PON, disponibili altre due guide per l'attuazione dei progetti

Dopo la pubblicazione delle "Linee Guida per l'affidamento dei contratti pubblici di servizi e forniture di importo inferiore alla soglia comunitaria", il Miur ha elaborato altri due documenti che guidano le Istituzioni scolastiche in tutte le fasi che caratterizzano la gestione del progetto autorizzato a valere sull’Avviso prot. AOODGEFID/9035 del 13/07/2015 (LAN/WLAN).

In particolare, con le "Disposizioni e Istruzioni per l’attuazione dei progetti" si forniscono le indicazioni amministrativo-contabili funzionali all’attuazione degli interventi.

Il “Manuale per la gestione informatizzata dei progetti” supporta invece le scuole nell’utilizzo del Sistema “Gestione Unitaria del Programma” (GPU) per i progetti autorizzati a valere sul fondo FESR.

Seguiranno presto ulteriori istruzioni per quanto concerne l’attuazione finanziaria dei progetti, con le specifiche relative agli obblighi di certificazione e rendicontazione degli importi.

Ecco alcune delle indicazioni fornite:

Modalità di richiesta del CUP

La richiesta del Codice Unico di Progetto (CUP) è la prima operazione che l’istituzione scolastica deve compiere nel momento in cui riceve l’autorizzazione alla realizzazione di un progetto a valere sul PON 2014-2020.

Il codice CUP è un elemento obbligatorio che deve accompagnare tutta la vita del progetto e dovrà pertanto essere specificato su ogni documento riferito al progetto stesso di ripo amministrativo, finanziario, contabile (avvisi, bandi di gara, ordini, mandati, fatture, etc) che saranno prodotti nelle varie fasi di realizzazione del progetto.

L’istituzione scolastica, inoltre, ha l’obbligo di verificare che anche i soggetti esterni, coinvolti a vario titolo nella realizzazione (ditte aggiudicatarie degli appalti di forniture), richiamino il CUP su tutta la documentazione di loro pertinenza.

Il codice CUP va richiesto alla Presidenza del Consiglio dei Ministri-Dipartimento per la Programmazione e il coordinamento della Politica Economica (PCM-DIPE), via WEB, attraverso l'apposito portale (vedi anche manuale utente).

Una volta raggiunto il sito è necessario accreditarsi con le proprie credenziali (username e password). Nel caso in cui fosse necessario richiedere una nuova utenza è prevista una procedura di accreditamento attraverso il link “Richiedi un’utenza”.

Ottenuta la propria utenza, dopo aver digitato user name e password, sarà possibile accedere all’area della generazione del codice. Nella pagina iniziale di generazione del codice CUP, sarà reso disponibile un template per ogni tipologia di azione del PON 2014-2020. L’istituzione scolastica potrà selezionare il template coerente con il progetto in fase di realizzazione e quindi beneficiare di tutte le informazioni comuni – già pre compilate- ai progetti PON di quella tipologia.

Ottenuto il codice generato dal sistema CUP, bisognerà conservare nel fascicolo di progetto o nell’equivalente cartellina in formato digitale il PDF con il codice ed il relativo corredo informativo.

L’ultimo passaggio consiste nell’inserire il codice CUP all’interno della piattaforma SIDI, applicazione SIF2020. Tra le funzioni di servizio che l’istituzione scolastica avrà a disposizione sarà possibile associare ad ogni progetto autorizzato il relativo codice CUP. Selezionando la funzione FASCICOLO ATTUAZIONE e successivamente CODICE CUP sarà possibile inserire il codice. Il sistema SIF2020 verificherà in tempo reale, attraverso un protocollo di comunicazione con il sistema CUP, la validità del codice CUP comunicando eventualmente possibili errori di digitazione.

