Con l’introduzione delle tecnologie informatiche, oggi utilizzate in modo esclusivo dalle Istituzioni scolastiche per la produzione dei documenti amministrativi, particolare attenzione va soprattutto posta al requisito che indica in modo certo e inoppugnabile la data di definizione del documento. Tale elemento è indispensabile per poter comprovare il momento esatto di produzione dei provvedimenti.
La certezza della data di produzione dei documenti amministrativi adottati con modalità analogiche (documenti cartacei tradizionali) era ottenuta, per le P.A., con l’acquisizione al protocollo, oppure, per i documenti non soggetti a registrazione di protocollo, attraverso la tenuta di appositi registri numerati e validati dal funzionario preposto prima di essere utilizzati; si pensi, ad esempio, ai registri dei verbali (Consiglio d’Istituto, Giunta, Collegio docenti ecc.) o al registro dei certificati rilasciati.
Con l’introduzione del D.Lgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale) e l’adozione delle relative regole tecniche previste dall’art. 71 – Regole tecniche, è stata regolamentata:
- la produzione,
- i formati,
- la sottoscrizione,
- la validazione temporale,
- la conservazione dei documenti amministrativi informatici.
Nell'articolo "Riferimenti temporali per i documenti amministrativi informatici" in Sinergie di Scuola n. 102 - Ottobre 2020, Michele Ambrosio spiega l’importanza di attribuire in modo certo e inoppugnabile la data di definizione del documento prodotto dalla scuola.
