L’inventario dei beni è l’operazione complessa con la quale in un dato momento, in un dato luogo, per quantità e qualità si individuano, si ordinano, si descrivono e si valutano i singoli elementi che compongono il patrimonio di una istituzione scolastica.
In una scuola l’inventario è il documento contabile che raccoglie ed esprime tali elementi, costituendo la base per la determinazione della consistenza patrimoniale della stessa.
L’inventario costituisce la “fotografia” dei beni di una scuola, ma anche il punto di partenza sul quale si innesta la successiva fase dinamica riguardante il movimento dei beni.
La gestione patrimoniale dei beni delle istituzioni scolastiche è disciplinata dal Titolo II (artt. 23-28) del “Regolamento concernente le istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche” contenuto nel D.I. 1/02/2001, n. 44, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 57 del 9/03/2001, supplemento ordinario n. 9.
Per le istituzioni scolastiche gli inventari sono documenti contabili obbligatori.
Il D.I. n. 44/2001 all’art. 29 elenca i documenti contabili obbligatori di una istituzione scolastica, precisamente:
- il programma annuale;
- il giornale di cassa;
- i registri dei partitari delle entrate e delle spese;
- il registro del conto corrente postale;
- gli inventari;
- il registro delle minute spese;
- il registro dei contratti stipulati a norma dell’articolo 31, comma 3;
- il conto consuntivo.
Il Miur, D.G. Per la Politica Finanziaria e per il Bilancio con la collaborazione tecnica del MEF, Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato (RGS), Ispettorato Generale di Finanza (IGF) ha fornito istruzioni per la corretta tenuta degli inventari dei beni appartenenti alle istituzioni scolastiche. Specificatamente con la nota prot. 8910 del 1/12/2011 e con la nota prot. 2233 del 2/04/2012 che disciplinano, rispettivamente, il rinnovo degli inventari e la gestione dei beni di proprietà delle istituzioni scolastiche.
Il Miur, in particolare con la circolare n. 2233/2012, ha fornito una serie di chiarimenti riguardo alla gestione dei beni mobili delle istituzioni scolastiche statali. Innanzitutto e in modo definitivo ha chiarito che la disciplina di tali beni è diversa da quella dei beni mobili statali. Alle istituzioni scolastiche, pertanto, non si applicano le disposizioni contenute nel D.P.R. 254/2002.
Beni inventariabili
I beni mobili inventariabili – come individuati nella circolare n. 8910/2011 – si registrano in inventario a prescindere dal loro valore; non esiste infatti, un valore minimo da soddisfare, contrariamente a quanto previsto per i beni mobili statali (i quali invece, ai sensi dell’art. 17, comma 1, del D.P.R. n. 254/2002, vanno iscritti in inventario soltanto nel caso abbiano un valore superiore a € 500,00 IVA compresa).
Coerentemente, anche qualora il valore di un bene risulti azzerato, perlopiù per effetto del suo completo ammortamento, il medesimo bene deve rimanere iscritto in inventario, non costituendo tale azzeramento di per sé motivo di discarico inventariale.
Beni Mobili - Categorie
Ai fini della classificazione delle postazioni informatiche (personal computer e periferiche) occorre far riferimento al criterio della “strumentalità” che i beni medesimi rivestono rispetto all’attività svolta. Pertanto, nel caso in cui dette postazioni siano in uso agli uffici amministrativi, esse rientrano nella categoria I, tipologia di beni “macchinari per ufficio”. In tutte le altre ipotesi dovranno essere inventariate nella categoria III , tipologia di beni “hardware”.
Le piccole periferiche (tastiere, mouse, casse ecc.) del personal computer quando sono collegate in modo funzionale e univoco all’unità centrale (definita a seconda dei casi: desktop, case, minitower ecc.) entrano a comporre l’universalità “postazione di lavoro informatica”.
Nella diversa ipotesi di periferiche detenute singolarmente vanno seguiti gli ordinari criteri di inventariazione.
I climatizzatori, i centralini telefonici e apparecchiature similari non si inventariano quando risultino incorporati nella struttura dell’edificio cui appartengono, in modo tale da perdere, per così dire, una propria distinta individualità, divenendo sostanzialmente impianti fissi e inamovibili e, quindi, parte integrante della stessa. Viceversa, nel caso in cui tali beni siano connessi all’immobile a mezzo di collegamenti facilmente rimovibili, mantenendo in tal modo inalterata la propria autonomia allora si dovrà procedere alla relativa presa in carico nell’inventario.