Gestione contabile

I fondi di provenienza comunitaria, come quelli della quota nazionale, non costituiscono una "gestione fuori bilancio" ma vengono regolarmente introitati nel bilancio dell'Istituzione e iscritti in appositi aggregati di entrata e di uscita, al fine di agevolare lo svolgimento di ogni verifica da parte degli organi preposti. La gestione finanziaria dei progetti ammessi a finanziamento deve quindi sottostare alla stessa disciplina (compresa quella di vigilanza e controllo) che regola tutte le attività effettuate con i finanziamenti nazionali.

Tuttavia è indispensabile che all’interno del bilancio dell’istituzione scolastica la gestione degli interventi finanziati con i Fondi Strutturali sia tenuta distinta da quella delle altre spese di funzionamento, in modo da poter essere individuata e provata in caso di verifica amministrativo-contabile da parte di organi comunitari e nazionali.

In particolare, è prevista una codificazione contabile di tutte le iniziative cofinanziate con i Fondi Strutturali. Quindi, è necessario che vi sia una “area specifica delle entrate” nell’ambito dei Programmi Annuali dei singoli istituti al fine di evitare la commistione nella gestione dei Fondi Strutturali con fondi di altra provenienza.

Pertanto, i finanziamenti previsti a valere sia sul Fondo Sociale Europeo che sul Fondo Europeo per lo Sviluppo Regionale dovranno essere iscritti nelle ENTRATE – modello A, aggregato 04 – “Finanziamenti da enti territoriali o da altre Istituzioni Pubbliche”, e imputati alla voce 01 – “Finanziamenti UE” (Fondi vincolati) del Programma Annuale previsto. La registrazione delle USCITE nel suddetto Mod. A dovrà essere effettuata esclusivamente per aggregato/progetto, ma sempre per fondo, e in esse dovrà sempre essere riportato il codice identificativo del progetto assegnato nella nota autorizzativa e nel sistema informativo. Per ciascun progetto occorrerà predisporre la Scheda illustrativa (modello Sintesi POF) e la Scheda finanziaria (Mod. B), previsti dall’art. 2, comma 6, del medesimo Regolamento.

Le assegnazioni relative a iniziative cofinanziate con i Fondi Strutturali dell’Unione Europea sono vincolate alle destinazioni prestabilite: nel caso di progetti che si sviluppano su più esercizi finanziari, le somme non impegnate al 31 dicembre confluiranno, pertanto, come economie nell’avanzo di amministrazione e dovranno essere riportate nella competenza dell’esercizio successivo.

Particolare attenzione dovrà essere usata nella tenuta del registro del partitario delle spese, in quanto in esso dovranno essere dettagliatamente iscritti tutti gli impegni e i relativi pagamenti.

Conservazione della documentazione

Tutti i documenti giustificativi relativi alle spese sostenute dai fondi devono essere resi disponibili su richiesta alla Commissione e alla Corte dei Conti Europea per un periodo di tre anni a decorrere dal 31 dicembre successivo alla presentazione dei conti nei quali sono incluse le spese dell’operazione. Nello specifico l'Istituzione scolastica deve organizzare e conservare agli atti un fascicolo per ogni progetto, preferibilmente in formato elettronico, che contenga una serie di documenti, firmati digitalmente a testimonianza della realizzazione del progetto autorizzato.

A tal fine è di fondamentale importanza che, in presenza di mobilità del personale per pensionamento o trasferimento, ecc., il passaggio di consegne tra il Personale Direttivo (DS e DSGA) fissi lo stato di attuazione dei singoli progetti e determini lo stato amministrativo contabile degli stessi indicando le rispettive responsabilità.

