Il dubbio sui documenti: bollo sì o bollo no?

Il bollo è un antico tributo dello Stato Italiano che, prima della riforma del 1972, veniva considerato tributo sul consumo della carta; successivamente si è trasformato in imposta dovuta per l’impiego giuridico degli atti, per cui la sua natura è cambiata sostanzialmente, diventando imposta indiretta sugli affari.

Fino all’entrata in vigore del D.P.R. 955 del 30/12/1982, il bollo era considerato elemento necessario e indispensabile a conferire idoneità all’uso amministrativo o giurisdizionale dell’atto (che non poteva essere presentato a un pubblico ufficiale o in giudizio se privo di bollo); dal 31 dicembre 1982 eventuali atti non in regola con il bollo possono essere ricevuti (il funzionario/dipendente della Pubblica amministrazione non può rifiutarsi di ricevere atti e documenti non in regola con l’imposta di bollo) ma devono essere trasmessi, entro trenta giorni, all’Ufficio del Registro per la loro regolarizzazione.

L’imposta è sostanzialmente regolamentata dal D.P.R. 642 del 26/10/1972, strutturato in tre parti:

1. parte generale precettiva;
2. Allegato A (Tariffa) suddivisa in due parti: precisa quando l’imposta è dovuta e quando va pagata, distinguendo gli “Atti soggetti a imposta fin dall’origine” (al momento stesso della formazione dell’atto) e gli “Atti soggetti solo in caso d’uso” (si ha il caso d’uso quando l’atto viene presentato all’Agenzia delle entrate per la registrazione);
3. Allegato B (Tabella) che elenca gli “Atti esenti in modo assoluto” dall’imposta.

È importante tener presente che, in base all’art. 32 dell’Allegato A, tutti gli atti, documenti, registri e ogni altro scritto, per i quali non siano espressamente previsti il pagamento dell’imposta sin dall’origine ovvero l’esenzione, sono soggetti a imposta di bollo in caso d’uso.

Il principio generale è dunque quello della doverosità del contributo, salvo esplicita previsione di esenzione.

Come si paga il bollo

A decorrere dal 1° gennaio 2007 l’imposta di bollo si paga:

1. mediante pagamento a intermediario convenzionato con l’Agenzia delle Entrate (rivendita tabacchi), il quale rilascia, con modalità telematiche, apposito contrassegno;
2. in modo virtuale, mediante pagamento dell’imposta agli uffici dell’Agenzia delle Entrate o ad altri uffici autorizzati o mediante versamento in conto corrente postale.

Il pagamento in modo virtuale è previsto solo per determinati atti e deve essere autorizzato dalle Direzioni Regionali delle Entrate. Viene effettuato in modo cumulativo per tutti gli atti rientranti nella categoria autorizzata con versamenti in acconto o a saldo; in questo caso, gli atti recano la dicitura “Imposta di bollo assolta in modo virtuale” e riportano gli estremi dell’autorizzazione.

Casi frequenti per le scuole

Vediamo quali sono i casi più frequenti relativi all’imposta di bollo nelle Istituzioni scolastiche, premesso che la normativa in materia di semplificazione e decertificazione nei rapporti tra cittadino e Pubbliche Amministrazioni ha già sgombrato il campo da molti dubbi sull’imposta di bollo.

Certificati

In base al principio sopra ricordato, secondo il quale i certificati sono sempre in bollo ad eccezione di quelli emessi in regime di esenzione, si specifica innanzitutto che sono esenti dall’imposta di bollo:

• i certificati trasmessi da una Pubblica Amministrazione all’altra o al loro interno;
• le autocertificazioni (dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto notorio) sottoscritte dagli interessati senza autentica della firma.