I metalli preziosi nonché gli oggetti di valore, incluse le opere d’arte, che si prevede aumenteranno o perlomeno non diminuiranno di valore in termini reali, vanno valorizzati secondo il valore intrinseco di mercato.
Per quanto attiene alle modalità di inventariazione dei prodotti software si ricorda che:
- i prodotti software – intesi come opere d’ingegno – devono essere inventariati e sottoposti ad ammortamento (aliquota 20%, riportata nella tabella di cui al paragrafo 2.4 della circolare 26/01/2010, n. 4 RGS, richiamata nella circolare Miur n. 8910 del 2/12/2011, paragrafo 4.4);
- le licenze d’uso di software, essendo inerenti al godimento di beni di proprietà di terzi, non devono essere inventariate né registrate tra i beni di “facile consumo”. Per tali licenze è considerata necessaria l’adozione di un documento in cui riportare, in particolare: il titolo del software, numero di licenza e durata, data di acquisto e prezzo corrisposto;
- le raccolte e i prodotti multimediali (ad esempio enciclopedie, corsi di lingua ecc.) realizzati su supporto ottico e magnetico, acquistate in sostituzione della versione cartacea sono da iscrivere nell’inventario “Libri e Materiale bibliografico” (ex categoria II) e sono da considerare alla stregua del materiale bibliografico ai fini dell’ammortamento (5%).
Le Amministrazioni dello Stato per i beni mobili registrati, oltre all’iscrizione in inventario, in applicazione del R.D. 3/04/1926, n. 746, debbono provvedere ad istituire il “libro di bordo”, ossia il libretto di percorrenza in dotazione agli autoveicoli e ai natanti di servizio, dal quale devono risultare tutti i dati inerenti all’uso degli stessi.
I revisori dei conti hanno formulato rilievi per:
- la mancata istituzione del libretto di macchina per il controllo dei percorsi e dei consumi;
- l’omessa istituzione del registro di carico e scarico dei carburanti, lubrificanti e materiali di ricambio;
- la mancanza sulle fatture relative al prelevamento del carburante, dell’annotazione di presa in carico.
Beni non inventariabili
I beni mobili vanno inclusi, quindi, nell’inventario a prescindere dal loro valore, sempreché non siano classificabili quali oggetti fragili e di facile consumo o aventi modesto valore o, ancora, se per l’uso continuo siano destinati ad esaurirsi o deteriorarsi rapidamente.
MODICO VALORE = € 10,00 (IVA COMPRESA)
La tipologia di beni definita di facile consumo è composta in buona misura da:
- materiale didattico e non, soggetto a rapida usura – di norma nell’arco dell’esercizio finanziario nel quale i beni sono stati acquisiti – e destinato ad esercitazioni o all’insegnamento;
- oggetti di cancelleria e pulizia;
- oggetti di modico valore utilizzati quotidianamente nell’attività istituzionale, ad esempio: timbri, stampati, materiali minuti di laboratorio, portapenne, cestini, scope, spazzole, tagliacarte, piccole taglierine, raccoglitori, piccole calcolatrici, supporti scrivibili o riscrivibili (quali audiocassette, videocassette, floppy, cd, dvd et similia) ecc.
Beni immobili
In relazione ai beni immobili si evidenzia che nell’apposito registro devono essere annotati, tra gli altri, tutti i dati catastali, il valore e l’eventuale rendita annua, l’eventuale esistenza di diritti a favore di terzi, la destinazione d’uso e l’utilizzo attuale.
Il valore dei beni immobili, con l’eccezione dei terreni edificabili e dei diritti reali di godimento sugli stessi, va calcolato in base al valore della rendita catastale rivalutata secondo il procedimento per determinare la base imponibile ai fini dell’imposta municipale sugli immobili. I terreni edificabili invece sono soggetti a stima.
