Con nota 1569 del 2/08/2018 il Miur ha comunicato di aver predisposto una procedura di allineamento degli indirizzi e-mail delle istituzioni scolastiche all’anagrafe delle sedi principali valide dal prossimo 1 settembre: l’allineamento riguarderà sia gli indirizzi di posta elettronica istituzionale […@istruzione.it] che gli indirizzi di posta elettronica certificata […@pec.istruzione.it].
Tale attività prevede la creazione delle caselle di posta per gli istituti scolastici di nuova istituzione, valide quindi a partire dal 1/9/2018.
Per garantire il coinvolgimento diretto delle scuole interessate nonché un livello di riservatezza adeguato, le credenziali (username e password) della nuova casella saranno inviate via e-mail in seguito a specifica richiesta effettuata attraverso un’apposita funzione del SIDI, entro e non oltre il 16/9/2018. Tale funzione, denominata “Configurazione e-mail scuole” e posta nell’area GESTIONE ANNO SCOLASTICO del portale SIDI, sarà disponibile dal 3/8/2018 a tutti gli utenti delle scuole già abilitati all’applicazione Rete Scolastica col profilo “utente scuola aggiornamento”.
Di conseguenza, nelle istituzioni scolastiche dove, alla data attuale, si utilizza una casella di posta elettronica, istituzionale o certificata, corrispondente ad un codice non esistente nell’anagrafica 2018-19, il Dirigente scolastico e il personale di segreteria (DSGA e Assistenti Amministrativi) già abilitato all’uso delle funzioni di aggiornamento dei dati di anagrafe delle scuole potranno utilizzare le nuove funzioni per la richiesta delle credenziali e la configurazione della nuova casella di posta elettronica.
Per quanto riguarda la cancellazione delle caselle di posta elettronica, sia del tipo …@pec.istruzione.it che …@istruzione.it, corrispondenti ad un codice di istituto principale non più valido a partire dal 1/9/2018, esse rimarranno attive fino al 15/11/2018 non per comunicazioni verso terzi, ma solo per consentire alla segreteria scolastica di salvare i dati di interesse (messaggi, rubrica etc.) giacenti sulla casella da dismettere. Tutte le caselle destinate ad essere cessate dal 16/11/2018 riceveranno via e-mail una specifica comunicazione a riguardo nei prossimi giorni.
Per quanto riguarda il processo di registrazione all’Indice delle Pubbliche Amministrazioni, la norma prevede che gli Enti di nuova istituzione provvedano all’accreditamento all’IPA. Quindi, le scuole di nuova istituzione, dotate di nuove caselle PEC per le quali siano già
state richieste le rispettive credenziali, dovranno accreditarsi all’IPA seguendo la procedura presente all’indirizzo internet http://www.indicepa.gov.it/documentale/n-iscrizione.php.
Per quanto riguarda il Servizio di Fatturazione Elettronica, l’Ufficio di fatturazione sarà automaticamente configurato all’atto dell’avvenuta registrazione. E’ possibile ricercare il codice univoco di Fatturazione Elettronica accedendo al seguente link http://www.indicepa.gov.it/documentale/n-ricercaavanzata.php#R4 e inserendo il codice fiscale della propria scuola.
Terminata la procedura, sarà possibile ricevere e gestire tramite le funzioni SIDI (Gestione finanziariocontabile – FatturazionelettronicaPA) le fatture elettroniche inviate dai propri fornitori.
Il Miur ricorda infine che le scuole di nuova istituzione, che mantengono il codice fiscale di una scuola già attualmente presente su IPA, dovranno aggiornare su IPA solamente quei dati che cambieranno in virtù dell’accorpamento (denominazione, indirizzi PEO e PEC, indirizzo anagrafico, telefono etc.), lasciando inalterati i restanti dati, in particolare il codice IPA ed il codice univoco di Fatturazione Elettronica.
Per ulteriori informazioni sulle procedure da attivare in caso di dimensionamento si rimanda alla Monografia "Dimensionamento scolastico", alla quale sono allegati 28 modelli in formato Word: passaggio di consegne tra Dsga, verifica del programma annuale, discarico dei beni dall'inventario, conferimento di incarichi relativi alla sicurezza ecc.