Per le Istituzioni scolastiche si fa inoltre specifico riferimento all’art. 11 della Tabella All. B del D.P.R. 642/72:

Sono esenti gli atti e documenti necessari per l’ammissione, frequenza ed esami nella scuola dell’obbligo ed in quella materna nonché negli asili nido; pagelle, attestati e diplomi rilasciati dalle scuole medesime. Domande e documenti per il conseguimento di borse di studio e di presalari e relative quietanze nonché per ottenere l’esonero totale o parziale dal pagamento delle tasse scolastiche. Istanze, dichiarazioni o atti equivalenti relativi alla dispensa, all’esonero o alla frequenza dell’insegnamento religioso.

Per gli istituti scolastici di II grado (considerati istituti diversi dalle scuole dell’obbligo), l’art. 7 della Legge 405 del 29/12/1990, al comma 5 prevede l’esenzione dall’imposta di bollo per gli atti e documenti concernenti l’iscrizione, la frequenza e gli esami (comprese pagelle, diplomi, attestati di studio e documentazione similare).

Quando l’esenzione non sia espressamente prevista, i certificati devono essere rilasciati in bollo: € 16,00 ogni quattro facciate. Se gli atti o i provvedimenti sono rilasciati per via telematica, l’imposta è dovuta nella misura forfettaria di € 16,00 a prescindere dalla dimensione del documento – art. 1, comma 594 Legge di stabilità n. 147/2013. Non è ammessa la generica dicitura “Rilasciato in esenzione dall’imposta di bollo per gli usi consentiti dalla legge”, ma va riportata l’espressa indicazione della norma di riferimento.

In ogni caso è utile fare riferimento alla circolare prot. n. 3364 del 7/12/2012, con la quale il MIUR ha trasmesso alle Istituzioni Scolastiche chiarimenti in materia di certificazioni e dichiarazioni sostitutive.

Accesso agli atti

Nell’esercitare il diritto di accesso agli atti bisogna distinguere tra imposta di bollo e costi di riproduzione, il cui pagamento si assolve mediante l’apposizione di marche da bollo sulle copie dei documenti richiesti mediante istanza di accesso (valutazione alunni, gare d’appalto, graduatorie docenti ecc.).

Nello specifico, l’O.M. 21/05/2001, n. 90, art. 39 (sostanzialmente immutata, salvo gli adeguamenti di carattere monetario) prevede:

Accesso ai documenti scolastici
[...]
4. Il diritto di accesso si esercita, su richiesta verbale o scritta, non assoggettabile a imposta di bollo, mediante esame e visione degli atti, senza alcun pagamento, o con rilascio di copie informi con rimborso del costo della produzione: £. 500 da 1 a 2 copie, £. 1.000 da 3 a 4 copie e così di seguito da corrispondere mediante applicazione di marche da bollo ordinarie da annullare con il datario a cura dell’istituto.
5. A richiesta, le copie possono essere autenticate.
6. L’imposta di bollo è dovuta soltanto quando la copia viene spedita in forma autentica.

L’esame e la visione sono pertanto gratuiti, gratuito anche il rilascio di copie, salvo rimborso dei costi propriamente dovuti all’Istituto per le spese di riproduzione se la copia è rilasciata in modo informale (€ 0,26 per due facciate, € 0,52 per quattro facciate e via dicendo). L’imposta di bollo è invece dovuta se è richiesta in copia autentica o conforme all’originale dei documenti; in questo caso i costi delle marche sono calcolati per foglio, composto da quattro facciate unite o rilegate tra di loro in modo da costituire un atto unico recante la dichiarazione di conformità all’originale (per effetto della Legge 147/2013 tale importo è pari ad € 16,00 per ogni foglio).

Tuttavia, l’art. 25 della Legge 241/1990 prevede anche costi per i diritti di ricerca e visura, ove espressamente previsti, e il D.P.R. 12/04/2006, n. 184 (Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi) all’art. 7 comma 6 precisa che «in ogni caso, la copia dei documenti è rilasciata subordinatamente al pagamento degli importi dovuti ai sensi dell’articolo 25 della legge secondo le modalità determinate dalle singole amministrazioni».

Anche le Istituzioni Scolastiche quindi possono determinare, in un proprio regolamento interno approvato dal Consiglio di Istituto, modalità di applicazione dei costi di ricerca e visura, come nell’esempio riportato nel box.