Beni di valore storico-artistico
Relativamente ai beni di valore storico-artistico, si ricorda, in particolare, la necessità di una corretta conservazione dei documenti che attestino l’avvenuta stima del valore nonché ogni altro elemento necessario al fine di una puntuale identificazione delle caratteristiche del bene in ordine alla sua specifica qualificazione.
Tali beni, qualora raccolti in musei, pinacoteche, biblioteche, sono considerati alla stregua di immobili, agli effetti della compilazione degli inventari, in applicazione dell’art. 7 del R.D. 827/1924.
L’istituzione scolastica che reputi di possedere nell’ambito del proprio patrimonio beni d’interesse storico-artistico, ma non ne abbia la certezza, deve attivarsi presso la competente Soprintendenza. Per il riconoscimento di tali beni, la cui verifica dell’interesse culturale spetta alla Soprintendenza per i beni storici artistici ed etnoantropologici ai sensi dell’art. 12 del D.Lgs. 42/2004 con uno specifico procedimento amministrativo, l’Istituto scolastico può in primo luogo provvedere a eseguire una documentazione fotografica digitale dei beni individuati. Fra questi possono annoverarsi beni che hanno più di 50 anni come strumenti scientifici, dipinti di artisti non viventi, sculture, targhe storiche, rilievi, disegni, stampe, arredi lignei di particolare importanza. La documentazione deve essere inviata alla Soprintendenza con la richiesta della verifica dell’interesse. Fatto ciò in accordo con l’Ufficio catalogo della competente Soprintendenza, l’istituzione scolastica potrà procedere alla stesura di una scheda inventariale del tipo OA (opera d’arte) o F (se foto storiche), D (disegni e stampe) con alcuni dati essenziali del bene, oggetto/soggetto, materia e tecnica, misure.
È opportuno in ogni caso definire le modalità per l’individuazione dei beni d’interesse culturale e per la stesura delle schede con la Soprintendenza regionale competente.
Materiale bibliografico
Non si inventariano i libri distribuiti agli impiegati quali strumenti di lavoro. Non si iscrivono negli inventari:
- i bollettini ufficiali;
- le riviste;
- le pubblicazioni periodiche di qualsiasi genere;
- i libri destinati alle biblioteche di classe ed alla consultazione.
Qualora i libri facciano parte di una “universalità di mobili” (ad esempio, una enciclopedia, una collana, una raccolta ecc.) si provvederà alla relativa iscrizione in inventario attribuendo all’universalità un numero unico d’inventario e assegnando a ciascun volume un sottostante numero d’ordine identificativo.
Valori mobiliari
A norma dell’art. 25, comma 2, del D.I. 44/2001 i valori mobiliari vanno iscritti «al prezzo di borsa del giorno precedente quello della compilazione o revisione dell’inventario – se il prezzo è inferiore al valore nominale o al loro valore nominale qualora il prezzo sia superiore – con l’indicazione, in ogni caso, della rendita e della relativa scadenza».
I valori mobiliari non trattati in borsa o nei mercati ristretti vanno iscritti al loro valore nominale.
Ricognizione
Ai sensi del comma 9, art. 24 del D.I. 44/2001 (Regolamento contabile), almeno ogni cinque anni si provvede alla ricognizione dei beni e almeno ogni dieci anni al rinnovo degli inventari. L’attività di rinnovo inventariale ha interessato tutte le istituzioni scolastiche statali nel corso del 2012, con riferimento alla situazione dei beni esistenti al 31 dicembre 2011. In merito alla ricognizione dei beni, su iniziativa del Direttore la circolare 2233/2012 rimanda alla circolare n. 26/RGS del 2008.
La prescrizione normativa recata dall’art. 24, comma 9 del “Regolamento”secondo cui «almeno ogni cinque anni si provvede alla ricognizione dei beni [...] potrà reputarsi sufficientemente soddisfatta allorché il Direttore provveda ad eseguire periodicamente il riscontro tra le risultanze dell’inventario e la situazione effettiva, procedendo a tal fine ad un controllo fisico.
L’attività svolta dovrà essere formalizzata in un apposito documento nel quale dovranno essere descritte le operazioni compiute nonché la situazione accertata, opportunamente riassunta in una tabella di sintesi.
