La procedura per una corretta ricognizione inventariale

In occasione della scadenza decennale del rinnovo degli inventari dei beni appartenenti alle istituzioni scolastiche, il MIUR, con la collaborazione tecnica del MEF, ha fornito con la nota prot. 8910 del 1/12/2011 le istruzioni per la corretta tenuta degli stessi. Con la nota prot. 2233 del 2/04/2012 ha disciplinato, invece, la gestione dei beni di proprietà delle istituzioni scolastiche.

L’obiettivo dichiarato che si è inteso raggiungere assicurando uniformità di comportamento è anche l’uniformità di procedimento. Ciò al fine di dare maggiore significatività alle scritture contabili, rendendo omogenee le risultanze inventariali e, quindi, più agevole l’attività di vigilanza sui beni.

A tal proposito è da tener presente che al 31 dicembre 2016 è scaduto il termine quinquennale dall’ultima ricognizione (art. 24, comma 9, del Regolamento) effettuata appunto in occasione dal rinnovo degli inventari, e incorre pertanto l’obbligo di provvedere alla ricognizione fisica dei beni posseduti dall’istituzione scolastica.

Ricognizione dei beni mobili

Attraverso la ricognizione materiale dei beni si espleta un’attenta vigilanza sugli stessi e soprattutto sul loro corretto utilizzo, nonché sul loro stato di conservazione. Si procede con la ricognizione, come detto, oltre che in occasione del rinnovo degli inventari (in tal caso vige una disciplina specifica che comporta la sostituzione delle relative scritture) e della scadenza del termine quinquennale dall’ultima ricognizione anche al verificarsi delle seguenti circostanze:

• passaggio di consegne (art. 24 comma 8, del Regolamento);
• iniziativa del Direttore (circolare 18/09/2008, n. 26/RGS).

Come procedere

Poiché è solo in occasione del rinnovo inventariale che si procede alla nomina di apposita commissione, per la ricognizione almeno quinquennale il DSGA provvede semplicemente eseguendo il riscontro tra le risultanze dell’inventario e la situazione effettiva tramite un controllo materiale che consenta in tal modo, appunto, di dare significato e aderenza alla situazione reale dei beni esistente al 31 dicembre 2016.

L’attività svolta deve essere formalizzata in un apposito documento, nel quale devono essere descritte le operazioni compiute nonché la situazione accertata da riassumersi in una tabella di sintesi.

Ovviamente il DSGA può avvalersi nell’espletamento dell’attività di ricognizione della collaborazione sia del personale ATA, sia del personale eventualmente individuato per ricoprire quella che nella circolare prot. 8910/2011 è definita «funzione ausiliaria (c.d. “consegnatari ausiliari”) per la gestione e la vigilanza dei soli beni mobili in uno o eventualmente più plessi finitimi». Mentre, così come è accaduto in occasione del rinnovo degli inventari, devono essere coinvolti nelle attività ricognitive sia i docenti affidatari di cui all’art. 27 del D.I. 44/2001 sia il docente cui sia stata «affidata dal Dirigente la direzione dell’azienda agraria, a norma dell’articolo 20, comma 4, del D.I. 44/2001».

Tale documento, inoltre, deve essere sottoposto al visto del Dirigente scolastico, il quale, attestata l’effettività delle operazioni svolte e sulla base delle risultanze emerse, è in condizione di poter adottare gli eventuali provvedimenti necessari alla tutela dei beni ovvero, se necessario, al loro reintegro.

Dell’espletamento di tali attività, del loro esito e delle eventuali iniziative assunte dovrà essere fornita adeguata e tempestiva informazione al Consiglio di Istituto (o di Circolo).

Nel caso in cui, a seguito di ricognizione dei beni, emerga che lo stato di parte di questi sia tale da non essere più funzionale all’attività istituzionale, il DSGA avvierà la procedura di eliminazione dei beni dall’inventario disciplinato principalmente dall’art. 26 del Regolamento nonché, per le ipotesi di cessione, dall’art. 52.

A seguire affrontiamo i contenuti delle tabelle di cui alla circolare 2233 del 2/04/2012, riepilogative di tale procedura; ad ogni buon conto si ricorda «che, sotto la propria responsabilità, il Dirigente scolastico – nell’osservanza dei principi di economicità, efficacia e trasparenza che sorreggono l’azione amministrativa – avrà cura di valutare a monte, esclusivamente per i beni assolutamente inservibili e privi di alcun valore, la maggiore proficuità di un diretto avvio alla discarica pubblica o allo smaltimento».

