Quando un partenariato Comenius è approvato dall’Agenzia Nazionale, alla scuola arriva una comunicazione, nella quale vengono fornite userid e password per accedere al database www.programmallp.it/servizi, nel quale la scuola potrà trovare:
- l’accordo finanziario che dovrà compilare con i dati del conto corrente bancario, stampare in duplice copia e firmare in calce. Le due copie devono essere inviate all’Agenzia Nazionale che ne restituirà alla scuola una firmata dal responsabile;
- il report finale, documento obbligatorio che serve all’Agenzia per controllare l’andamento del progetto: se non si spedisce il report finale, l’Agenzia non invia il saldo della sovvenzione;
- lo stato di avanzamento dei pagamenti, utile per verificare se sono stati accreditati acconto e saldo.
Il meeting
Una volta effettuati gli adempimenti burocratici, il coordinatore della partnership deve iniziare a scrivere l’agenda del primo meeting (la procedura da seguire anche nei successivi meeting sarà la stessa, anche da parte dei coordinatori di ogni Paese partner).
Prima di confermare il periodo nel quale sarà organizzato il primo meeting, deve assicurarsi che tutti i partner siano disponibili nello stesso periodo e quindi invierà una mail proponendo due o tre periodi per l’incontro, oppure organizzerà una videoconferenza.
Per la scelta del periodo si raccomanda di tener conto dei momenti in cui non ci sono festività importanti o locali, eventi particolari come fiere e mostre, che possono alzare il prezzo dei voli e degli alberghi.
Occorre anche scegliere un periodo in cui il clima non sia troppo freddo (per nevicate e gelo che possono ritardare o addirittura procrastinare di giorni il meeting previsto) oppure troppo caldo. Per questo sarebbe meglio organizzare i meeting in primavera e in autunno e, soprattutto, durante l’attività didattica.
Per la scelta dell’hotel e dei ristoranti, l’organizzatore deve tener conto della disponibilità finanziaria degli altri partner e deve cercare una sede vicina alla scuola, in modo da ridurre i costi del trasporto, che sono sempre a carico dei partner.
Il meeting deve prevedere un’agenda, per questo il coordinatore, nel proporre un periodo di 4 o 5 giorni al massimo, deve tenere conto di questi parametri:
- giorno di arrivo e giorno di partenza (possibilmente, sarebbe bene verificare i tempi per poter organizzare un bus-navetta che raccolga tutti i partecipanti, tenendo conto anche del loro numero);
- un giorno dovrebbe essere dedicato ad una visita culturale del luogo;
- il primo giorno, nella mattinata, sarebbe utile organizzare un incontro con le autorità locali e con la stampa per presentare il progetto e il suo stato di avanzamento, nel caso di meeting successivi al primo. Nel pomeriggio ogni partner dovrebbe presentare la propria realtà anche in relazione all’argomento progettuale;
- nei giorni successivi, il coordinatore dovrebbe organizzare conferenze, seminari, workshop e visite alle scuole e agli enti che possano fornire un valore aggiunto al progetto;
- una sera può essere organizzata una cena europea, nella quale ogni partner offra qualcosa di tipico del proprio paese, oppure una cena a tema, preparata dalle componenti scolastiche, per evidenziare il senso di appartenenza alla scuola e al gruppo;
- un pomeriggio deve essere dedicato alla valutazione del meeting e alla programmazione del successivo, con la definizione dei lavori da svolgere tra un meeting e l’altro.
È bene che nel gruppo siano presenti tecnici e persone in grado di scattare fotografie o fare riprese video che possano successivamente diventare una componente dei risultati del progetto.
È anche importante che venga stilato un report finale, nel quale raccogliere i dati della visita, le relazioni dei lavori di gruppo e degli esperti, la documentazione, le fotografie e i video.
In genere tutti i documenti relativi ai diversi meeting possono essere pubblicati sul sito del progetto e su un apposito spazio condiviso (repository), esteso a tutti i membri del gruppo europeo di progetto.
In tutti i meeting devono essere previsti dei questionari da sottoporre durante i periodi intercorrenti tra un meeting e l’altro, occorre predisporre un prospetto di monitoraggio per valutare l’andamento del progetto e per poter attuare azioni correttive e di miglioramento per raggiungere gli obiettivi.
Particolare attenzione va data al Welcoming (Benvenuto), che potrebbe essere organizzato con un aperitivo e un biglietto di benvenuto, con la consegna di prodotti locali e di una borsa con materiale illustrativo del luogo e della scuola. È possibile inserire in una pendrive o in un cd-rom materiale informativo turistico locale, manuali di ricette italiane in lingua inglese scaricabili da internet, musica italiana.
In questo senso è molto importante stabilire dei network con il territorio e richiedere azioni di sponsorizzazioni per la realizzazione dei materiali di Welcoming (attraverso fornitori della scuola, enti del turismo, Assessorato alla cultura del Comune e/o della Provincia/Regione, Europedirect).