Il documento predisposto dal Direttore a conclusione dell’attività di ricognizione dovrà essere sottoposto al visto del Dirigente scolastico, il quale, attestata l’effettività delle operazioni svolte e sulla base delle risultanze emerse, è in condizione di poter adottare gli eventuali provvedimenti necessari alla tutela dei beni ovvero, se del caso, al loro reintegro.
Sulle attività espletate, sugli esiti e sulle eventuali iniziative assunte dovrà essere fornita adeguata e tempestiva informazione al Consiglio di Istituto».
Aggiornamento dei valori
Diversamente dalla ricognizione dei beni, a seguito dell’introduzione delle disposizioni normative recate dalle circolari 8910/2011 e 2233/2012, l’attività di aggiornamento dei valori dei beni sicuramente avrà cadenza annuale.
I valori di tutti i beni mobili vanno aggiornati osservando il procedimento dell’ammortamento. Al 31 dicembre di ogni anno devono essere sottoposti all’applicazione del criterio dell’ammortamento e all’aggiornamento dei valori tutti i beni di proprietà dell’istituzione scolastica ad eccezione di quelli acquisiti nel secondo semestre dell’anno in chiusura. Tali beni mantengono invariato il valore già iscritto in inventario.
Il calcolo dell’ammortamento va eseguito sulla base dei seguenti elementi:
- valore, rappresentato perlopiù dal costo storico del bene iscritto in inventario;
- anno cui il bene è stato acquisito nel patrimonio dell’istituzione scolastica statale;
- aliquota di ammortamento riferita alla tipologia del bene da ammortizzare come ricavabile dalla tabella riportata nella circolare n. 8910/2011 che si riporta in tabella.
Raccordo tra inventari e conto del patrimonio
Il conto consuntivo dell’istituzione scolastica si compone del conto finanziario e del conto del patrimonio. Il conto del patrimonio indica la consistenza degli elementi patrimoniali attivi e passivi all’inizio e al termine dell’esercizio e le relative variazioni, nonché il totale complessivo dei crediti e dei debiti risultanti alla fine dell’esercizio.
Al termine di ogni esercizio finanziario si procede come detto alla rivalutazione dei beni, applicando il criterio dell’ammortamento. Il valore dell’ammortamento appare tra le variazioni della consistenza patrimoniale. Il valore aggiornato dei beni riferito alla situazione dei beni esistenti al 31 dicembre dell’anno considerato, concorre, pertanto, a formare le risultanze della pertinente voce del prospetto dell’attivo del conto del patrimonio – Modello K del conto consuntivo.
Sempre in occasione delle operazioni di rinnovo inventariale, il Miur ha provveduto ad aggiornare il quadro di raccordo tra categorie inventariali dei beni di proprietà dell’Istituzione scolastica e il conto del patrimonio, Modello K del Conto Consuntivo, ciò al fine di poter procedere ad una affidabile certificazione della consistenza degli elementi attivi e passivi del patrimonio.
Il legame tra le categorie e sottocategorie di inventario e le voci del conto del patrimonio è esplicitato in una apposita tabella predisposta dal Miur che, al fine di agevolarne la lettura e l’applicazione, ho rielaborato ordinandola per percentuale di ammortamento e per voce del conto del patrimonio (vedi allegati).
Attività di riscontro dei revisori dei conti
In merito all’attività di riscontro sulla gestione del patrimonio delle istituzioni scolastiche, i revisori dei conti hanno ricevuto indicazioni con le circolari Mef, Rgs n. 32/2011 e n. 15/2012. La circolare n. 15/2012 fa un richiamo specifico alla circolare n. 26/RGS del 2008.
A tale ultima circolare è allegata una lista in cui sono sinteticamente riportati i principali controlli (check-list) che i revisori dei conti devono aver cura di espletare nello svolgimento della loro attività istituzionale.
L’inosservanza delle istruzioni in materia di gestione dei beni, constatata nel corso dell’attività di verifica amministrativa e contabile ad opera dei revisori dei conti, diviene oggetto di osservazione nei pertinenti verbali.
Si vedano al proposito gli allegati “Massimari dei rilievi contabili” relativi agli anni 2010 e 2011 che ci consentono di affermare, in chiusura e in estrema sintesi, che l’attività del Dsga Consegnatario deve “garantire la corretta programmazione e la rigorosa gestione delle risorse pubbliche”.