Discarico inventariale di beni mobili per deterioramento e fuori uso

Materiali di risulta (materiali che rimangono a seguito di lavorazioni e, in genere, materiali di scarto) e beni fuori uso (beni inservibili, rotti, danneggiati o guasti, per i quali l’eventuale riparazione è anti-economica):

• relazione del Direttore al Dirigente scolastico e, per conoscenza, al Consiglio d’istituto (o di Circolo) sull’esistenza di materiali di risulta o beni fuori uso. La relazione deve descrivere le circostanze che hanno determinato la situazione dei suddetti beni ed essere corredata del relativo elenco, completo dei riferimenti inventariali. In occasione delle operazioni di rinnovo inventariale, le proposte in merito formulate dalla “Commissione per il rinnovo inventariale” possono sostituire la relazione del Direttore;
• verbale della commissione interna di cui all’art. 52 del Regolamento (c.d. “Commissione per il fuori uso”) per la verifica e valutazione dei materiali di risulta e dei beni fuori uso;
• provvedimento del Dirigente scolastico per la cessione o l’eliminazione dei beni dichiarati dismissibili dalla Commissione per il fuori uso;
• accertamento, a cura del Dirigente scolastico, delle eventuali responsabilità connesse all’obbligo di vigilanza o di custodia dei beni incombente agli affidatari e consequenziali azioni volte al reintegro patrimoniale;
• vendita, con avviso da pubblicarsi nell’albo dell’istituzione scolastica statale, e aggiudicazione dei beni al miglior offerente. Il provvedimento di discarico inventariale, da adottare dal Dirigente scolastico, oltre all’elenco dei beni, dovrà dare atto dell’avvenuto versamento del corrispettivo di aggiudicazione. È appena il caso di ricordare che eventuali spese, anche di natura tributaria, sono a carico dell’acquirente, salvo diversa previsione di legge;
• in caso di aggiudicazione non andata a buon fine, anche per gara deserta, i beni possono essere ceduti a trattativa privata, sempre a titolo oneroso. Per il discarico inventariale vanno osservate le modalità descritte in caso di aggiudicazione. In alternativa alla cessione a trattativa privata, con provvedimento motivato del Dirigente scolastico, i beni possono essere trasferiti a titolo gratuito a favore di enti pubblici non economici ovvero, in subordine, di enti non profit (Onlus, pro loco, parrocchie, enti di promozione sociale ecc.). Il discarico dall’inventario va documentato anche con il verbale di consegna dei beni trasferiti, debitamente sottoscritto dal rappresentante dell’ente trasferitario;
• in estremo subordine, nell’ipotesi in cui né la cessione a titolo oneroso né la cessione a titolo gratuito abbiano dato esito, con provvedimento motivato del Dirigente scolastico è disposta la destinazione dei beni allo smaltimento (c.d. “avvio alla discarica pubblica”). Il ricorso allo smaltimento di materiali potenzialmente dannosi all’ambiente o alla salute (c.d. rifiuti speciali), poi, deve avvenire nel rispetto delle norme di tutela ambientale, tenuto conto delle prescrizioni di cui all’art. 51 del Regolamento, oltre che dell’eventuale onere economico. Il discarico inventariale va documentato anche con il verbale attestante lo smaltimento dei beni, nel rispetto della normativa in materia ambientale.

Discarico inventariale di beni obsoleti e non più funzionali all’attività istituzionale

Beni obsoleti (beni funzionanti, ma ormai superati dal punto di vista tecnologico anche in relazione alla cura dell’interesse pubblico concretamente perseguito) e beni non più funzionali (beni integri e suscettibili di riuso, ma non rispondenti o non più rispondenti alle esigenze dell’attività svolta):

• relazione del Direttore al Dirigente scolastico e, per conoscenza, al Consiglio d’Istituto (o di Circolo) sull’esistenza di materiali obsoleti o non più funzionali alle esigenze dell’istituzione scolastica statale. La relazione deve essere corredata dell’elenco dei beni completo dei riferimenti inventariali. In occasione delle operazioni di rinnovo inventariale, le proposte formulate in merito dalla “Commissione per il rinnovo inventariale” possono sostituire la relazione del Direttore;
• verbale della “Commissione per il fuori uso” di cui all’art. 52 del Regolamento, per la verifica sullo stato dei materiali obsoleti e non più funzionali e la determinazione del relativo valore;
• provvedimento del Dirigente scolastico per la cessione dei beni riconosciuti dismissibili dalla Commissione per il fuori uso;
• vendita con avviso da pubblicarsi nell’albo dell’istituzione scolastica statale ed aggiudicazione dei beni al miglior offerente, oppure vendita per mezzo di trattativa privata ad altri enti pubblici non economici. Il prezzo base di vendita, salvo ipotesi assolutamente eccezionali e da motivare dettagliatamente, non potrà essere inferiore al valore determinato dalla Commissione per il fuori uso. Nel ricordare che le eventuali spese, fatte salve le diverse previsioni di legge, sono a carico dell’acquirente, si evidenzia che il provvedimento di discarico inventariale, da adottare dal Dirigente scolastico, dovrà dare atto dell’avvenuto versamento del corrispettivo;
• in subordine, con provvedimento motivato del Dirigente scolastico, i beni possono essere ceduti gratuitamente soltanto ad un’altra istituzione scolastica statale. Il discarico dall’inventario dovrà essere documentato anche con il verbale di consegna dei beni all’Istituzione scolastica trasferitaria.