Pagamenti, fatture e mandati

Relativamente all’applicazione dell’imposta di bollo sui principali documenti di spesa e mandati di pagamento, vanno ricordate due importanti regole generali:

1. in tutti i documenti recanti addebitamenti o accreditamenti, l’imposta (se dovuta) si applica solo se l’importo è superiore ad € 77,47 (art. 13, Tariffa, D.P.R. 642/1972);
2. i documenti che recano addebitamenti o accreditamenti di corrispettivi totalmente assoggettati ad IVA, sono sempre esenti da bollo (art. 6, Tabella, D.P.R. 642/1972).

Se ne deduce un principio generale di alternatività IVA/imposta di bollo, per cui sono esenti da imposta di bollo le fatture, ricevute, note, quietanze (sia in formato cartaceo che digitale):

1. assoggettate ad IVA, purché contengano l’importo dell’imposta o la dicitura che il documento è emesso in relazione al pagamento di corrispettivi assoggettati ad IVA;
2. con IVA assolta alla fonte come quelle relative a quotidiani, periodici, libri, titoli di viaggio (art. 74, comma 1, D.P.R. 633/1972);
3. di importo inferiore a € 77,47.

Se le fatture presentano contemporaneamente importi soggetti ad IVA e importi non soggetti, la marca da bollo va applicata solo qualora gli importi non soggetti ad IVA siano superiori a € 77,47.

Viceversa, sono soggette a imposta di bollo:

1. le fatture di importo superiore a € 77,47 e non soggette ad IVA;
2. le fatture non imponibili, esenti, escluse, fuori campo IVA.

La marca da bollo dovuta sulle fatture è pari a € 2,00, a carico del soggetto che forma e consegna o spedisce tali documenti, emessa in data anteriore alla data di creazione del documento, come stabilito dall’art. 1199 c.c., benché per il pagamento dell’imposta e per eventuali sanzioni amministrative siano obbligatamente solidali entrambi le parti, cioè, sia chi emette la fattura e sia chi la riceve senza la corretta applicazione della marca da bollo. Se nella fattura manca la marca da bollo, chi la riceve è esente da responsabilità solo se la presenta entro 15 giorni all’Agenzia delle Entrate e provvede a pagare la sola imposta. In questo caso la sanzione colpisce solo chi doveva applicare l’imposta.

Per analogia, i mandati di pagamento sono esenti da bollo quanto sono emessi a pagamento di titoli di spesa che a loro volta sono esenti dall’imposta di bollo, quali le fatture, ricevute, note e quietanze indicate in precedenza.

Sono inoltre esenti i mandati di pagamento relativi a:

• somme a favore di altre amministrazioni;
• assicurazioni generiche (l’imposta di bollo è compenetrata nell’imposta sulle assicurazioni ai sensi dell’art. 16 della Legge 1216 del 26/10/1961, quindi non dovuta – vedi Risoluzione Ministero delle Finanze prot. 451318 del 19/07/1988);
• pagamenti di contributi previdenziali obbligatori e ritenute erariali;
• stipendi, indennità, missioni liquidati ai dipendenti;
• rimborsi all’economo (reintegro minute spese, per la scuola);
• compensi ai revisori.

L’uso dell’imposta di bollo nelle transazioni commerciali del Mercato elettronico MePA è stato recentemente ribadito dalla nota dell’U.S.R. Toscana prot. 2048 del 23/02/2016, che cita la risoluzione 96/E del 16/12/2013 dell’Agenzia delle Entrate, cui fa riferimento anche una FAQ del portale Acquisti in Rete, che qui riportiamo.

Il suggerimento dell’USR Toscana alle Istituzioni scolastiche è quello di «evidenziare alle imprese invitate a presentare l’offerta, già nella lettera d’invito, che in caso di aggiudicazione si renderà necessario l’assolvimento dell’imposta di bollo, onde evitare la riscossione successiva dell’imposta con le relative sanzioni (art. 19 DPR 642/72)».