Il Piano di semplificazione per la scuola prevede, tra i diversi interventi in favore delle famiglie, degli studenti e delle istituzioni scolastiche, una specifica iniziativa funzionale ad evolvere la soluzione di Firma Elettronica Avanzata (FEA), denominata “Sigillo”.
Come illustrato con nota 3615 dell'1/09/2023, tale soluzione, disponibile per tutte le istituzioni scolastiche, consente di velocizzare le attività amministrative svolte dalle segreterie (ad es. la sottoscrizione dei contratti da remoto), favorire le relazioni tra scuola, personale scolastico e soggetti esterni e garantire la conformità ai requisiti di gestione documentale.
La Firma Elettronica Avanzata può essere utilizzata dalle segreterie scolastiche per la gestione semplificata di diversi procedimenti amministrativi ed è conforme alle disposizioni normative in tema di gestione documentale.
Tutte le scuole sono invitate ad utilizzare questa nuova possibilità, anche in via sperimentale, come già accaduto nel caso di altre applicazioni del SIDI che hanno integrato la FEA (si veda ad es. la procedura “Commissioni Web”).
Ambiti di applicazione della FEA
Tra gli ambiti di applicazione e di utilizzo della FEA si evidenziano:
- la gestione dei contratti del personale docente immesso in ruolo per l’a.s. 2023/24, in assegnazione provvisoria
- la gestione dei contratti del personale supplente breve e a tempo determinato, docente ed ATA.
Con riferimento ai contratti del personale supplente breve e a tempo determinato, docente e ATA, è già disponibile in esercizio un aggiornamento delle procedure di cooperazione applicativa. Tale aggiornamento consente al dirigente scolastico e al personale docente o ATA di firmare digitalmente il contratto di lavoro, mediante l’utilizzo del sistema ministeriale di FEA “Sigillo”. La nuova funzionalità comporta immediati benefici, in quanto consente, in modo semplice di:
- dematerializzare la copia originale cartacea del contratto;
- formalizzare il rapporto di lavoro in modalità digitale ed in remoto, senza necessità che il supplente si rechi fisicamente presso l’istituzione scolastica per la firma del contratto di lavoro;
- migliorare ed efficientare l’organizzazione delle attività del dirigente scolastico e della segreteria.
Il solo requisito richiesto, per i soggetti firmatari, è quello di essere in possesso di identità digitale SPID o CIE.
Il passaggio all’uso della firma elettronica potrà avvenire con gradualità, in modo da permettere alle scuole di familiarizzare con la nuova modalità operativa.
La possibilità di firmare i contratti digitalmente è al momento opzionale e può essere attivata selezionando uno specifico flag all’interno delle procedure, anche per singolo contratto.
Cosa fare per avvalersi delle nuove funzionalità
Ecco la procedura da seguire:
- inserimento dei dati contrattuali a sistema;
- scelta della modalità di firma con FEA;
- convalida prospetto R-1/R-2: la procedura si occupa di inviare automaticamente il contratto al sistema Sigillo per l’apposizione della firma elettronica avanzata;
- firma delle parti contraenti, opportunamente informate da specifica messaggistica inviata via mail da parte del sistema Sigillo;
- download del contratto firmato elettronicamente da Sigillo e protocollazione, utilizzando i normali applicativi in dotazione alla scuola;
- invio al sistema NoiPA per il pagamento.
In caso di mancata attivazione dell’opzione di firma con FEA, il flusso di lavoro, attualmente previsto, non subirà alcuna modifica.
Per approfondimenti: pagina Firma elettronica avanzata
La scrivente direzione prevede, inoltre, di organizzare a breve uno specifico webinar di cui si darà
A breve sarà anche organizzato un webinar sull'argomento.
