secondo il percorso delineato dal Rapporto di autovalutazione (RAV), elaborato on-line attraverso una piattaforma operativa unitaria.
Il RAV, insieme agli obiettivi di miglioramento, è pubblicato nel portale “Scuola in chiaro” e nel sito dell’Istituto. Al termine del ciclo di gestione della performance è, invece, prevista la pubblicazione da parte degli Istituti scolastici di un rapporto di rendicontazione sociale sempre nel portale “Scuola in chiaro” con la funzione di «diffondere i risultati raggiunti, in relazione agli obiettivi di miglioramento individuati e perseguiti negli anni precedenti, in una dimensione di trasparenza e di promozione del miglioramento del servizio alla comunità di appartenenza».
La rendicontazione sociale ha valore in sé in quanto connaturata all’autonomia e all’esigenza di dimostrare, in modo trasparente, il valore educativo che la scuola è stata capace di assicurare, valorizzando al meglio le risorse a disposizione: umane, finanziarie e di contesto sociale. Ma la rendicontazione sociale non è un semplice atto di comunicazione dei risultati della scuola, essa assume il valore di accountability cooperativa.
A differenza di un approccio di accountability amministrativa, in cui la rendicontazione sociale è imposta centralmente e in modo uniforme a tutti gli istituti scolastici secondo schemi rigidamente prestabiliti in quanto devono assicurare controllo e comparabilità, in un approccio di accountability cooperativa la rendicontazione sociale recupera una fondamentale dimensione di condivisione, caratterizzandosi come un processo volontario che nasce dalla consapevolezza del dovere di render conto ai portatori di interessi (stakeholder) circa l’uso che viene fatto dell’autonomia scolastica.
Mentre l’accountability amministrativa puntualizza il ruolo della rendicontazione come funzionale alla “competizione di confronto”, l’accountability cooperativa focalizza l’esigenza degli Istituti scolastici di costruire attraverso il processo di bilancio sociale rapporti fiduciari con i propri stakeholder.
Conclusione
Nel presente lavoro si è cercato di sintetizzare ed evidenziare le regole e i tempi secondo cui il Dirigente scolastico e Direttore SGA devono predisporre il Conto consuntivo dell’anno finanziario precedente in base alla programmazione effettuata con il PTOF e il Programma annuale, il Consiglio di Istituto deve approvare e i revisori dei conti devono verificare la legittimità rispetto all’azione amministrativo-contabile.
Si è cercato inoltre di andare più in là, analizzando l’importanza che tale documento può rappresentare per una Istituzione scolastica e anche una Amministrazione Centrale che vogliano valutare attentamente in base alla gestione e l’effettuazione delle attività programmate, la validità del percorso educativo annunciato.
Il Bilancio e la Rendicontazione Sociale sono ormai documenti, a corredo di quelli strettamente contabili, con i quali è necessario imparare a muoversi. Quest’anno con il nuovo Conto consuntivo soprattutto Dirigente scolastico e Direttore SGA dovranno impegnarsi a sviluppare un documento completo, di facile lettura, che non dimentichi però nulla ed esprima nella relazione illustrativa amministrativo-contabile e di valutazione dell’operato un quadro esaustivo, con l’obiettivo, nella programmazione del nuovo anno, di puntare sulle eccellenze e ridurre le negatività.
