Con nota 19889 dell'1/07/2024 il MIM ha informato che nel mese di aprile 2024 ha rilasciato la nuova versione del Sistema di Gestione Acquisti, aggiornato al fine di adeguarlo al nuovo Codice degli Appalti e renderlo più aderente alle esigenze delle scuole.
Il Sistema di Gestione Acquisti (SGA) nasce come uno strumento di semplificazione e supporto che si pone l’obiettivo di guidare le Istituzioni Scolastiche nel corso dell’intero processo di approvvigionamento, fornendo informazioni di natura pratica e operativa, per favorire la conformità dell’azione amministrativa alla complessa normativa vigente e altresì mettendo a disposizione strumenti di semplificazione in grado di snellire l’attività dei DSGA.
Queste le principali funzionalità che consentono alle Scuole di:
- effettuare la Programmazione triennale degli acquisti, verificando, mediante integrazione con il “Bilancio Integrato Scuole” (BIS), la capienza delle voci di spesa;
- reperire ed aggiornare le informazioni relative all’Anagrafica Fornitori ed utilizzare le voci del Piano delle destinazioni come supporto alla fase di Programmazione degli acquisti;
- gestire l’elenco dei RUP che possono essere inseriti nelle procedure da pianificare nella fase di Programmazione Acquisti o nelle procedure avviate;
- predisporre in modo automatizzato e firmare digitalmente (mediante integrazione con il sistema di firma digitale) le determine di indizione e aggiudicazione delle procedure di maggiore utilizzo da parte delle scuole. Tale funzionalità è stata integrata con la possibilità di personalizzare e salvare gli standard documentali, in funzione delle esigenze delle singole
scuole; - importare i documenti amministrativi al fine di poter disporre nel tempo di un repository della procedura d’acquisto completo ed aggiornato, consultabile in qualsiasi momento con modalità semplici di ricerca;
- visualizzare box info-formativi che illustrano agli utenti il significato degli adempimenti e dei documenti necessari all’espletamento delle differenti procedure di affidamento in ogni loro fase;
- visualizzare le informative relative ai criteri ambientali minimi (CAM), se presenti per la categoria merceologia selezionata;
- monitorare, anche graficamente, le procedure programmate, avviate ed aggiudicate, i contratti stipulati e gli importi fatturati dall’Istituzione scolastica, tramite l’integrazione con la “Fatturazione elettronica”. Tale funzionalità consente in particolare il controllo sull’erosione dei contratti, al fine di garantire l’avvio tempestivo delle successive edizioni delle procedure;
- consultare, mediante link al SIDI, la documentazione relativa alle attività negoziali, presente sull’Help Desk Amministrativo-contabile.
In proposito, nella sezione “Documenti e oggetti multimediali” dell’applicativo è disponibile un video tutorial, che agevola ulteriormente la comprensione dello strumento.
Infine, il MIM rende noto che, con riferimento alla fase di gestione degli acquisti, per le quali le scuole, in conformità alle norme vigenti, devono espletare le relative procedure mediante piattaforme certificate, il Ministero ha avviato un’interlocuzione con Consip per rendere interoperabili SGA con la piattaforma Acquistinrete, con l’obiettivo di favorire l’interscambio automatizzato delle informazioni tra i due sistemi.