Infine, occorre rilasciare ai partecipanti del meeting l’attestato nel quale si dichiarano le date, le ore di partecipazione ecc.
I documenti
Il responsabile del progetto deve tenere agli atti solo le carte di imbarco relative alle mobilità e la fattura del pagamento dei biglietti di trasporto.
I partenariati Comenius e gli altri sottoprogrammi non prevedono una specifica definizione del budget e una particolare rendicontazione, a parte il Comenius Regio che è un partenariato bilaterale consortile; tuttavia è buona consuetudine osservare alcune regole fondamentali, anche consigliate da motivi di opportunità e correttezza contabile:
- il partenariato è finanziato in base a un accordo/convenzione che va deliberato dal Consiglio di Istituto, nell’ambito dell’attività negoziale di cui all’art. 56 del D.I. 44/2001;
- tutti i documenti amministrativi e contabili, cartacei e informatici, relativi al partenariato devono riportare il codice CUP (sempre obbligatorio in caso di finanziamenti con fondi comunitari, indipendentemente dalla loro natura e dai loro destinatari, deve essere richiesto da tutti i soggetti pubblici beneficiari di un finanziamento LLP Comenius, Erasmus, Grundtvig e per le visite di studio del Programma Trasversale. Le scuole statali e paritarie di ogni ordine grado
rientrano in questa casistica), che identifica ogni «progetto di investimento pubblico»; - le mobilità del personale devono essere precedute da formale incarico; quelle degli alunni richiedono l’autorizzazione dei genitori e, nel caso di alunni di scuola primaria, anche l’assenso per l’espatrio con il visto della Questura competente per territorio;
- oltre al rimborso delle spese di viaggio e soggiorno, è opportuno definire dei criteri, a livello di regolamentazione di istituto, per riconoscere l’impegno aggiuntivo del personale in mobilità, posto che non è più possibile fare riferimento a tabelle giornaliere definite dall’Agenzia LLP;
- considerato che l’80% del contributo è erogato alla scuola subito dopo la stipula della convenzione, va tenuta in debita considerazione l’opportunità che la scuola proceda direttamente all’acquisto dei titoli di viaggio, in modo da evitare che il personale/le famiglie anticipino di tasca propria i fondi per sostenere tali spese;
- allo stesso modo, non è da escludere a priori la scelta di anticipare una quota per le spese di soggiorno, oppure autorizzare un docente referente a utilizzare la carta di credito, secondo quanto previsto dall’art. 14 del già citato D.I. 44/2001;
- benché l’Agenzia LLP non richieda di presentare documenti giustificativi dell’utilizzo dei fondi erogati, non appare superfluo ricordare che tutte le spese sostenute nell’ambito del partenariato sono soggette alle regole di contabilità generale in vigore.
Entro 30 giorni dalla conclusione del partenariato (31 agosto) bisogna inviare il report finale, focalizzato principalmente sui risultati del partenariato:
Sezione E, Parte A (il partenariato nel suo complesso)
E.1- Riassunto
Dare una breve descrizione del partenariato svolto nella lingua di comunicazione utilizzata (max 5000 caratteri). Il riassunto potrà essere utilizzato per la pubblicazione dei risultati.
E.2 – Prodotti
Tipologia, titolo, descrizione, materie e argomenti trattati, potenziali destinatari, lingue, fonti, autori, editori, media utilizzati.
E.3 – Valore aggiunto europeo
Qual è stato il valore aggiunto del partenariato verso una maggiore cooperazione Europea?
E.4 – Raggiungimento degli obiettivi del partenariato
Descrivere le principali finalità/obiettivi del partenariato.
E.5 – Competenze chiave
Descrivere le competenze chiave sviluppate.
E.6 – Problematiche trasversali
Indicare le principali problematiche trasversali (predefinite), specificando le concrete misure e le attività messe in atto nel partenariato.
E.7 – Piano di lavoro e compiti
Se svolti in modo diverso da quanto previsto nel progetto iniziale, specificare il perché.
E.8 – Comunicazione e cooperazione
Descrizione della comunicazione e cooperazione tra le organizzazioni coinvolte nel partenariato. Sono stati tutti coinvolti in misura uguale?
E.9 – Lingue utilizzate
E.10 – Valutazione
E.10.1 Monitoraggio dei progressi
Descrivere monitoraggio e valutazione dei progressi e dell’impatto atteso del partenariato.
E.10.2 – Risultati/prodotti/materiali
In quale misura sono stati raggiunti i risultati/prodotti attesi all’inizio del progetto?
E.10.3 – Finalità/obiettivi
In quale misura sono stati raggiunte le finalità/obiettivi attesi all’inizio del progetto?
Segue, e conclude il rendiconto, una parte specifica relativa allo svolgimento del partenariato nella singola Istituzione scolastica.
