Nel trattare il tema delle autocertificazioni dei periodi di servizio, caso frequentissimo per le amministrazioni scolastiche, la nota circolare dell'Usp Torino n. 214 del 22/03/2012, recentemente ripresa dalla circolare n. 143 del 12/10/2012 dell'Usp di Vercelli, fa sorgere alcuni dubbi operativi di un certo rilievo, introducendo il concetto di “convalida” delle autocertificazioni allegate alle ricostruzioni di carriera.
Ma cosa significa esattamente convalidare un atto amministrativo? E questo istituto specifico può essere applicato alle dichiarazioni sostitutive di cui al DPR 445/2000?
Vista la particolare delicatezza del tema e il nuovo onere piuttosto considerevole che - secondo le circolari - si porrebbe a carico dei dipendenti pubblici, Francesca Romana Ciangola ha affrontato la questione nel suo articolo pubblicato su Sinergie di Scuola n. 19 di maggio 2012 "La convalida dell'atto amministrativo".
Molti siti dedicati alla scuola stanno in questi giorni riproponendo il modello allegato alle circolari, per cui riteniamo utile pubblicare uno stralcio del commento della nostra autrice, rimandando per approfondimenti alla lettura completa dell'articolo (accessibile solo per gli abbonati a Sinergie di Scuola).
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È possibile la convalida delle autocertificazioni?
Le dichiarazioni sostitutive, come abbiamo visto, sono soggette ad un preciso regime di controllo e verifica; le stesse sono controllate, a campione e in ogni caso dubbio, su iniziativa della amministrazione accettante e nei confronti dell’amministrazione che detiene i dati da controllare o verificare. Lo prevede l’art. 71 del d.P.R. 445/2000, che prosegue al comma 2:
«I controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive di certificazione sono effettuati dall’amministrazione procedente con le modalità di cui all’articolo 43 consultando direttamente gli archivi dell’amministrazione certificante ovvero richiedendo alla medesima, anche attraverso strumenti informatici o telematici, conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da questa custoditi».
Nel precedente articolo, in relazione ad una formula legislativa piuttosto oscura, avevamo ipotizzato che l’interpretazione sistematica propendesse per un controllo siffatto (del resto non modificato dalla legge di riforma) nei confronti delle dichiarazioni sostitutive, e per un’acquisizione diretta di documenti in caso di indicazione degli elementi essenziali da parte dell’interessato, non essendo comunque l’acquisizione un obbligo in ogni caso di produzione di autocertificazione.
La circolare dell’USR Piemonte sopra richiamata, a proposito delle autocertificazioni da allegare all’istanza di ricostruzione di carriera, introduce altre ipotesi operative. Prevede cioè che:
«[...] i documenti predetti dovranno essere sostituiti dall’autocertificazione, di cui si allega il modello, compilata dal dipendente e convalidata dalla scuola» e che «qualora la scuola che riceve l’autocertificazione non sia nella condizione di convalidarla per mancanza di dati o perché il dipendente non è in grado di fornire gli esatti periodi di servizio, dovrà acquisire idonea documentazione dalla scuola presso la quale il servizio è stato prestato».
La circolare sembra ipotizzare dunque una modalità operativa ulteriore, non ancora prevista né dalla normativa, pur riformata, né dalla circolare applicativa del Ministero Semplificazione del 22 dicembre 2011, ovvero la convalida dell’autocertificazione da parte dell’amministrazione accettante.
In pratica, il funzionario che accetta la documentazione può convalidare quanto autocertificato dal privato in via immediata oppure, quando non sia in grado di farlo, chiedere medesima convalida all’amministrazione presso cui si è svolto il servizio.
Se è questa l’interpretazione corretta, si pone a carico dei dipendenti pubblici un onere piuttosto considerevole, ovvero quello di utilizzare uno strumento amministrativo, quale la convalida, per attestare la veridicità delle autodichiarazioni di privati cittadini.
Come previsto in sede di regolamentazione dei controlli sulle dichiarazioni sostitutive, tuttavia, la veridicità dell’autocertificazione viene effettuata chiedendo conferma all’amministrazione che detiene i dati nell’ambito del potere di controllo, oppure tramite acquisizione diretta degli stessi qualora siano indicati gli elementi essenziali di quanto attestato.
Sembra evidente che la convalida di quanto dichiarato da un privato non può essere onere di chi l’autocertificazione accetta, essendo l’autocertificazione di esclusiva responsabilità del dichiarante. In capo alla amministrazione è posto l’onere, peraltro di una certa importanza dal punto di vista organizzativo, di predisporre un adeguato sistema di controlli o di acquisizioni dirette.
È poi ancor più evidente che le dichiarazioni relative ad un servizio prestato in amministrazione scolastica diversa saranno sconosciute, nella durata e nel contenuto, dall’amministrazione che accetta l’istanza, che dovrà necessariamente, come del resto previsto dal regime dei controlli di cui al d.P.R. 445/200, art. 71, rivolgersi all’amministrazione certificante.
Un ulteriore dubbio è instillato dal termine convalida: troviamo questo riferimento ad un istituto amministrativo per la prima volta, non essendo citato nell’ambito dei controlli sulle autocertificazioni né dal d.P.R. 445/2000, né dalla circolare applicativa del 22 dicembre 2011.
Come già detto, si auspica maggiore chiarezza per gli operatori chiamati ad applicare le nuove norme in tema di autocertificazione. Anche il servizio delle FAQ, predisposto dal Ministero per la semplificazione e innovazione, sembra essersi fermato a poche risposte.
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