Di seguito l'elenco dei documenti che devono essere contenuti in ogni fascicolo, da conservare su supporto informatico:

1. copia dell’Avviso cui il progetto si riferisce;
2. copia della proposta progettuale presentata e inserita nel sistema "Gestione degli Interventi";
3. lettera di autorizzazione (la lettera è di norma inserita nel sistema informativo SIF dall'Autorità di Gestione e deve essere scaricata a cura della singola Istituzione);
4. copia della delibera del Collegio dei docenti riferita all'inserimento del Progetto nel POF;
5. copia della delibera del Consiglio d'Istituto e/o Decreto del D.S. relativa all'iscrizione delle spese previste per il progetto nel Programma Annuale;
6. documentazione CUP;
7. copia della delibera degli OO.CC. relativi ai criteri per la selezione degli esperti e per l'acquisizione dei servizi (cfr. decreto interministeriale 1° febbraio 2001, n. 44);
8. copia originale delle dichiarazioni di avvio e di conclusione del progetto;
9. originali dei modelli di Certificazione e di Rendicontazione sottoscritti dal Dirigente scolastico e dal DSGA e la relativa documentazione probatoria della spesa;
10. originali dei mandati di pagamento "quietanzati" dalla Banca distinti per ogni certificazione di spesa emessa;
11. originali delle fatture e dei documenti contabili pertinenti al singolo progetto - si ricorda che le fatture devono contenere i riferimenti (codice del progetto) a cui la stessa si riferisce e l'eventuale indicazione del pro-quota;
12. originale delle procedure adottate per la selezione delle ditte fornitrici (determine a contrarre; bandi di gara; lettere di invito; capitolati; griglie di valutazione; offerte pervenute; verbali di valutazione delle candidature; prospetti compartivi; graduatorie provvisorie e definitive; atti di nomina; contratti, nei casi in cui la selezione sia rivolta al personale esterno);
13. originale delle procedure adottate per la selezione del personale dedicato alla progettazione al collaudo (avvisi per la selezione; griglie di valutazione; istanze pervenute; verbali id valutazione delle candidature; graduatorie provvisorie e definitive; atti di aggiudicazione);
14. pista di controllo per ogni singola certificazione di spesa inserita a sistema;
15. originale del prospetto riepilogativo dei costi delle risorse umane;
16. originali degli atti di nomina del collaudatore e del progettista;
17. registri firma per progettista e collaudatore;
18. verbali di collaudo.

Obblighi di pubblicità e informazione

L’attività di informazione e pubblicità è un elemento obbligatorio di ogni intervento finanziato con i Fondi Strutturali e deve essere programmata a livello di progetto o di singolo intervento.

Le scuole hanno delle precise responsabilità rispetto alle misure di informazione e pubblicità verso il pubblico e la loro platea scolastica.

In materia di informazione e pubblicità, l’Istituzione scolastica beneficiaria deve garantire la trasparenza delle informazioni e la visibilità delle attività realizzate, in particolare:

• garantire la trasparenza delle procedure, pubblicizzando sul sito web dell’istituzione scolastica e attraverso i vari canali utili per raggiungere tutti i soggetti interessati sul territorio i documenti necessari alla realizzazione del progetto, con una particolare attenzione ai bandi di gara per l’affidamento dei lavori;
• informare il pubblico sul sostegno ottenuto dai fondi: a) inserendo, sul sito web dell’istituzione scolastica un’apposita sezione dedicata ai finanziamenti ottenuti a valere sulle risorse del PON. All’interno di tale sezione deve essere presente, tra l’altro, una breve descrizione del progetto finanziato, documentata anche da materiale audiovisivo, appositamente prodotto. Tale descrizione, proporzionata al livello del sostegno ricevuto, deve far emergere le finalità e i risultati dell’iniziativa, nonché l’entità del sostegno finanziario ricevuto dall'Unione; b) collocando in un luogo facilmente visibile al pubblico, come l'area d'ingresso di un edificio, almeno un cartellone con informazioni sul progetto (formato minimo A3), che indichi il sostegno finanziario dell'Unione. Sul cartellone è necessario precisare: l’azione FESR, il codice progetto, il finanziamento erogato in euro; il titolo/la descrizione dell’intervento.
• assicurarsi che i partecipanti siano stati informati in merito a tale finanziamento.

Tutte le misure di informazione e di comunicazione (sito web dell’istituzione scolastica, cartellone, carta intestata, ecc.) a cura del beneficiario riconoscono il sostegno del FESR all'operazione riportando il logo: