La Commissione Elettorale deve consegnare, trascorsi i cinque giorni di affissione all’albo, o in luogo accessibile a tutti o sull’intranet aziendale, il verbale finale, in originale o copia conforme, all’Amministrazione per il suo successivo caricamento nel sito dell’A.Ra.N. congiuntamente ad una copia siglata dal presidente e da tutti i componenti della Commissione Elettorale della scheda elettorale predisposta per il voto.
La trasmissione dei dati all’A.Ra.N. avverrà esclusivamente in via telematica a cura dell’Amministrazione, tramite l’applicativo VERBALI RSU, dal 19 al 27 aprile 2022 o, se successivo, entro 5 giorni dalla ricezione dei verbali elettorali. L’A.Ra.N. non prenderà in considerazione comunicazioni che non pervengano attraverso l’applicativo VERBALI RSU, anche se inviate dalle Commissioni Elettorali ovvero dal Presidente delle stesse. Pertanto, le Amministrazioni non dovranno inviare i verbali per fax, posta elettronica, raccomandata, etc., invio che comporterebbe solo un aggravio di lavoro, in quanto l’A.Ra.N. non ne terrà conto, considerandolo come non avvenuto in attesa dell’inserimento dei dati nella procedura on-line.
All’applicativo potranno accedere solo i Responsabili di Procedimento (RP) espressamente delegati dal Responsabile Legale dell’Ente accreditato nel portale A.Ra.N. Ciò al fine di individuare con certezza il mittente.
Al fine di ridurre i tempi necessari per completare la trasmissione dei dati contenuti nei verbali RSU, si ricorda che è opportuno procedere al loro caricamento in presenza della Commissione Elettorale. Infatti:
- nella fase di inserimento dei dati l’applicativo segnalerà la presenza di eventuali errori materiali (es. la somma dei votanti non coincide con la somma delle schede scrutinate). In tal caso, l’Amministrazione non potrà correggere autonomamente il dato ma dovrà comunicare alla Commissione Elettorale le anomalie riscontrate dalla procedura. Solo qualora la Commissione provveda a correggere tali anomalie, redigendo un nuovo verbale che sostituisce quello errato, l’Amministrazione potrà inserire il dato corretto. Al contrario, ove ciò non accada, l’Amministrazione dovrà dichiarare che, benché informata, la Commissione non ha provveduto alla modifica del verbale e completare la procedura di trasmissione;
- prima di procedere all’invio dei dati caricati, occorrerà stampare il documento generato dalla procedura, contenente il riepilogo dei dati inseriti, che dovrà essere firmato dalla Commissione Elettorale;
- il documento firmato dovrà essere conservato dall’Amministrazione, insieme al verbale finale ed alla copia della scheda elettorale, per dieci anni;
- copia del documento generato dall’applicativo e firmato dalla Commissione Elettorale dovrà essere consegnata alla Commissione stessa per l’inoltro alle OO.SS. presentatrici di lista.
Verrà richiesta la dichiarazione del rispetto dell’obbligo di affissione dei risultati elettorali per cinque giorni. Inoltre, sarà necessario precisare, negli appositi campi, l’esistenza di eventuali ricorsi pendenti presso la Commissione Elettorale. Anche in presenza di ricorsi il verbale dovrà comunque essere trasmesso, con l’apposita annotazione, e sarà cura dell’Amministrazione comunicare successivamente, sempre per via telematica, l’esito degli stessi. A tale ultimo scopo si dovrà eventualmente rientrare nella procedura VERBALI RSU per modificare il verbale oppure semplicemente per togliere l’annotazione relativa alla presenza di ricorsi.
Il verbale elettorale generato dalla procedura e trasmesso all’A.Ra.N. in via telematica, deve essere una copia conforme all’originale consegnato dalla Commissione Elettorale. L’Amministrazione, prima di procedere al caricamento, avrà cura di verificare che il verbale consegnato sia stato sottoscritto dal Presidente e da tutti i componenti della Commissione Elettorale.
Nel caso in cui le elezioni non si siano svolte, le Amministrazioni devono darne tempestiva comunicazione all’A.Ra.N. attraverso la procedura on-line o mediante invio di email all’indirizzo protocollo@pec.aranagenzia.it. L’informazione è, infatti, condizione necessaria affinché l’Agenzia possa dichiarare chiusa la rilevazione senza attendere ulteriormente i verbali.
