Il Mef ha informato che è disponibile una nuova versione della Guida Utente PA contenente l’illustrazione delle nuove funzionalità relative alla chiusura fatture e alla certificazione breve.
Chiusura fatture
La fattura è “lavorata” qualora l’importo totale del documento sia stato interamente pagato o parzialmente pagato con quota parte contabilizzata come non liquidata.
Relativamente agli importi che dovranno essere registrati in piattaforma come non liquidabili, alternativamente all’utilizzo delle funzioni di contabilizzazione, potrà essere utilizzata la funzione di chiusura delle fatture (per le fatture parzialmente pagate con quota parte contabilizzata in stato non liquidabile e le fatture contabilizzate totalmente come non liquidabili, il sistema provvederà alla chiusura automatica).
Attraverso tale funzione, la piattaforma provvederà a registrare gli importi oggetto di chiusura nello stato “non liquidato” con una causale di sistema.
La funzione di chiusura è disponibile sia in modalità on line sia in modalità massiva.
In entrambi i casi, attraverso la voce di menu Fatture > Ricerca Fatture potranno essere visualizzate le fatture sulle quali effettuare l’operazione di chiusura e procedere nel seguente modo:
- on-line, utilizzando il tasto funzione
presente nella colonna Azioni; - in modalità massiva, tramite mod. 003 utilizzando il tasto funzione Esporta dati per chiusura massiva (il file così generato contiene il campo “tipo operazione” precompilato con “CH”). Il mod. 003 compilato dovrà essere caricato sul sistema nelle consuete modalità.
Tra i campi disponibili nella funzione Ricerca Fatture è stato aggiunto il criterio di ricerca Importo chiusura. Valorizzando tale campo è possibile visualizzare l’elenco di tutte le fatture in lavorazione che presentano un importo corrispondente a quello indicato in uno stato diverso dal liquidato e/o pagato.
E' sempre possibile chiudere una fattura non inserita in una certificazione; se, invece, la fattura è inserita in una certificazione, la stessa può essere chiusa solo se l’importo pagato è maggiore o uguale all’importo riconosciuto.
Qualora occorra riportare nello stato in lavorazione una fattura chiusa con le predette modalità, l’utente dovrà operare una ri-contabilizzazione forzata (tramite mod. 003, tipo operazione RIF).
Certificazione breve
Il rilascio della certificazione su istanza avviene per fatture già contabilizzate nello stato di liquidato; tuttavia, è possibile rilasciare la certificazione anche quando la stessa abbia ad oggetto fatture non ancora liquidate: in tal caso, la piattaforma registra l’importo certificato nel conto liquidato con un’apposita causale di sistema.
Tale procedura è detta “certificazione breve” ed opera nel seguente modo:
- se le fatture da certificare sono nello stato di inviato e ricevuto, il sistema opera una contabilizzazione automatica spostando l’importo riconosciuto nella certificazione nello stato liquidato e l’eventuale differenza rispetto all’importo totale della fattura nello stato sospeso;
- se le fatture da certificare sono nello stato in lavorazione, occorre fare un’ulteriore distinzione in relazione al soggetto che opera sul sistema:
- gli utenti con ruolo di Incaricato o Responsabile di una PA possono utilizzare questa procedura solo se le fatture sono in stato di liquidato o sospeso (queste ultime saranno contabilizzate automaticamente dal sistema nello stato di liquidato); non è possibile riconoscere tramite certificazione breve le fatture in stato non liquidato, per queste ultime sarà necessario effettuare la previa contabilizzazione e poi procedere con la certificazione;
- gli utenti con ruolo di Commissario ad acta possono utilizzare questa procedura anche per le fatture contabilizzate dalla PA in stato non liquidato (oltre che per le fatture in stato di liquidato e/o sospeso) e i relativi importi saranno contabilizzati automaticamente in stato liquidato.
Nell’ambito della certificazione breve, gli importi della fattura in lavorazione mantengono la natura di spesa (corrente o conto capitale) loro attribuita in fase di contabilizzazione, indipendentemente dalle scelte adottate in fase di rilascio della certificazione. Qualora vi siano importi contabilizzati privi di natura di spesa, il sistema attribuirà quella prevalente in fase di certificazione.