Discarico inventariale dei beni mobili nel caso di eventi fortuiti o di sottrazione

Furto (sottrazione o, comunque, completa perdita del bene per fatto riconducibile alla volontà umana):

• denuncia presentata da parte del Dirigente scolastico alla locale autorità di Pubblica Sicurezza con l’elenco analitico dei beni sottratti, anche al fine di stabilire la relativa perdita patrimoniale;
• relazione del Direttore al Dirigente scolastico e, per conoscenza, al Consiglio d’Istituto (o di Circolo) in ordine alle circostanze che hanno determinato la sottrazione dei beni, corredata del relativo elenco completo dei riferimenti inventariali;
• accertamento, a cura del Dirigente scolastico, delle eventuali responsabilità connesse all’obbligo di vigilanza o custodia dei beni incombente agli affidatari;
• provvedimento di discarico inventariale del Dirigente scolastico, con allegata copia della denuncia all’autorità di pubblica sicurezza e della relazione del Direttore;
• eventuali atti finalizzati al reintegro patrimoniale.

Forza maggiore (calamità ed accadimenti non riconducibili alla volontà umana):

• relazione del Direttore al Dirigente scolastico e, per conoscenza, al Consiglio d’Istituto (o di Circolo) in ordine alle circostanze che hanno determinato la perdita dei beni. La relazione deve essere corredata dall’elenco dei beni completo dei riferimenti inventariali, nonché della pertinente documentazione giustificativa (verbale intervento Vigili del Fuoco; accertamento competente autorità amministrativa; dichiarazione dello stato di calamità naturale; dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, resa ai sensi dell’art. 47 del D.P.R. 28/12/2000, n. 445; ecc.);
• accertamento, a cura del Dirigente scolastico, delle eventuali responsabilità connesse all’obbligo di vigilanza o custodia dei beni incombente agli affidatari;
• provvedimento di discarico inventariale del Dirigente scolastico con allegata copia della relazione del Direttore;
• eventuali atti finalizzati al reintegro patrimoniale.

Mancato rinvenimento:

• non si tratta di fattispecie autonoma, dovendo essere ricondotta, a seconda dei casi, a quella di Furto o di Forza maggiore.

Principali controlli

Di seguito riproponiamo la check-list allegata alla circolare RGS n. 26/2008, indispensabile per una corretta gestione patrimoniale delle istituzioni scolastiche. Si tratta in pratica dei controlli eseguiti dai revisori dei conti, che per le scuole è bene tener presenti per evitare rilievi da parte degli stessi:

• accertare l’avvenuto passaggio di consegne tra il Dirigente scolastico e il Direttore SGA, nonché la corretta applicazione della prescritta procedura;
• verificare la correttezza del verbale del passaggio di consegne dal quale deve risultare l’avvenuta effettuazione della ricognizione inventariale nonché l’apposizione delle firme del Direttore uscente, del Direttore subentrante, del Dirigente scolastico e del Presidente del Consiglio d’Istituto;
• controllare la corretta tenuta dei vari registri previsti per ciascuna tipologia di scuola;
• verificare la corretta applicazione dell’art. 29, comma 4, del D.I. n. 44/2001, in virtù del quale i documenti contabili obbligatori di cui al comma 1, anche se tenuti con sistemi automatizzati od a fogli mobili, devono contenere le pagine numerate, munite del timbro dell’Istituzione e siglate dal direttore, che, tra l’altro, a chiusura dell’esercizio, ha l’obbligo di attestare il numero delle pagine che compongono i documenti medesimi;
• verificare che le iscrizioni nei registri siano in ordine cronologico e che riportino tutti gli elementi indicativi della provenienza, consistenza, ubicazione, valore e, per i beni immobili, l’eventuale rendita;
• accertare la corrispondenza dei valori iscritti negli inventari con quelli riportati nel conto del patrimonio (mod. K);
• verificare la correttezza delle consistenze iniziali riportate nel mod. K e rilevare le cause di eventuali anomalie;
• assicurare il rispetto delle norme regolamentari relative alle procedure di variazione dei beni iscritti nell’inventario;
• verificare (a campione) la reale esistenza dei beni attraverso una effettiva ricognizione;
• verificare (a campione) la corretta apposizione sui beni mobili del numero identificativo nonché la corrispondenza con i registri inventariali;
• verificare (a campione) l’annotazione sulle fatture degli estremi di assunzione in carico dei beni sui vari registri;
• accertare che i beni mobili di proprietà degli Enti locali siano inventariati separatamente dai beni dell’Istituto.
• accertare la corretta applicazione dell’art. 27 (Custodia del materiale didattico, tecnico e scientifico, dei laboratori e delle officine) e dell’art. 52 (Vendita di materiali fuori uso e di beni non più utilizzabili) del D.I. n. 44/2001.